Protokollführung

Wie Sie gute Protokolle schreiben, erfahren Sie in diesem Handbuch-Kapitel. Mit einer Muster-Gliederung sowie Vorlagen für unterschiedliche Formen von Protokollen.

Teambesprechung, Kundenabsprachen, Mitarbeitergespräche, Projekt-Meetings oder Mitgliederversammlungen werden in einem Protokoll dokumentiert. Dazu muss ein Protokollführer alles aufschreiben, was für das Protokoll wichtig ist. Welche Inhalte in welcher Form niedergeschrieben werden, hängt vom Zweck des Protokolls ab. Jeder kommt in die Situation, mal das Protokoll schreiben zu dürfen. Dann beherzigen Sie einfach die Tipps aus diesem Handbuch-Kapitel und nutzen Sie die fertigen Protokoll-Vorlagen.

Nutzen Sie die Vorlage Vorbereitung der Protokollführung als Checkliste, wenn Sie sich als Leiter einer Besprechung oder als Protokollführer professionell vorbereiten wollen. Hier sind alle wichtigen Aspekte benannt. Was Sie in jedem Fall brauchen, ist eine Teilnehmerliste. Auch dafür finden Sie hier eine Vorlage.

Für das ausführliche Protokoll finden Sie in diesem Handbuch-Kapitel eine Vorlage als Formular, mit der Sie alle wichtigen Inhalte schon während der Besprechung zusammenstellen und aufschreiben können. Neben den Rahmenbedingungen wie Thema, Ort, Zeit und Teilnehmer halten Sie die Inhalte fest:

  • besprochene Themen
  • Berichte und Vorträge
  • gefasste Beschlüsse und Entscheidungen
  • Anträge und Abstimmungen
  • offene Punkte
  • Maßnahmen

Für das einfache und schnelle Protokoll finden Sie zudem ein einfaches Formular mit allen wichtigen Punkten (TOPs) in der Kurzfassung.

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Protokollführung

29 Seiten E-Book, 2 Formulare und 2 Vorlagen

Vorschau + Leseprobe

Inhalt

Wofür braucht es ein Protokoll?
Protokolle sind in allen Organisationen ein wichtiges Werkzeug für die Kommunikation und Organisation. Das Schreiben eines Protokolls ist aufwendig. Deshalb scheuen diesen Formalismus. Aber wenn der Zweck geklärt ist, kann die richtige Form eines Protokolls viele Vorteile bringen.
Vorbereitung der Protokollführung
Wenn Sie als Leiter einer Besprechung ein Protokoll erstellen wollen, müssen Sie das Schreiben des Protokolls, die Protokollführung, vorbereiten. Sie müssen festlegen, wer das Protokoll schreiben soll und welche Form es haben soll. Die Tagesordnung der Besprechung ist eine wichtige Grundlage für eine gute Protokollführung.
So sind Protokolle aufgebaut
Im Protokoll ist niedergeschrieben, was von wem gesagt oder eingebracht wurde, welche Ergebnisse erzielt wurden und welche Beschlüsse gefasst wurden. Außerdem muss das Protokoll einige formale Informationen zu Zeit, Ort und Teilnehmenden beinhalten. Was genau niedergeschrieben wird, hängt vom Zweck des Protokolls ab. Hilfreich sind Formulare und Vorlagen, die hier erläutert werden.
Das sollten Sie beim Protokolle schreiben beachten
Schon während der Besprechung sollten Sie darauf achten, dass das Protokoll richtig geführt und entsprechend mitgeschrieben wird. Das setzt voraus, dass die Technik funktioniert und dass die Gespräche sachlich und korrekt verfolgt und verstanden werden. Hier lesen Sie zahlreiche Tipps, wie Sie während der Besprechung optimal mitschreiben.
So schreiben Sie ein Protokoll – mit Vorlage
Erstellen Sie das Protokoll möglichst bald nach dem Meeting, denn dann haben Sie noch viele Inhalte im Gedächtnis. Was Sie dabei beachten sollten, hängt von der Form des Protokolls und von seinem Zweck ab. Klären Sie dies mit dem Leiter der Besprechung oder mit den Teilnehmern.
Was passiert mit dem fertigen Protokoll?
Wenn das Protokoll geschrieben und vom Leiter der Besprechung geprüft und freigegeben wurde, dann wird das Protokoll verteilt an alle, die wissen müssen, was besprochen und beschlossen wurde. Manche Protokolle sind besonders wichtig, weil sie Sachverhalte und Beschlüsse belegen und im Zweifel vor Gericht als Beweismittel herangezogen werden. Schließlich ergeben sich aus Protokollen To-dos für den eigenen Aufgabenplan.

Vorlagen

Microsoft Word DateiProtokoll simultan schreiben - Formular und Vorlage
Microsoft Word DateiKurzes Ergebnisprotokoll erstellen
Microsoft Word DateiVorbereitung der Protokollführung
Microsoft Word DateiTeilnehmerliste für Meetings