Büroorganisation und SelbstorganisationZeitplan und Aufgabenplan aufeinander abstimmen
Weniger Stress im Arbeitsalltag
Wie läuft Ihr Arbeitstag ab? Abends völlig platt und oft gestresst? Es gibt sicherlich viele Stellen in einem Unternehmen, die durch Hektik, ständig neue Aufgaben und Unplanbares gekennzeichnet sind.
Das gehört bei vielen Arbeitsbereichen dazu und lässt sich selten langfristig ändern. Beispiele sind Sekretariate, die Produktionsplanung oder generell Stellen mit viel Kundenverkehr. Wer dort arbeitet, sollte diese Besonderheiten mögen.
Manchmal sind Hektik und Stress selbst verursacht – entweder durch einen unstrukturierten Arbeitsstil von Vorgesetzten und Kollegen oder durch die eigene Unstrukturiertheit. Wenn Sie einige Regeln beherzigen, bringen Sie nach und nach mehr Struktur in Ihre Arbeitsabläufe und Tätigkeiten. Das sorgt dafür, dass Sie alle Aufgaben souverän bewältigen.
Arbeitsabläufe und Aufgaben analysieren
Um die eigenen Abläufe und Tätigkeiten richtig einzuplanen, müssen Sie sich erst einmal darüber klar werden, welche besonderen Merkmale Ihre Aufgaben mit sich bringen.
Wichtig ist zu erkennen, welchen Anteil an Ihrer täglichen Arbeitszeit folgende Aufgabentypen einnehmen:
Routinearbeiten
Diese gehören zu Ihrem Stellenprofil. Sie müssen diesen in jedem Fall in einem festgelegten Rhythmus durchführen.
Projektaufgaben
Sie sind dadurch gekennzeichnet, dass sie komplexer sind. Sie nehmen mehr Zeit in Anspruch, fallen nicht regelmäßig an, sind aber planbar;
Unplanbare Aufgaben
Diese Aufgaben werdeb von außen an Sie herangetragen. Sie wissen nicht genau, wann die Aufgaben anfallen, wie viel Zeit die einzelne Aufgabe in Anspruch nimmt und wann sie erledigt sein muss.
Erst wenn Sie wissen, welchen Zeitanteil diese drei Aufgabentypen in Anspruch nehmen, können Sie Ihre Arbeitsabläufe und den Arbeitstag sinnvoll planen.
Bedenken Sie dabei: Eine exakte und unveränderbare Planung wird niemals möglich sein. Beobachten Sie Ihre Arbeit während einer Woche oder eines Monats und ermitteln Sie so die Zeitanteile für die unterschiedlichen Aufgabentypen.
