Texte schreibenEinfach klare Texte schreiben

Wer will schon ausschweifende und komplizierte Sätzen lesen? Oder abgehackte Satzfetzen? Weder Länge noch Kürze sind das entscheidende Merkmal guter Texte. Es ist die Prägnanz und die Freundlichkeit, mit der Sie im Berufsalltag eindeutige und leicht zu erfassende Inhalte vermitteln. Schreiben Sie Ihre Texte deshalb mithilfe der W-Fragen und bringen Sie so Ihre Aussage auf den Punkt.

Was beim Texte schreiben im Beruf wichtig ist

Während im Privatleben nur noch selten geschrieben wird, müssen wir im Beruf häufig Texte schreiben. Eine Telefonnotiz für den Kollegen, ein Bericht für die Chefin, ein Konzept für den Vorstand oder eine Memo für das Projektteam. Oft fällt es dann schwer, die richtigen Worte zu finden und den Inhalt verständlich darzustellen. Doch ein paar einfache Regeln helfen dabei. Wenn Sie im Beruf Texte überzeugend, verständlich und motivierend schreiben wollen, ist beim Schreiben von Texten wichtig:

  • die passenden Inhalte zusammenstellen
  • die Inhalte überzeugend strukturieren und gliedern
  • die angemessenen Worte finden
  • sich auf das Wesentliche konzentrieren
  • Wirkung erzeugen

Mit Ihren Texten wollen Sie etwas erreichen: Die oder der Angeschriebene soll etwas zur Kenntnis nehmen, eine Entscheidung treffen, Sie informieren oder eine Aufgabe erledigen. Doch wenn die Texte ungenau, schlampig, unverständlich, langatmig oder unfreundlich sind, verfehlen sie ihre Wirkung. Die Kommunikation zwischen Schreiber und Adressat funktioniert nicht. Es kann zu Missverständnissen, Demotivation oder sogar zu Konflikten kommen.

Welches Ziel hat Ihr Text?

Was muss in den Text? Alles, was wichtig ist und nicht mehr. Diese pauschale Aussage hilft nicht weiter, drückt aber aus, worauf es ankommt. Im Beruf steht die knappe Information im Vordergrund; sie muss, sie darf nicht ausgeschmückt werden. Gleichwohl gibt es beim Schreiben nicht nur die Sachebene, sondern auch eine emotionale Ebene – wie bei jeder Kommunikation. Und auch die sollte gepflegt werden.

Auf der Sachebene ist wichtig, dass Sie zunächst klären, welches Ziel Sie mit dem Text und dem Textformat, das Sie wählen, erreichen wollen. Ziele sind so vielfältig wie die Gelegenheiten, zu denen Texte geschrieben werden. Hier nur ein paar Beispiele für Situationen des Schreibens und das damit verbundene Ziel:

  • Sie informieren die Kolleginnen und Kollegen in Ihrer Abteilung über die Ergebnisse eines Gesprächs mit einem Kunden. Ziel: Ihr Team weiß Bescheid.
  • Sie brauchen eine Entscheidung von Ihrer Chefin. Ziel: Ihre Chefin meldet sich mit einer eindeutigen Entscheidung. 
  • Sie haben ein Problem festgestellt und machen einen Lösungsvorschlag, Ziel: Die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind mit dem Vorschlag einverstanden und helfen bei der Umsetzung.
  • Sie erarbeiten ein Konzept und fassen die Ergebnisse für den Vorstand auf einer Seite zusammen. Ziel: Der Vorstand greift Ihr Konzept auf und gibt Ressourcen für ein unternehmensweites Projekt frei.