Büroorganisation und Selbstorganisation

Wer sich selbst, seine Aufgaben, Termine, Meetings und den persönlichen Arbeitsplatz klug organisiert, tut sich leichter und vermeidet Stress. Bei der Selbstorganisation und Büroorganisation helfen einige einfache Methoden und Werkzeuge sowie Routinen und Verhaltensweisen, die man sich aneignet. Voraussetzung ist, dass der Wille vorhanden ist, die eigene Situation immer wieder zu hinterfragen und verbessern zu wollen.

Zum Einstieg in eine bessere Selbstorganisation sollten Sie Ihren Arbeitstag und Ihre Arbeitsabläufe untersuchen: Was sind Routineaufgaben, was Projektaufgaben und was unplanbare Aufgaben? Hierzu können Sie unsere Vorlage Analyse Tagesablauf verwenden.

Das zentrale Werkzeug der Selbstorganisation ist der Aufgabenplan. Mit einem Aufgabenplan oder einer To-do-Liste planen Sie: Was muss bis wann erledigt werden? Mit einfachen Vorlagen können Sie Ihre persönliche To-do-Liste erstellen, führen und pflegen. Wenn Ihre Aufgaben vielfältig und Ihre Projekte komplex sind, brauchen Sie einen ausgeklügelten Aufgabenplan, mit dem Sie die Übersicht behalten und nichts vergessen.

Bringen Sie dann die passende Struktur in Ihren Arbeitsalltag und entwickeln Sie einen Wochenplan, nach dem Sie Routineaufgaben, Projektarbeit, Telefonate und E-Mails bearbeiten und bei Besprechungen dabei sind. Wenn Sie für Ihre Aufgaben Umfang und Dauer geklärt haben, erstellen Sie Ihren Wochenplan. Hilfreich ist, gleichartige Aufgaben zu bündeln und im Block zu bearbeiten. Damit sparen Sie sehr viel Zeit. Mit der Vorlage Wochenplan mit den wichtigen Aufgabenblöcken strukturieren Sie Ihre Arbeitswoche entsprechend.

Getting Things Done ist eine Methode, mit der Sie Ihren Posteingang bearbeiten. Sie bewerten, was Sie überhaupt bearbeiten und wann. Sie erfahren, wie diese Methode funktioniert und wie Sie damit Ihre vielfältigen Aufgaben in den Griff bekommen. Sie erhalten eine Vorlage, mit der Sie den Getting-Things-Done-Prozess in Ihrem Arbeitsalltag umsetzen können. Die Vorteile von Getting Things Done zur Strukturierung des Arbeitsalltags sind: Sie entlasten Ihr Gehirn, Sie vergessen nichts, Sie erledigen kleine Aufgaben sofort und müssen diese nicht mehrmals anpacken.

Außerdem finden Sie hier Tipps und Werkzeuge, um Ihren Terminkalender zu pflegen, Besprechungen und Telefongespräche zu planen sowie eine Systematik für die Ablage Ihrer Dokumente. Und schließlich erfahren Sie, wie Sie Ihren Büroarbeitsplatz analysieren und optimieren. Die passende Vorlage dazu: Gestaltung Büroarbeitsplatz mit drei Zonen (Arbeitsbereichen).