Büroorganisation und SelbstorganisationAufgabenplan erstellen – Termine und Aufgaben organisieren

Der Aufgabenplan, auch To-do-Liste oder Aufgabenliste genannt, ist ein Planungs-Instrument für Ihre tägliche Arbeit. Indem Sie den Aufgabenplan erstellen, organisieren Sie Aufgaben und Termine fristgerecht sowie effizient.

Wozu brauchen Sie einen Aufgabenplan?

Das wichtigste Werkzeug der Büroorganisation ist der Aufgabenplan - auch Aufgabenliste, Liste offener Punkte, To-do-Liste oder Pendenzenliste genannt. Hier steht vermerkt,

  • was erledigt werden muss
  • bis zu welchem Termin.

Der Aufgabenplan ist Ihre Erinnerungs- und Zeitplanungshilfe. Deshalb kommen alle Aufgaben in den Aufgabenplan, die nicht sofort erledigt werden können. Sie schätzen ab, wie lange Sie für eine Aufgabe brauchen und wissen, bis wann sie erledigt sein muss. Dementsprechend planen Sie diese Aufgabe entweder in den Tages- oder in den Wochenplan ein.

Woraus ergeben sich Ihre Aufgaben?

Aufgaben können aus einfachen Routinearbeiten bestehen oder mit komplexen Projekten verknüpft sein. Hinzu kommen die vielen kleinen Aufgaben, die scheinbar aus dem Nichts entstehen, aber doch erledigt werden müssen. Mögliche Quellen für neue Aufgaben sind:

Stellenbeschreibung oder Stellenprofil
Aufgrund Ihrer Stellenbeschreibung oder Ihres Stellenprofils müssen Sie regelmäßig Routineaufgaben erfüllen. Stellen Sie fest, was genau eine solche Aufgabe auslöst. Zum Beispiel:

  • Formblätter in Ihrem Eingangskorb
  • E-Mails
  • (je nach Unternehmen) Aufgabenverwaltungs-System

Projekte
Sonderaufgaben erhalten Sie als Mitglied eines Projektteams oder eines Gremiums persönlich oder per E-Mail. Diese Sonderaufgaben finden Sie im Projektstrukturplan, im Arbeitsplan oder Sie erhalten die Aufgaben vom Projektleiter oder Vorsitzenden des Gremiums.

Briefe oder E-Mails
Häufig entstehen Aufgaben durch eingehende Post in Form eines Briefs oder einer E-Mail. Prüfen Sie, ob damit für Sie eine Aufgabe verbunden ist, bis wann sie erledigt sein muss und was genau Sie tun müssen.

Besprechungen
Aufgaben entstehen bei Besprechungen, wenn Sie beispielsweise in ein Projektteam eingebunden sind und bei Besprechungen neue Beschlüsse gefasst werden. Werten Sie dazu Protokolle und Maßnahmenpläne aus und überprüfen Sie, wo Sie gefordert sind.

Vorgesetzte, Mitarbeiter oder Kollegen
Vorgesetzte oder Teammitglieder sprechen Sie an, weil diese erwarten, dass Sie etwas Bestimmtes für sie erledigen. Überprüfen Sie, inwiefern Sie deren „Problem“ zu Ihrer Aufgabe machen müssen. Welche Vorteile ergeben sich für Sie und den Aufgabengeber?

Kunden oder Partner
Meldungen von Kunden oder Partnern lösen häufig eine Aufgabe bei Ihnen aus. In diesem Fall müssen Sie sich darum kümmern – gegebenenfalls sorgen Sie dafür, dass der geeignete Ansprechpartner oder Experte in Ihrem Unternehmen die Kundenanfrage löst.