ArbeitsgestaltungOrdnung am Arbeitsplatz mit der 5S-Methode

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Mit der 5S-Methode (auch 5A-Methode genannt) vermeiden Sie Chaos am Arbeitsplatz. Ihren Ursprung hat sie in japanischen Produktionskonzepten.
erschienen: 17.08.2015
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Typische Kennzeichen einer mangelnden Arbeitsorganisation und Ordnung sind:

  • Ständige Suche nach Gegenständen
  • Scheinbar verschwundene Gegenstände
  • Lange Wartezeiten
  • Blockierte Wege
  • Arbeitsunfälle und Sicherheitsrisiken

Solche Unternehmen arbeiten ineffizient und verlieren Zeit. Dies führt zu einer schlechten Produktivität und damit auch zu einer schlechteren Rentabilität. Japanische Unternehmen, in vielen Bereichen führende Entwickler von Produktionskonzepten, haben für solche Fälle das Konzept „5S“ entwickelt.

Was sich hinter der 5S-Methode verbirgt

Mit der 5S-Methode sollen Arbeitsplätze ordentlich und sauber gehalten werden. Alle Abläufe sollen übersichtlich und sicher organisiert werden und lästiges Suchen oder unnötige Wartezeiten sollen verringert oder ganz beseitigt werden. Zudem geht es darum, die Wahrscheinlichkeit von Arbeitsunfällen zu senken. „5S“ steht für die Anfangsbuchstaben der fünf Schritte, mit denen Ordnung und Sauberkeit in der Produktion hergestellt und aufrecht erhalten werden können. In der deutschen Übersetzung beginnen die Schritte alle mit "A", weshalb im deutschsprachigen Raum auch von der 5A-Methode gesprochen wird.

1. Aussortieren (Seiri)

Zuerst wird der komplette Arbeitsplatz untersucht und entschieden, welche Gegenstände für die Arbeit benötigt werden und welche nicht. Was nicht gebraucht wird, wird aussortiert. Relevante Fragen dabei:

  • Finde ich alle Gegenstände sofort, die ich für meine Arbeit benötige?
  • In welchen Situationen verschwende ich Zeit mit der Suche?
  • Befinden sich Gegenstände an meinem Arbeitsplatz, die ich gar nicht brauche?
  • Stapeln sich längst erledigte Unterlagen auf meinem Schreibtisch, weil schon länger keine Ablage mehr gemacht wurde?

2. Aufräumen beziehungsweise ergonomisch anordnen (Seiton)

Es geht darum, sich eine nützliche Anordnung aller Gegenstände am Arbeitsplatz auszudenken und die Gegenstände einem festen Platz zuzuweisen. Dies kann folgendermaßen aussehen:

  • Flächen, auf denen Gegenstände stehen, werden entsprechend gekennzeichnet.
  • Lagerplätze erhalten eine Beschriftung.
  • Werkzeuge werden sortiert und in dazugehörige Schubladen einsortiert oder alternativ an der Wand mit einem passenden Symbol aufgehängt.
  • Mülltonnen und Abfalleimer werden beseitigt und durch Müllstationen mit festem Konzept und festem Platz ersetzt.

Bei der Auswahl dieser festen Plätze sollten die definierten Arbeitsprozesse, vor allem aber die Frage, in welcher Reihenfolge die Gegenstände bei der Arbeit benötigt werden, beachtet werden. Ziel ist, die Wege so weit wie möglich zu verkürzen.

3. Arbeitsplatzsauberkeit (Seiso)

Der Arbeitsplatz wird von Grund auf gereinigt.

4. Anordnung zur Regel machen (Seiketsu)

Sobald ein Musterarbeitsplatz im Sinne der ersten drei Schritten organisiert ist, wird er als Vorbild genommen und daraus ein Standard abgeleitet. Alle anderen ähnlichen Arbeitsplätze sollen nun ebenso strukturiert und angeordnet werden.

Diese neue Organisation wird dokumentiert und bestimmte Dokumentationen, die für alle interessant sind, an prominenten Stellen zur Orientierungshilfe für Mitarbeiter und Besucher ausgehängt.

5. Alle Punkte einhalten und verbessern (Shitsuke)

Hier müssen die Vorgesetzten von den Mitarbeitern Ordnung und Disziplin immer wieder einfordern. „5A“ kann nur funktionieren, wenn die Mitarbeiter Selbstdisziplin an den Tag legen. Regelmäßige Schulungen zum Thema können dabei ebenso helfen wie kleine Belohnungen oder Wettbewerbe.

Die 5A-Methode kann sich positiv auf verschiedene Unternehmensbereiche auswirken, wenn sie konsequent umgesetzt wird und alle Mitarbeiter und Vorgesetzte an einem Strang ziehen. Die Arbeitsabläufe erhalten eine neue Qualität, da sich die Abteilungen gegenseitig aufeinander und auf ihre Arbeitsergebnisse verlassen können. Es kommt seltener zu Fehlern.

Bei der Einführung von „5S“ die Mitarbeiter einbeziehen

Insgesamt führt „5S“ dazu, dass sinnlose Tätigkeiten wie das Suchen von Gegenständen und das Warten auf das Ende anderer Arbeitsprozesse reduziert werden. Auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann schneller erfolgen, da sie sich auf Anhieb zurechtfinden. „5S“ lässt sich allerdings nur mit Unterstützung der Mitarbeiter umsetzen. Bei der Einführung des Konzepts sollten Unternehmen daher folgende Schritte beachten:

Informieren

Die Mitarbeiter über die Einführung des geplanten Konzepts informieren.

Begeistern

Den Mitarbeitern aufzeigen, was sich durch „5S“ positiv für sie verändern kann.

Schulen

Jeder Mitarbeiter erhält eine Schulung über die Grundlagen von „5S“ und insbesondere darüber, wie das Konzept im Unternehmen umgesetzt werden soll.

Umsetzen

„5S“ wird an einem einzelnen Arbeitsplatz umgesetzt, der dann der Standardisierung dient. Erst dann wird das Konzept an allen ähnlichen Arbeitsplätzen eingeführt.

Wiederholen

„5S“ ist kein einmaliges Konzept, sondern muss immer wieder ins Gedächtnis gerufen werden.

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Über den Autor
Torsten Montag

Torsten Montag ist Inhaber und Betreiber des Lexikons der Betriebsausgaben. Er ist Betriebswirt und betreibt zudem das Gründerlexikon. Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen in den Bereichen Geld verdienen im Internet sowie Suchmaschinenoptimierung.

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