Meetings und Besprechungen verbessern

Tipps wie Sie Meetings besser vorbereiten, den Verlauf steuern und ein Ergebnis erzielen. Mit Vorlagen, die helfen, dass der Zeitplan eingehalten wird, und mit einer Checkliste für Sie als Leiter oder Teilnehmer des Meetings, um kritische Situationen zu lösen.

Meetings sollten keine Zeitverschwendung sein, sondern einen Mehrwert für alle Beteiligten bringen. Doch dafür müssen zunächst einmal der Anlass für das Meeting und die Frage geklärt werden, ob die Besprechung überhaupt notwendig ist. Analysieren Sie Ihre regelmäßigen Meetings. Fragen Sie sich, welche einen echten Mehrwert bringen und welche gestrichen werden können. Die Vorlage Anlässe für Besprechungen prüfen hilft Ihnen dabei.

Grundlage für erfolgreiche Besprechungen ist ein straffer Zeitplan. Wenn es in Ihren Meetings immer wieder Vielredner, Abschweifungen und Unterbrechungen gibt und wenn das Ende nicht eingehalten wird, dann sollten Sie Meetings so kurz wie möglich planen, um bei der Agenda zu bleiben und alle Anwesenden auf das Thema zu fokussieren. Erarbeiten Sie mit der Vorlage Zeitplanung bei Besprechungen Maßnahmen, um Besprechungszeit richtig zu nutzen, und legen Sie Beginn und Ende des Meetings eindeutig fest. Halten Sie die Besprechungszeiten unbedingt genau ein. Vermeiden Sie zudem Störungen und nutzen Sie Ideen aller Teilnehmenden für mehr Ergebnisse in weniger Zeit.

Typische Probleme in Meetings sind Störungen oder Ablenkungen. Teilnehmer tippen auf ihren Smartphones herum oder sehen aus dem Fenster, weil sie mit der Zeit unkonzentriert sind. Aber auch Vielredner und Schweiger können den Ablauf und das Fortkommen der Besprechung stören. Ersteren geht es meist um sich selbst statt ums Thema, Letztere müssen vom Moderator zuerst aktiviert werden, damit auch ihre Meinung nicht zu kurz kommt.

In der Checkliste Besprechungen verbessern finden Sie als Leiter, Moderator oder Teilnehmer mögliche Probleme in Meetings sowie passende Gegenmaßnahmen, die Sie während einer Besprechung ergreifen können.

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Meetings und Besprechungen verbessern

48 Seiten E-Book, 1 Checkliste und 6 Vorlagen

Vorschau + Leseprobe

Inhalt

Was Meetings nutzlos – oder erfolgreich macht
Meetings und Besprechungen verschlingen viel Zeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Und oft kommt nichts dabei heraus, weil die Meetings schlecht vorbereitet und durchgeführt werden. Mit einfachen Regeln und Methoden können Sie dazu beitragen, dass Ihre Meetings ein Ergebnis haben und alle Teilnehmenden zufrieden sind.
Anlass des Meetings klären
Um die Zeitverschwendung durch viele Meetings einzudämmen, sollten Sie zuerst prüfen, welche Meetings gestrichen werden können. Und bevor Sie ein Meeting einberufen, sollten Sie überlegen: Brauchen wir das wirklich? Die Antwort ergibt sich aus dem Anlass und den Zielen und Zwecken. Diese müssen Sie im ersten Schritt genau klären.
Zeitplan der Besprechung straffen
Den Zeitplan einhalten – das ist in vielen Besprechungen eine große Herausforderung. Oft beginnen die Meetings später, weil noch nicht alle da sind und sie dauern länger, weil viel geredet wird, aber nicht alle Themen besprochen sind. Mit einer radikalen Zeitbeschränkung machen Sie die Bedeutung des Zeitplans klar. Hier finden Sie Tipps, wie Sie im Zeitplan bleiben.
Besprechen Sie sich im Stehen
Besprechungen und Meetings im Stehen sind eine besondere Form, um die Besprechungszeit kurzzuhalten. Damit auch noch ein gutes Ergebnis erzielt wird, finden Sie in diesem Abschnitt einige Tipps zur Organisation der Steh-Meetings.
Ablenkungen und Störungen aus Meetings verbannen
Es ist nicht nur unhöflich, sondern auch störend, wenn Teilnehmerinnen und Teilnehmer im Meeting ganz andere Dinge tun und nicht zuhören und mitarbeiten. Als Moderator und Vorgesetzter sollten Sie verbindliche Regeln vereinbaren, aber auch die Ursachen für Ablenkungen und Störungen erkennen und praktikable Lösungen finden.
Vielredner im Meeting bremsen, Schweiger aktivieren
Menschen können mit ihrer Persönlichkeit ein Meeting maßgeblich prägen – positiv und negativ. Schwierig ist vor allem, wenn einzelne sehr viel und lange reden oder andere gar nichts sagen. In diesem Abschnitt finden Sie einige Tipps, wie Sie damit richtig umgehen.
Fragen, Zuhören, Klären, Festhalten zur Gesprächsführung im Meeting
Damit Themen bei der Besprechung richtig bearbeitet und Meinungen und Emotionen eingebracht werden, brauchen der Gesprächsverlauf, die Wortbeiträge und Diskussionen eine Struktur. Dazu gliedern Sie die Bearbeitung von Tagesordnungspunkten und wenden für jeden Aspekt das Schema an: Fragen, Zuhören, Klären, Festhalten.
Visualisieren Sie in Besprechungen so viel wie möglich
Das Mitschreiben und Visualisieren von Redebeiträgen bringt einem Meeting einen straffen und zielgerichteten Ablauf. Wenn alle vor sich sehen, worum es gerade geht und was bereits besprochen und erreicht wurde, dann reden sie viel disziplinierter und konstruktiver. Das sollten Sie als Moderator unbedingt nutzen.
Der besprechungsfreie Tag
Mit einem besprechungsfreien Tag dämmen Sie die Flut an Meetings etwas ein. Damit schaffen Sie allen im Team zumindest die Möglichkeit, wichtige und schwierige Aufgaben am Stück zu bearbeiten. Sie verringern das Gefühl, dass man vor lauter Besprechungen zu nichts mehr kommt.

Vorlagen

Microsoft Word DateiTipps für bessere Meetings und Besprechungen
Microsoft Word DateiAblauf von Meetings und Besprechungen planen
Microsoft Word DateiZeitplanung bei Besprechungen
Microsoft Word DateiAnlässe für Besprechungen prüfen
Microsoft Word DateiDie Sechs Denk-Hüte von Edward de Bono
Microsoft Excel DateiBesprechungsmatrix für das Projektmanagement
Microsoft Word DateiDenkprozess anhand von W-Fragen sichtbar machen