ProtokollführungDas sollten Sie beim Protokolle schreiben beachten

Um ein sachliches Protokoll zu schreiben, verfolgen Sie Gespräche sachlich und aufmerksam. Wie gelingt das in der Praxis? Worauf achten Protokollführer beim Sammeln und Notieren von Informationen? Tipps zum Mitschreiben während Besprechungen. Außerdem: Wie man Protokolle aus dem Gedächtnis erstellt.

Das Schreiben von Protokollen gemeinsam vorbereiten

Unmittelbar vor Beginn der Besprechung sollten sich der Leiter und der Protokollführer auf das Erstellen des Protokolls einstellen und die notwendigen Vorbereitungen treffen. Als Leiter sollten Sie mit dem Protokollführer vereinbaren, wie Sie während der Besprechung miteinander kommunizieren, falls der Protokollführer Fragen hat oder etwas unklar ist.

Sie übergeben ihm die aktuelle Tagesordnung und die Liste der eingeladenen Teilnehmer. Alle Schriftstücke, die Ihnen bereits vorliegen, händigen Sie in Kopie dem Protokollführer aus; er braucht sie spätestens nach der Veranstaltung.

Mit Beginn der Besprechung weisen Sie als Leiter der Besprechung darauf hin, dass ein Protokoll erstellt wird. Sie stellen den Protokollführer vor. Im Einzelfall können Sie erst jetzt mit den Teilnehmern abstimmen, welche Form das Protokoll haben soll, ob es den Teilnehmern zur Korrektur vorgelegt wird, bis wann es verfügbar ist und wer es erhalten soll; in diesem Fall ist die Flexibilität des Protokollführers gefordert.

Tipp

„Fürs Protokoll“ zusammenfassen

Hilfreich ist, wenn Sie während der Besprechung wichtige Punkte, Ergebnisse, Entscheidungen oder durchzuführende Aktivitäten noch einmal explizit – „fürs Protokoll“ – gemeinsam mit den Teilnehmern festhalten. Das erleichtert dem Protokollführer die exakte Formulierung, auf die es an dieser Stelle ankommen kann.