Innendienst organisieren

Der Innendienst kann den Außendienst im Vertriebsprozess und beim Verkaufen unterstützen. Er kann aber auch selbst aktiv werden, indem er direkten Kontakt mit (potenziellen) Kunden pflegt. Mit Ihrer Vertriebsstrategie legen Sie fest, welche Rolle und Aufgaben der Innendienst übernehmen soll.

Mithilfe der Vorlage Organisatorische Einbindung des Innendienstes überprüfen Sie die Organisation Ihres Innendienstes, seine Rolle für Ihre Vertriebsstrategie und seine Aufgaben.

Der Innendienst kann Ihren Außendienst bei der Telefonakquise unterstützen und dafür vorab einen Gesprächsleitfaden erstellen, der die Fragen behandelt, die der Innendienst leicht und kompetent klären kann. Die Planung von Maßnahmen im Rahmen der telefonischen Akquise mit entsprechenden Terminen lässt sich gut im Zeitplan (Gantt-Diagramm) darstellen.

Hat ein Kunde Interesse an Ihren Produkten oder Dienstleistungen, braucht er ein Angebot. Der Innendienst unterstützt den Außendienst bei der Angebotserstellung ebenso wie bei der späteren Angebotsverfolgung. Hierzu finden Sie in diesem Dokumentenpaket Vorlagen wie Unterstützung in der Angebotsphase oder Angebotsverfolgung und Reporting des Erfolgs von Angeboten.

Weil Außendienst und Innendienst eng zusammenarbeiten, müssen die Prozesse aufeinander abgestimmt sowie die Aufgaben klar verteilt sein. Dafür nutzen Sie die Vorlage Prozesse zwischen Innendienst und Außendienst gestalten.

Wenn Ihre Kunden ein Anliegen haben, rufen sie in der Regel an. Dann geht es um technische Fragen, um eine Reklamation oder um eine Bestellung. Wenn Sie dafür eine Kunden-Hotline einsetzen, können Sie die entsprechenden Aufgaben dem Innendienst übertragen. Dieser sollte deshalb über eine effektive Gesprächsführung am Telefon Bescheid wissen. Auch dafür sind Vorlagen für Sie vorbereitet.

Der Innendienst kann den Außendienst, das Marketing, das Key-Account-Management und andere Fachbereiche im Unternehmen mit zahlreichen Informationen zum Kaufverhalten der Kunden versorgen. Dafür braucht es spezielle Analysen und Reports zum Vertriebs- und Verkaufscontrolling.

In diesem Dokumentenpaket finden Sie zahlreiche Excel-Tools, die Sie dabei unterstützen. Zum Beispiel: Aktivitätenplan und Umsatzprognose, Rabatte und Folgen für Absatz oder Kundenwert berechnen und Plan-Ist-Vergleich durchführen.