Texte schreiben

Wie Sie überzeugende Texte schreiben. Zum Beispiel E-Mails, Management Summarys, Memos, Aktennotiz, Berichte oder Reports im Berufsalltag. Mit Vorlagen zum Strukturieren von Texten und einer Management-Vorlage.

Ein guter Text im Berufsalltag ist der Text, der prägnant und freundlich geschrieben ist. Lesen Sie, wie unterschiedliche Textarten für die tägliche Kommunikation im Unternehmen am besten geschrieben werden. Behandelt werden die Textformen E-Mail, Management Summary, Verbesserungsvorschlag, Memo und Aktennotiz sowie Bericht und Report. Außen vor bleiben spezielle Texte, die sich an Kunden oder andere Stakeholder Ihres Unternehmens richten (Angebote, Prospekte, Werbebriefe, Geschäftsberichte).

Wenn Sie im Beruf Texte überzeugend, verständlich und motivierend schreiben wollen, ist beim Schreiben von Texten wichtig, dass Sie

  • die wichtigen und relevanten Inhalte zusammenstellen,
  • die Inhalte überzeugend strukturieren und gliedern,
  • die angemessenen Worte finden,
  • sich beim Text auf das Wesentliche konzentrieren,
  • mit Ihrem Text Wirkung erzeugen.

Damit Ihr Text diese Anforderungen erfüllt, finden Sie in diesem Handbuch-Kapitel eine Reihe von Praxistipps und Beispielen. Die Vorlage Texte schreiben mithilfe der W-Fragen soll Ihnen Anregungen und Hinweise geben, an was Sie grundsätzlich immer denken sollten – und wenn es vor dem Schreiben nur wenige Sekunden sind.

Wenn Sie Texte für Ihren Berufsalltag schreiben, sollten Sie immer das Wichtigste zu Beginn des Textes nennen. Dann folgen Informationen, Argumente, Belege und Beispiele. Nutzen Sie für Ihren Text das Gliederungsschema der Vorlage Gliederungsschema und Inhalte für Texte als allgemeine Gliederung und Struktur für alle Textarten.

Beim Schreiben im Berufsalltag kommt es auch auf einen angemessenen Ton an. Schulz von Thuns Kommunikationsmodell ist ein hilfreicher Ansatz, um Missverständnisse in der Kommunikation zu vermeiden und einen angemessenen Schreibstil zu finden. Anhand von Beispielformulierungen erkennen Sie, wie die vier Ebenen der Kommunikation je nach Kommunikationsstil angesprochen werden können.

Schließlich erfahren Sie, worauf es konkret bei den Textformen E-Mail, Entscheidungsvorlage, Verbesserungsvorschlag, Memo, Aktennotiz, Bericht oder Report ankommt. Sie erhalten dafür Vorlagen, um diese Textarten zu gliedern und Inhalte dafür zusammenzustellen: für ein Management Summary, eine Entscheidungsvorlage, eine Aktennotiz, ein Handout zur Ideenbeschreibung, einen Bericht und einen Report.

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Texte schreiben

46 Seiten E-Book, 1 Checkliste, 1 Formular und 9 Vorlagen

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Inhalt

Einfach klare Texte schreiben
Wer will schon ausschweifende und komplizierte Sätzen lesen? Oder abgehackte Satzfetzen? Weder Länge noch Kürze sind das entscheidende Merkmal guter Texte. Es ist die Prägnanz und die Freundlichkeit, mit der Sie im Berufsalltag eindeutige und leicht zu erfassende Inhalte vermitteln. Schreiben Sie Ihre Texte deshalb mithilfe der W-Fragen und bringen Sie so Ihre Aussage auf den Punkt.
Struktur und Gliederung für Texte im Berufsalltag
Wenn Sie Texte für Ihren Berufsalltag schreiben, sollten Sie immer das Wichtigste zu Beginn des Textes nennen. Für alle weiteren Textinhalte, für Informationen, Argumente, Belege, Beispiele oder Zahlen ist eine hierarchische Gliederung hilfreich. Ein allgemeines Gliederungsschema erhalten Sie als Vorlage, die Sie für alle Textarten im Beruf nutzen und anpassen können.
Angemessen und sensibel texten
Beim Schreiben im Berufsalltag kommt es nicht nur auf Rechtschreibung und Grammatik an. Entscheidend sind auch eine Wortwahl und Formulierungen, die die Beziehungsebene der Schreibenden und Lesenden berücksichtigen. Je nach Vertrautheit und Thema drücken Sie mit angemessenen Worten Freundlichkeit und Respekt für die Lesenden aus.
Geschäftliche E-Mails schreiben und beantworten
Die E-Mail ist ein effizientes Kommunikationsmedium, weil sie schnell und einfach geschrieben ist. Dennoch gibt es Regeln, die beim Schreiben von E-Mails beachtet werden müssen. Das betrifft den E-Mail-Verteiler, den Betreff sowie Form und Ton einer E-Mail. Regeln für die E-Mail-Kommunikation sollten Sie in Ihrem Team festlegen.
Management Summary schreiben
Ideen, Konzepte oder Projektergebnisse in einem Management Summary zusammenfassen – das ist Voraussetzung, damit das Management wahrnimmt, was Sie ausgearbeitet haben. Auch wenn es schwerfällt, einen komplexen Sachverhalt auf einer Seite zusammenzufassen – es wird im Berufsalltag verlangt. Mit einer klaren Struktur und den wichtigen Inhalten gelingt es.
Verbesserungsvorschlag formulieren
Sie haben einen Vorschlag zur Verbesserung und wollen Vorgesetzte oder Ihre Kolleginnen und Kollegen überzeugen? Dann sollten Sie Ihren Text in fünf Punkte gliedern. Im Folgenden wird diese Gliederung für Verbesserungsvorschläge vorgestellt und an einem Beispiel illustriert.
Memo und Aktennotiz machen
Mit einem Memorandum, kurz Memo, oder einer Aktennotiz halten Sie wichtige Sachverhalte oder Ereignisse fest und informieren andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihres Unternehmens. In der Notiz müssen alle relevanten W-Fragen kurz und knapp beantwortet werden. Im Folgenden finden Sie eine Struktur und ein Beispiel für eine Aktennotiz oder ein Memo.
Berichte und Reports schreiben
Wenn Sie einen Bericht schreiben oder einen Report erstellen sollen, klären Sie mit dem Auftraggeber Inhalte, Zwecke, Umfang und Adressaten. Die meisten Berichte und Reports können nach einer Struktur gegliedert werden, die im Folgenden vorgestellt wird. Beachten Sie beim Schreiben, was Auftraggeber und Adressaten erwarten und welche Ziele Sie verfolgen.

Vorlagen

Microsoft Word DateiInhalte und Gliederung für ein Management Summary oder eine Management-Vorlage
XMind DateiMindmap zum Thema Arbeitstechniken
Microsoft Word DateiTexte schreiben mithilfe der W-Fragen
Microsoft Word DateiGliederungsschema und Inhalte für Texte
Microsoft Word DateiLernziele und Maßnahmen zum Schreiben von Texten
Microsoft Word DateiInhalte und Gliederung für einen Report
Microsoft Word DateiFormular für eine Aktennotiz
Microsoft Word DateiSchreibblockade überwinden und das leere Blatt füllen
Microsoft Word DateiMögliche Inhalte eines Berichts oder eines Konzepts
Microsoft Word DateiEntscheidungsvorlage als Kurzfassung
Microsoft Word DateiHandout für einen Verbesserungsvorschlag oder eine Idee