Meetings und Besprechungen verbessernAblenkungen und Störungen aus Meetings verbannen

Wenn Teilnehmende Meetings stören, unterbrechen oder nicht mitarbeiten, kommen keine guten Ergebnisse zustande und viele Teilnehmende sind frustriert. Welche Regeln können Sie vereinbaren, um das zu verhindern? Und welche vermeidbaren Probleme treten besonders häufig in Besprechungen auf? Tipps für alle Moderatoren und Moderatorinnen von Meetings.

Warum arbeiten Teilnehmende bei Meetings nicht mit?

Teilnehmerinnen und Teilnehmer bei Meetings sind vorwiegend dann abgelenkt und beschäftigen sich mit anderen Dingen, wenn das Thema für sie irrelevant ist. Dann merken sie schnell, dass sie mit der Zeit etwas Besseres anfangen können. Das Meeting ist eigentlich unnötig.

Frustrierend ist es, wenn die Teilnehmenden einer Besprechung zwar körperlich anwesend sind, aber nicht geistig. Dann ist das Meeting verschwendete Zeit. Alle merken: „Wir sitzen hier herum und jeder macht seinen eigenen Kram.“

Der Leiter der Besprechung zieht seine Agenda durch – oder ist selbst frustriert und lustlos. Und dennoch gibt es viele solche Pflichttermine und Besprechungen, die (fast) alle Anwesenden nerven und nur abgesessen werden.

Smartphone, Tablet und Laptop stören im Meeting

Aber selbst wichtige Besprechungen sind heutzutage geprägt davon, dass viele ihre Smartphones, Tablets oder Laptops bearbeiten – während der Moderator oder die Moderatorin bemüht ist, die schwierigen Themen zu besprechen und hilfreiche Wortbeiträge zu erhalten.

Unter dem Tisch prüfen viele ihre E-Mails oder tippen Nachrichten. Manche nutzen sogar den Laptop, den sie vor sich als Schutzschild aufgeklappt haben, um ganz andere Aufgaben zu erledigen. Auch dann verläuft die Besprechung zäh und lustlos, und sie bringt wenig oder gar keine Ergebnisse. Das macht das Meeting ebenfalls sinnlos, wenn die Teilnehmenden nebenbei mit anderen Dingen beschäftigt sind.