Meetings und Besprechungen verbessern

Meetings sollten keine Zeitverschwendung sein, sondern einen Mehrwert für alle Beteiligten bringen. Doch dafür müssen zunächst einmal der Anlass für das Meeting und die Frage geklärt werden, ob die Besprechung überhaupt notwendig ist. Analysieren Sie Ihre regelmäßigen Meetings. Fragen Sie sich, welche einen echten Mehrwert bringen und welche gestrichen werden können. Die Vorlage Anlässe für Besprechungen prüfen hilft Ihnen dabei.

Grundlage für erfolgreiche Besprechungen ist ein straffer Zeitplan. Wenn es in Ihren Meetings immer wieder Vielredner, Abschweifungen und Unterbrechungen gibt und wenn das Ende nicht eingehalten wird, dann sollten Sie Meetings so kurz wie möglich planen, um bei der Agenda zu bleiben und alle Anwesenden auf das Thema zu fokussieren. Erarbeiten Sie mit der Vorlage Zeitplanung bei Besprechungen Maßnahmen, um Besprechungszeit richtig zu nutzen, und legen Sie Beginn und Ende des Meetings eindeutig fest. Halten Sie die Besprechungszeiten unbedingt genau ein. Vermeiden Sie zudem Störungen und nutzen Sie Ideen aller Teilnehmenden für mehr Ergebnisse in weniger Zeit.

Typische Probleme in Meetings sind Störungen oder Ablenkungen. Teilnehmer tippen auf ihren Smartphones herum oder sehen aus dem Fenster, weil sie mit der Zeit unkonzentriert sind. Aber auch Vielredner und Schweiger können den Ablauf und das Fortkommen der Besprechung stören. Ersteren geht es meist um sich selbst statt ums Thema, Letztere müssen vom Moderator zuerst aktiviert werden, damit auch ihre Meinung nicht zu kurz kommt.

In der Checkliste Besprechungen verbessern finden Sie als Leiter, Moderator oder Teilnehmer mögliche Probleme in Meetings sowie passende Gegenmaßnahmen, die Sie während einer Besprechung ergreifen können.