ArbeitsgestaltungMit der 5S-Methode Ordnung am Arbeitsplatz schaffen

Wenn ein Arbeitsplatz schlecht organisiert ist und keine Ordnung eingehalten wird, kommt es zu langen Wartezeiten. Wege sind häufig verstellt. Arbeitsunfälle sind vorprogrammiert. Dies führt zu einer schlechten Produktivität und damit auch zu einer schlechteren Rentabilität. Japanische Unternehmen haben daher die 5S-Methode entwickelt.

Mit der 5S-Methode sollen Arbeitsplätze ordentlich und sauber gehalten werden. Alle Abläufe werden übersichtlich und sicher organisiert, lästiges Suchen oder unnötige Wartezeiten werden verringert oder beseitigt. Die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Arbeitsunfällen wird verringert.

„5S“ steht für die Anfangsbuchstaben der fünf Schritte, mit denen Ordnung und Sauberkeit in der Produktion und im Büro hergestellt werden:

• Seiri: Aussortieren
• Seiton: Aufräumen und ergonomisch anordnen
• Seiso: Arbeitsplatzsauberkeit
• Seiketsu: Anordnung zur Regel machen
• Shitsuke: Alle Punkte einhalten und verbessern

In der deutschen Übersetzung beginnen die Schritte alle mit „A“, weshalb im deutschsprachigen Raum auch von der 5A-Methode gesprochen wird.

Zuerst wird der komplette Arbeitsplatz untersucht. Es wird entschieden, welche Gegenstände für die Arbeit benötigt werden und welche nicht. Was nicht gebraucht wird, wird aussortiert. Wichtige Fragen:

• Finde ich alle Gegenstände sofort, die ich für meine Arbeit benötige?
• In welchen Situationen verschwende ich Zeit mit der Suche?
• Befinden sich Gegenstände an meinem Arbeitsplatz, die ich gar nicht benötige?
• Stapeln sich längst erledigte Unterlagen auf meinem Schreibtisch, weil schon länger keine Ablage mehr gemacht wurde?

Es geht darum, sich eine nützliche Anordnung aller Gegenstände am Arbeitsplatz auszudenken und den Gegenständen einen festen Platz zuzuweisen. Dies kann folgendermaßen aussehen:

• Flächen, auf denen Gegenstände stehen, werden entsprechend gekennzeichnet.
• Lagerplätze erhalten eine Beschriftung.
• Werkzeuge werden sortiert und in dazugehörige Schubladen gelegt oder alternativ an der Wand mit einem passenden Symbol aufgehängt.
• Mülltonnen und Abfalleimer werden beseitigt und durch Müllstationen mit festem Konzept und festem Platz ersetzt.

Bei der Auswahl dieser festen Plätze sollten die definierten Arbeitsprozesse, vor allem aber die Frage, in welcher Reihenfolge die Gegenstände bei der Arbeit benötigt werden, beachtet werden. Ziel ist, die Wege so weit wie möglich zu verkürzen.

Jeder Mitarbeiter reinigt seinen Arbeitsplatz regelmäßig selbst. Beim Reinigen des Arbeitsplatzes wird auch der Zustand der Arbeitsmittel überprüft.

Sobald ein Musterarbeitsplatz im Sinne der ersten drei Schritte organisiert ist, wird er als Vorbild genommen und daraus ein Standard abgeleitet. Alle anderen ähnlichen Arbeitsplätze sollen nun ebenso strukturiert und angeordnet werden.

Diese neue Organisation wird dokumentiert. Solche Dokumentationen, die für alle hilfreich sind, werden an prominenten Stellen zur Orientierung und als Muster für Mitarbeitende und Besucher ausgehängt.

Die Vorgesetzten müssen von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Ordnung und Disziplin immer wieder einfordern. 5S kann nur funktionieren, wenn alle im Unternehmen Selbstdisziplin an den Tag legen. Regelmäßige Schulungen zum Thema können dabei ebenso helfen wie kleine Belohnungen oder Wettbewerbe.

Bei der Einführung des Konzepts sollten Unternehmen folgende Schritte beachten:

• Informieren: Die Mitarbeitenden über die Einführung des geplanten Konzepts informieren.
• Begeistern: Den Mitarbeitenden aufzeigen, was sich durch 5S positiv für sie verändern kann.
• Schulen: Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin erhalten eine Schulung über die Grundlagen von 5S und insbesondere darüber, wie das Konzept im Unternehmen und am Arbeitsplatz umgesetzt werden soll.
• Umsetzen: 5S wird an einem einzelnen Arbeitsplatz umgesetzt, der dann der Standardisierung dient. Erst dann wird das Konzept an allen ähnlichen Arbeitsplätzen eingeführt und dauerhaft praktiziert.
• Wiederholen: 5S ist kein einmaliges Konzept, sondern muss immer wieder ins Gedächtnis gerufen werden.