Meetings und Besprechungen verbessernZeitplan der Besprechung straffen

Wie halten Sie den Zeitplan in Meetings konsequent ein? Kann man Zeit in Besprechungen sparen, indem Regeln festgelegt werden? Welche Regeln bieten sich an? Und wie vermeiden Sie, dass viel gesprochen, aber wenig gesagt wird? Nutzen Sie radikale Zeitbeschränkungen. Hier finden Sie Tipps zur Umsetzung. Mit Praxisteil und Vorlage.

Feste Zeitvorgabe in Meetings etablieren

Grundlage für ein zeitsparendes, ergebnisorientiertes Meeting ist ein straffer Zeitplan. Meistens erfahren die Teilnehmenden mit der Einladung, wann eine Besprechung beginnt – aber nicht, wann sie endet. Ohne eine verlässliche Uhrzeit, zu der die Besprechung beendet oder eben abgebrochen wird, ist keine straffe Vorgehensweise möglich, und schnell werden Ziele und Themen aus den Augen verloren.

Warum ist das so? Wenn sich in Ihrem Unternehmen die Einsicht durchgesetzt hat, dass Meetings ohnehin immer lange dauern und das geplante Ende der Besprechungszeit leicht nach hinten verschoben werden kann – dann reden alle gerne viel und über vieles.

Kaum einer fühlt sich verpflichtet, beim Thema zu bleiben oder sich mit seinen Beiträgen auf das Wesentliche zu beschränken. Es ist ja genug Zeit, selbst auch noch (einmal) etwas dazu zu sagen. So zeigt sich das sogenannte Parkinsonsche Gesetz.

Meetings zeitlich möglichst knapp bemessen

Zeitdruck kann hilfreich sein. Planen Sie jede Besprechung so kurz wie möglich – und vielleicht sogar noch etwas kürzer. Das hilft, um beim Thema und bei der Agenda zu bleiben und nicht abzuschweifen. Schon bei der Planung wird die Besprechung so angelegt, dass sie ein fest umrissenes Thema und eine klare Zielsetzung hat. Denn nur dann führt sie in der knappen Zeit zu einem hervorragenden Ergebnis.

Zwei Maßnahmen, um Zeit in Meetings zu sparen:

1. Besprechungszeit und Themen auf 30 Minuten reduzieren

Planen Sie für Ihre Besprechungen immer nur maximal 30 Minuten Zeit ein. Dann ist das Meeting definitiv zu Ende. Sind wichtige Punkte offengeblieben, werden diese festgehalten (Themenspeicher) und bei der nächsten Besprechung bearbeitet. Wenn der Themenspeicher regelmäßig überläuft, können Sie die maximale Besprechungszeit vorsichtig ausdehnen.

2. Timer einschalten und für alle sichtbar machen

Nutzen Sie eine Uhr mit Countdown-Funktion (Timer). Wenn zu Beginn festgelegt wurde, wie viel Zeit für die Besprechung oder für einen Tagesordnungspunkt investiert werden soll, zählt die Uhr zurück. Wichtig ist: Sie ist für alle immer sichtbar! Jeder erkennt sofort und ständig, wie viel Zeit für das Thema noch bleibt.

Der Vorteil von so radikalen Maßnahmen ist: Alle Anwesenden bleiben beim Thema, die Besprechung verläuft sehr fokussiert und zielorientiert. Oft entwickelt sich dann im Team der Ehrgeiz, diese Zeitvorgaben einzuhalten. Vielredner werden gebremst. Alle erkennen sofort, dass die Besprechungszeit wichtig ist. Das gilt für den pünktlichen Start und für das rechtzeitige Ende, weil die Teilnehmenden im Anschluss weitere (berufliche oder private) Verpflichtungen haben.

Damit ein so straffes Zeitmanagement funktioniert, müssen Sie den Ablauf sehr genau planen:

  1. Einstieg
  2. Bearbeitung des Themas
  3. Festhalten der Ergebnisse

Planen Sie am Ende immer noch fünf Minuten ein, um die noch offenen Punkte aufzuschreiben und festzulegen, wie damit umgegangen wird. Sie können abschließend etwa einen weiteren Besprechungstermin planen.