Texte schreibenVerbesserungsvorschlag formulieren

Sie haben einen Vorschlag zur Verbesserung und wollen Vorgesetzte oder Ihre Kolleginnen und Kollegen überzeugen? Dann sollten Sie Ihren Text in fünf Punkte gliedern. Im Folgenden wird diese Gliederung für Verbesserungsvorschläge vorgestellt und an einem Beispiel illustriert.

Wenn Sie einen Vorschlag für eine Verbesserung oder eine Änderung in Ihrem Team, Ihrer Abteilung oder Ihrem Unternehmen haben, sollten Sie diesen aufschreiben und auf die folgenden Aspekte achten. Die folgende Gliederung eignet sich für kurze Texte mit wenigen Zeilen genauso wie für längere Ausführungen auf mehreren Seiten. Sie können Ihren Verbesserungsvorschlag mit dieser Struktur schnell, einfach und klar aufschreiben.

1. Kernbotschaft am Beginn des Textes

Beginnen Sie mit einer starken Aussage oder einer These zu Ihrem Vorschlag. Das ist Ihre Kernbotschaft. Sie benennen damit, worum es geht, was verbessert oder verändert werden soll und was es bringt. Die Kernbotschaft kann nicht alle wichtigen Aspekte Ihres Vorschlags umfassen, sollte aber bereits einen zentralen Nutzen für die Zielgruppe aufzeigen.

2. Zwei bis vier Argumente

Nennen Sie dann zwei bis vier gute Gründe oder Argumente, die für Ihren Vorschlag sprechen. Beziehen Sie sich dabei auf ein bekanntes Problem und sagen Sie, wie Ihr Vorschlag zur Lösung oder Verbesserung beiträgt. Bringen Sie Belege (Beispiele, Zahlen, Fakten) und zeigen Sie Ursache-Wirkungs-Beziehungen auf. Machen Sie Gemeinsamkeiten zu anderen Lösungen sichtbar oder weisen Sie auf die Unterschiede hin. Machen Sie deutlich, dass Ihre Lösung gut und richtig ist.

3. Details

Erläutern Sie dann die Details Ihres Vorschlags. Was kennzeichnet Ihre Lösung? Was sind die wichtigen Merkmale? Wie spielt das im Einzelnen zusammen? Liefern Sie die Informationen und Details, die Ihre Zielgruppe braucht, um Ihren Vorschlag zu verstehen. Beachten Sie dabei auch, wie viel Zeit die Leserinnen und Leser für Ihren Text aufwenden wollen.

4. Umsetzung

Erklären Sie, wie die Lösung umgesetzt werden kann. Was muss getan werden? Womit sollte begonnen werden? Wer muss gegebenenfalls eingebunden werden? Wie würde der Zeitplan aussehen? Wer hätte was zu tun? Und worauf ist besonders zu achten?

5. Vorschlag, Empfehlung, Appell, nächste Schritte

Aktivieren Sie die Leserin oder den Leser Ihrer Texte mit dem letzten Satz. Was soll die Person nun als Nächstes tun?

Beispiel: Text für einen Verbesserungsvorschlag

1. Kernbotschaft
Wenn wir die Qualitätskontrolle bereits nach dem ersten Arbeitsvorgang durchführen, sparen wir monatlich rund 10.000 Euro für aufwendige Nacharbeit.

2. Argumente
Messungen haben gezeigt, dass am ersten Arbeitsvorgang die meisten Fehler entstehen (95%). Die fehlerhaften Teile werden frühzeitig erkannt und durchlaufen nicht die weiteren Arbeitsvorgänge. Fehler lassen sich zu Beginn einfacher erkennen. Die Nacharbeit ist einfacher und kostengünstiger.

3. Details
Die Kollegen an der Maschine XY können die produzierten Teile selbst kontrollieren. Sie können während der Bearbeitung Messungen durchführen. Dabei sollten alle Teile (nicht nur eine Stichprobe) überprüft werden.

4. Umsetzung
Dazu müssten wir die Arbeitspläne anpassen und die Kollegen an der Maschine XY schulen. Die Messvorrichtungen müssen an die Maschine gebracht und eingerichtet werden. Das wäre ein Arbeitsaufwand von zwei halben Tagen.

5. Handlung
Bei einer positiven Entscheidung könnte dies die Tagschicht am Freitag umsetzen. Alle anderen Kollegen werden anschließend mit Schichtbeginn geschult.

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