Protokollführung

Teambesprechung, Kundenabsprachen, Mitarbeitergespräche, Projekt-Meetings oder Mitgliederversammlungen werden in einem Protokoll dokumentiert. Dazu muss ein Protokollführer alles aufschreiben, was für das Protokoll wichtig ist. Welche Inhalte in welcher Form niedergeschrieben werden, hängt vom Zweck des Protokolls ab. Jeder kommt in die Situation, mal das Protokoll schreiben zu dürfen. Dann beherzigen Sie einfach die Tipps aus diesem Handbuch-Kapitel und nutzen Sie die fertigen Protokoll-Vorlagen.

Nutzen Sie die Vorlage Vorbereitung der Protokollführung als Checkliste, wenn Sie sich als Leiter einer Besprechung oder als Protokollführer professionell vorbereiten wollen. Hier sind alle wichtigen Aspekte benannt. Was Sie in jedem Fall brauchen, ist eine Teilnehmerliste. Auch dafür finden Sie hier eine Vorlage.

Für das ausführliche Protokoll finden Sie in diesem Handbuch-Kapitel eine Vorlage als Formular, mit der Sie alle wichtigen Inhalte schon während der Besprechung zusammenstellen und aufschreiben können. Neben den Rahmenbedingungen wie Thema, Ort, Zeit und Teilnehmer halten Sie die Inhalte fest:

• besprochene Themen
• Berichte und Vorträge
• gefasste Beschlüsse und Entscheidungen
• Anträge und Abstimmungen
• offene Punkte
• Maßnahmen

Für das einfache und schnelle Protokoll finden Sie zudem ein einfaches Formular mit allen wichtigen Punkten (TOPs) in der Kurzfassung.