Freelancer werden10 Tipps für den Start als Freelancer

Speziell im IT-Bereich suchen Unternehmen händeringend nach Fachkräften. Branchenprofis aus Deutschland, Österreich und der Schweiz verfügen über eine erstklassige Ausbildung. Für den Wechsel zum Freelancer fehlt den angestellten Expertinnen und Experten oft nur der Mut, eigene Wege zu gehen. Doch das Geschäft mit flexiblen Freelancern ist für beide Seiten lukrativer denn je. Mit den folgenden Tipps meistern Freelancer den Start in das Projektgeschäft.

Freelancer sind nicht nur in ihrem Fach Profis. Freelancer sind Management-, Sales-, Marketing-, HR- und Accounting-Profis zugleich. Eine selbstbewusste, ausführliche Eigenpräsentation ist dennoch gefragt, um den ersten Auftraggeber von sich zu überzeugen. Dazu gehört ein gepflegter Onlineauftritt genauso wie verschiedene Freelancer-Plattformen, die als Vertriebskanal genutzt werden. Ein Freelancer kümmert sich folglich nicht nur um sein Kerngeschäft, sondern muss auch darüber hinaus seine Allrounder-Qualitäten unter Beweis stellen, um erfolgreich zu sein.

Im Volksmund werden Freelancer auch als Freiberufler bezeichnet, doch es gibt wesentliche Unterschiede. Der Status als Freiberufler umfasst eine bestimmte Gruppe, sogenannte Katalogberufe wie Ärzte, Ingenieure, Hebammen, Anwälte, Architekten und weitere. Freiberufler handeln voll eigenverantwortlich. Ihre Tätigkeiten liegen meist im erzieherischen, schriftstellerischen, lehrenden oder wissenschaftlichen Bereich.

Weil die Unterscheidung der Begriffe nicht immer eindeutig ist, trifft die letztendliche Entscheidung über den Status als Freiberufler oder Gewerbetreibender das Finanzamt anhand bestimmter Kriterien. Die Zuordnung entscheidet zum Beispiel darüber, ob ein Unternehmer Gewerbesteuer zahlen muss oder nicht. Für Freiberufler ist eine Gewerbeanmeldung nicht notwendig, für Freelancer und Selbstständige schon.

Die richtige Positionierung kann bei einem Freelancer über die Höhe der Bezahlung und Auftragslage entscheiden. Sie sollten daher Stärken und Qualität schärfen und herausstellen, um sich von Mitbewerbern abzuheben. Dabei hält sich der Mythos, dass eine möglichst breite Aufstellung dafür sorgt, viele Aufträge zu erhalten.

Tatsächlich sorgt eine klare Spezialisierung dafür, dass der Freelancer in seinem Gebiet als Expertin oder Experte wahrgenommen wird und sich vor Austauschbarkeit schützen kann. Indirekt kann die Spezialisierung dazu führen, dass Bestandskunden besser gehalten werden und Neukunden von allein auf Sie zukommen. Somit muss weniger Zeit für die Kaltakquise aufgebracht werden. Auch für die Lohnverhandlung ist ein klarer Fokus ein großer Pluspunkt.

Das Wichtigste ist der erste Auftrag. Noch bevor bürokratische Hürden wie die Gewerbeanmeldung genommen werden, sollte der Fokus darauf liegen, den ersten Auftrag und potenzielle weitere Aufträge zu akquirieren. Konnte der erste Auftrag an Land gezogen werden, gilt es, wichtige Grundlagen zu klären: Umfang, Zeitfenster, Bezahlung und Anspruch auf Änderung. Wichtig ist, dass der Job zum Freelancer passt. Es sollte vermieden werden, eine Arbeit nur aus finanzieller Not anzunehmen.

Viele Freelancer stellen sich bei ihrem ersten Auftrag die Frage, ob sie ihren Stundensatz erst einmal niedrig ansetzen sollten, um überhaupt einen Auftrag zu erhalten. Vor allem bei wenigen Referenzen scheint es naheliegend, dank einer entgegenkommenden Preisvorstellung an erste Vorzeigeaufträge zu kommen. Weil manche Recruiter oder Unternehmen einen Zusammenhang zwischen dem aufgerufenen Preis und der Expertise vermuten, sollten Freelancer sich über branchenübliche Stundensätze informieren.

Vor allem zu Beginn ihrer Tätigkeit als Freelancer ist es wichtig, angemessene Forderungen zu stellen. Das bedeutet, einen realistischen Stundensatz oder konkrete Pauschalpakete anzubieten. Mit wachsendem Know-how und zunehmenden Referenzen können die finanziellen Forderungen gesteigert werden. Aber Vorsicht: Ist ein Pauschalpreis oder ein kalkuliertes Stundenbudget erst einmal verhandelt, lässt sich dieses selten nach oben korrigieren.

Kleinunternehmer haben den Vorteil, auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) ausweisen zu müssen. Im Gegenzug bekommen sie keine Vorsteuer erstattet, also jene Umsatzsteuer, die die Unternehmen bei Einkäufen für den Eigenbedarf bezahlen.

Freelancer sollten beachten: Vor allem im ersten Jahr der Gründung sind Vorsteuererstattungen dank neuer Ausstattung und Anschaffungen hoch. Aber: Wird auf die Kleinunternehmerregelung zu Beginn verzichtet, gilt diese Entscheidung für fünf Kalenderjahre. Aus diesem Grund sollten sich Freelancer zu Beginn ihrer Tätigkeit genau informieren, welcher steuerliche Status für sie am günstigsten ist.

Mit Aufnahme der Tätigkeit müssen sich Freelancer innerhalb eines Monats beim Finanzamt anmelden. Falls noch keine Steuernummer vorhanden ist, wird diese in einem Clearing-Verfahren mithilfe des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung identifiziert. Während Selbstständige den Fragebogen zugeschickt bekommen, müssen freiberuflich Tätige auf die Finanzbehörden zugehen.

Bei der Gewinnschätzung ist Vorsicht geboten. Wird ein geringerer Wert angegeben, bleibt die Möglichkeit offen, diesen im Nachhinein zu korrigieren. Bei einem höheren Wert ist es möglich, dass das Finanzamt eine Steuervorauszahlung fordert. Diese muss dann aus den laufenden Einnahmen regelmäßig (vierteljährlich) bezahlt werden. Das ist für manche Freelancer, die keine festen Einnahmen haben, ein Problem.

Freelancer haben bei der Krankenversicherung Wahlfreiheit und können sich zwischen privater oder gesetzlicher Krankenversicherung entscheiden. Künstler, Publizisten und einige andere Berufe haben zudem die Möglichkeit, sich bei der Künstlersozialkasse anzumelden und dadurch nur die Hälfte der Versicherungsbeiträge zahlen zu müssen.

In der gesetzlichen Krankenversicherung unterscheiden sich die Leistungen bei verschiedenen Anbietern nur in Nuancen, dementsprechend ist der Beitragssatz ein häufiges Entscheidungskriterium. Gesetzliche Krankenversicherungen sind für junge Freelancer meist teurer als private.

In einer privaten Krankenkasse gibt es eine Auswahl verschiedener Tarifmodelle. Generell gilt der Grundsatz: Je geringer der zu zahlende Betrag, desto weniger bekommt der Versicherte erstattet. Aber Vorsicht: Die Beiträge zur privaten Krankenversicherung können schnell steigen und im Alter besonders hoch sein. Ab einem bestimmten Alter ist ein Wechsel kaum mehr möglich.

Steuern sind zu verschiedenen Zeitpunkten zu zahlen. Die Umsatzsteuer wird monatlich, pro Quartal oder jährlich ans Finanzamt abgeführt. Einkommensteuer und Gewerbesteuer werden erst im nächsten Jahr fällig. Aus diesem Grund ist ein durchdachtes System empfehlenswert, das dazu beiträgt, die Übersicht nicht zu verlieren.

Bewährt hat sich dabei das Drei-Konten-Modell. Ein Konto wird für Zahlungseingänge verwendet und auf den Rechnungen angegeben. Auf ein weiteres Konto überweist der Freelancer den Betrag für die Umsatzsteuer jeder bezahlten Rechnung. Sobald die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben wurde, zieht das Finanzamt die fällige Summe von diesem Konto ein. Ein drittes Konto wird für Rücklagen sowie die später anfallenden Einkommen- und Gewerbesteuern verwendet und mit einem selbst gewählten Betrag gespeist.

Eine selbstständige Arbeitssituation bringt für Freelancer auch eine größere Verantwortung für die eigene Altersvorsorge mit. Sie sind als Freelancer alleine dafür verantwortlich, Ihre eigene Rentenkasse zu füllen und sich somit vor Altersarmut zu schützen.

Freelancer haben die Möglichkeit, freiwillig in die gesetzliche Rentenversicherung einzuzahlen. Dies kann sinnvoll sein, wenn sie durch vorherige Arbeitnehmerverhältnisse bereits lange in die Kasse eingezahlt haben. Dabei müssen auch die Arbeitnehmerbeiträge einkalkuliert werden, für die nun persönlich aufgekommen werden muss.

Als freiwilliger Versicherter kann die Beitragshöhe innerhalb eines Mindest- und Höchstbetrages frei gewählt werden. Wurde mindestens fünf Jahre am Stück in die Rentenversicherung eingezahlt, besteht ein Anspruch auf Erwerbsminderungs- und Hinterbliebenenrente.

Daneben gibt es weitere Säulen wie eine private Altersvorsorge mittels aufgebautem Vermögen oder die vom Staat geförderte Basisrente, auch Rürup-Rente genannt. Für diese können zertifizierte Versicherungen oder Fonds gewählt werden. Der eingezahlte Beitrag ist bis zu einer Obergrenze während der Ansparphase steuerfrei, erst in der Auszahlungszeit werden gegebenenfalls Abgaben fällig.