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Ziele des Meetings festlegen Nicht immer sind die Ziele einer Besprechung klar. Meistens weiß der Initiator einer Besprechung, worum es gehen und was am Ende erreicht sein soll. Oft muss er sich dafür aber mit anderen Personen abstimmen. Denn diese haben eigene Ziele und Vorstellungen, die sie mit dem Thema (Anlass) verbinden. Deshalb ist dieser erste Schritt sehr wichtig: die Ziele des Meetings aber möglicherweise auch andere interessierte Personen erwarten, die nicht dabei sind. Dem Meeting einen Titel geben Wenn Sie das Ziel genau genug formuliert haben, können Sie den Titel der Besprechung festlegen.
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Welche Meetings gibt es? In einem Meeting oder einer Besprechung sitzt eine Gruppe von Menschen zusammen, um ein Thema zu besprechen und Informationen auszutauschen. Besprechungen werden auch Sitzung, Konferenz oder Workshop genannt. Es gibt mehrere Arten von Meetings. Sie können nach ihrem Ziel und ihrem Zweck unterschieden werden: Informationen weitergeben und alle Teilnehmer die Mitarbeiter sich mit der Gruppe und letztlich dem Unternehmen identifizieren und dass sie ihren Teil dazu beitragen, dass alles funktioniert. Meetings haben immer eine Integrationsfunktion. Moderation gibt
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Für viele Mitarbeiter sind Meetings eine gute Möglichkeit, ihre bezahlte Arbeitszeit zu verschwenden. Zumindest, wenn die Meetings keine Ergebnisse bringen und nicht effizient sind. Deshalb sollten Sie als Verantwortlicher und Moderator einer Besprechung darauf achten, dass diese professionell durchgeführt wird. Meetings zum Informationsaustausch und als Stimmungsbarometer Meetings dienen offiziell zu Entscheidungsträgern. Einige Führungskräfte nutzen Meetings gern zum informellen Austausch und als Stimmungsbarometer für Themen, die das Unternehmen bewegen. Manche Mitarbeiter haben Meetings als Bühne
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Ergebnisse des Meetings schriftlich festhalten und an Teilnehmer weiterleiten Maßnahmenplan Erstellen Sie dann den Maßnahmenplan (To-do-Liste oder Pendenzenliste) so, wie es gemeinsam der Teilnehmer ein – oder berücksichtigen Änderungswünsche. Noch offene Aktionen nach dem Meeting Machen Sie sich persönlich eine Liste über Ihre „Hausaufgaben“, wie sie sich aus der Besprechung ergeben haben. Besprechung notwendig? Zu welchem Thema? Achten Sie darauf, dass Sie den Meeting-Raum so verlassen, wie Sie ihn vorgefunden haben. Prüfen Sie: Ist der Raum in Ordnung gebracht worden?
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immer im Stehen empfangen Wenn Sie am Empfang abgeholt und in den Raum für Ihr Meeting mit Ihrem Gesprächspartner begleitet werden, stehen dort in der Regel Getränke und Kaffee bereits vorbereitet Dieses Gefühl der Unsicherheit kann zu Lasten Ihrer Konzentration gehen. Eine Wand im Rücken gibt Ihnen indes das Gefühl von Sicherheit, das auch auf Ihren Gastgeber oder die übrigen Teilnehmer des Meetings In einem Meeting entscheidet die ranghöchste Person, wann der richtige Zeitpunkt dafür gekommen ist. Ziehen Sie Ihr Jackett oder Ihre Kostümjacke immer aus, wenn Ihr Gastgeber dies tut.
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Anlass, Ziel und Teilnehmernutzen eines Meetings klären Was im Meeting von Angesicht zu Angesicht besprochen wird, welche Informationen ausgetauscht werden, lässt sich oft auch auf schriftlichem Wege erledigen. Die erste Frage vor der Besprechungsplanung lautet also: Ist das Meeting wirklich notwendig? Um diese Frage beantworten zu können, müssen die Vorteile und Nachteile einer Besprechung Diskussion und Beschlussfassung sind beim Schriftwechsel nicht so leicht möglich. Das sind die Vorteile der Besprechung. Da die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Meetings aber mit hohem
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Wenn Meetings schlecht vorbereitet sind, fressen sie nur kostbare Arbeitszeit. Eine schlechte Vorbereitung zeigt sich darin, dass die Ziele der Besprechung unklar sind, eine Tagesordnung fehlt, der Zeitplan unverbindlich ist oder dass einfach die falschen Leute zusammen sitzen. Bei schlechter Vorbereitung wird auf Unwägbarkeiten und Störungen im Ablauf des Meetings nicht oder falsch reagiert und die Ergebnisse werden nicht protokolliert. Symptome schlechter Vorbereitung Es gibt eine Reihe typischer Symptome für eine schlechte Vorbereitung eines Meetings: Beginn und Ende eines Meetings
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aussehen kann. (9) Lösungen im Sprint-Review-Meeting als fertig abnehmen Jeder Sprint wird durch ein Sprint-Review-Meeting abgeschlossen. Das Team stellt die Ergebnisse, das sogenannte Product zwischen den Teammitgliedern oder auch zwischen Team und Product Owner entstanden sind oder wenn das Projekt nicht vorankommt. Im Rahmen dieser Meetings wird dann nach einer gemeinsamen und tragfähigen Lösung gesucht, so dass und was Probleme bereitet hat. Burndown-Chart pflegen Halten Sie bei den täglichen Sprint-Meetings (Scrum) den Projektaufwand im Burndown-Chart fest. Identifizieren Sie Abweichungen. Besprechen Sie,
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Es gibt kaum eine andere Tätigkeit, bei der so viel Zeit von so vielen Menschen gleichzeitig verwendet und auch verschwendet wird wie bei Besprechungen. In vielen Unternehmen herrscht eine wahre Sitzungskultur. Um möglichst effektive und effiziente Meetings zu gewährleisten, setzen Besprechungsleiter als Moderatoren ein bestimmtes Set von Fähigkeiten ein. Hier geht es nicht um die klassische Rolle, des Prozesses. Im Folgenden wird gezeigt, worauf ein Moderator in Meetings achten muss: Selbstverständnis der eigenen Rolle bewusst machen Neutralität Verantwortung für die Gruppe und den Verlauf
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während des Meetings eine Diskussion entsteht, können die Redebeiträge am Flipchart festgehalten werden. Daraus lässt sich dann auch ein Protokoll erstellen. Flipchart möglichst nah an den Besprechungstisch rücken Wer von den Meeting-Teilnehmern das Flipchart nutzen möchte, sollte die übrigen Teilnehmer darauf ansprechen und die Frage stellen: „Darf ich die Beiträge auf dem Flipchart mitschreiben?“ In der Regel ergibt sich aus dem Kontext, in dem der Redebeitrag steht. Dazu zählen das Thema des Meetings, das bereits zuvor Gesagte und die Intention des Meeting-Teilnehmers. Anordnung der Schlüsselbegriffe
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Der erfolgreiche Verlauf eines Meetings basiert zu einem großen Teil auf einer guten Vorbereitung. Er ist im Ablaufplan, Regieplan oder Drehbuch vorausgedacht. Wie das Meeting dann tatsächlich damit der Verlauf beherrschbar bleibt und das Meeting nicht aus dem Ruder läuft. Beginnen Sie pünktlich! Wer rechtzeitig da ist, will, dass das Meeting pünktlich startet. Pünktlich heißt: Sie beginnen pünktlich mit Ihrem Meeting beginnen, erkennen die „Zuspätkommer” und alle anderen, dass Pünktlichkeit ein hoher Wert ist. Aber: Sie brauchen nichts sagen, wenn einzelne Personen später eintreffen. Nicken
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einer Besprechung. Mitarbeiter sind nur dann konstruktiv und kreativ, wenn sie sich wohl fühlen. Meistens sind die Möglichkeiten eingeschränkt. Im Unternehmen gibt es Meeting-Räume oder Besprechungsecken, Konferenzsäle oder Büros, in denen Ihre Meetings stattfinden können. Wenn Sie sich außerhalb des Unternehmens treffen, zum Beispiel im Hotel, dann achten Sie auf folgende Kriterien. Der Raum von Gesprächsleiter, Schriftführer und Moderator. Tipp: Besprechen Sie im Stehen Meetings können auch im Stehen stattfinden. Damit lassen sich Besprechungszeiten kurz halten. Sie sind vor allem hilfreich
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Meetings durchlaufen in der Regel verschiedene Kampfphasen, auf die Meeting-Moderatoren vorbereitet sein sollten: Testphase In der sogenannten Testphase suchen die Teilnehmer zunächst ihre eigene Rolle, möchten Orientierung und wirken gespannt und beobachtend. Ermöglichen Sie als Moderatorin oder Moderator des Meetings ein Kennenlernen der Teilnehmer untereinander (wenn sich diese nicht kennen) und geben Sie weitere Informationen zum Meeting. Nahkampf-Phase In der Nahkampf-Phase kommt es zu unterschwelligen Konflikten und Machtkämpfen. In der Gruppe formiert sich eine informelle
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Das Kick-off-Meeting Das Projekt im engeren Sinne startet oft mit einer sogenannten „Kick-off-Veranstaltung“. Diese kann am Ende der Initiierungsphase durchgeführt werden. Denn mit der Projektvorbereitung liegen die wichtigen Eckdaten für die detaillierte Projektplanung (siehe nächster Abschnitt) vor. Sie können beim Kick-off-Meeting präsentiert werden. Die folgenden Arbeitsvorlagen und Excel-Dokumente helfen
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in der Besprechung zustande gekommen sind? Ergebnisprotokoll Das Ergebisprotokoll wird erstellt, wenn nur die Ergebnisse des Meetings wichtig sind und nicht die Diskussionen, die zu den Ergebnissen führen. zum Meeting: Datum, Ort, Uhrzeit, Name des Moderators und des Protokollierenden Gegenstand des Meetings: Zweck der Zusammenkunft Teilnehmende: Die Namen eingeladener und anwesender Personen akustisch oder inhaltlich nicht verstanden haben, klären Sie die Frage noch während des Meetings. Handschriftlich oder am Computer protokollieren? Es gibt zwei Möglichkeiten während der Besprechung
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Strategische Meeting Management Programme bilden eine Grundlage für Unternehmen, Meetings und Events grundlegend zu strukturieren. Dadurch verhelfen sie zu mehr Effizienz. Gleichzeitig kommt von Compliance-Richtlinien auch künftig zu sichern. Dadurch werden Event-Verantwortliche in Firmen umfassend entlastet. Ein Stratgisches Meeting Management Programm sollte durch folgende Schritte eingeführt werden. und Event-Programme mit der Business-Strategie in Einklang zu bringen, müssen Unternehmen wissen, wo sie stehen. Fragen dafür sind: Wie viele Meetings finden jährlich statt und in welchen Bereichen?
Berater-Beitrag
aus dem „Zeitverschwender“ Meeting fast im Handumdrehen eine effiziente und produktive Runde. Besprechung, Sitzung, Beratungsrunde, (Kreativ-)Treffen, Tagung, Konferenz… unter welchem Decknamen auch immer, trotz Telefon- und Webkonferenzen sind persönliche Meetings nicht aus dem Business wegzudenken. Von der Planung des Tagesablaufs, dem turnusmäßigen Treffen der Außendienstmitarbeiter, der Kommunikation voraussichtlicher zukünftig regelt. Leider lehrt uns der Alltag, dass manches Meeting so ganz und gar nicht den Idealfall widerspiegelt. Die Motivation der Teilnehmer ist gering, die Organisation unzureichend, die Moderation
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Meetings sollten gut durchdacht und vor allem gut vorbereitet sein. Die folgenden Tipps können dabei helfen: Besprechungszweck definieren Zu viele Meetings haben kein klar definiertes Ziel wie etwa wöchentliche Teambesprechungen oder Fortschrittsberichte. Optimale Besprechungen beziehen sich auf konkrete Aktionen, die mit klaren Zielen oder gewünschten Ergebnissen verbunden sind. Dies können zum Beispiel stickige Räume mit wenig Sauerstoff sein, spiegelnde Fenster, die es unmöglich machen, das Geschriebene auf den Monitoren zu lesen, oder anklopfende Personen, die das Meeting ständig unterbrechen,
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Nach einem vermeintlich harmlosen Einwand während des Meetings wird Herr Müller, bis dahin eher besonnen, plötzlich heftig und „sieht an dieser Stelle überhaupt keinen Spielraum für eine Diskussion“. Frau Meier findet es „mal wieder völlig klar“, dass hier „was abgewürgt werden soll“, was Herr Müller natürlich nicht auf sich sitzen lässt. In kürzester Zeit reden – bei ansteigendem Lärmpegel – fast alle gleichzeitig. Bis auf zwei Teilnehmer, die Sie als Leiter des Meetings fragend ansehen. Was passiert hier? Und vor allem: Wie leiten Sie die Besprechung wieder in eine konstruktive Bahn? Gruppen durchlaufen
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Auf Kick-off-Meetings wollen Führungskräfte ihre Mitarbeiter auf neue Aufgaben einstimmen und sie motivieren. Doch oftmals flüchten sie dabei in wohlklingende, aber wenig aussagefähige Äußerungen. Nachgeschmack hinterlassen. Das motivierende Potenzial einer Rede oder Präsentation geht so verloren. Vertrauen schaffen durch Glaubwürdigkeit Viele Ansprachen auf Kick-off-Meetings kommen etwa so daher: „In und von der Spannung im Spiel, von der Begeisterung, wenn die eigene Mannschaft gewinnt, und der Trauer, wenn sie verliert. Mit Worten positiv bewertete Bilder erzeugen Führungskräfte, die bei Kick-off-Meetings
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beklagen zudem, dass sie ständig bei der Arbeit unterbrochen werden und damit ihre Produktivität sinkt. Daneben fehlt vielen Angestellten der persönliche Kontakt zu ihren Kollegen. Viele Meetings sind unproduktiv Ein ähnliches Bild von mangelnder Disziplin in der täglichen Kommunikation offenbart ein Blick auf abteilungsinterne und unternehmensübergreifende Meetings: Ein Fünftel der befragten Damit gehört das Meeting zu den schlimmsten Zeiträubern am Arbeitsplatz. Eine Besprechung ist nach Ansicht der Hälfte der Personalmanager misslungen, wenn aus ihr weder Ergebnisse noch Entscheidungen
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Lösungserarbeitung halten Sie den Teilnehmerkreis so klein wie möglich. 3. Formulieren Sie Meeting-Ziele Weshalb? Auf welche Weise? Mit welchem messbaren Ergebnis? Bis wann? Was erreicht Die Agenda ist der rote Faden jeden Meetings. Gibt es so einen Plan nicht, ist die Gefahr groß, sich zu verzetteln. Außerdem hat jeder Teilnehmer vorab die Möglichkeit, sich intensiv auf das Meeting mit Sammeltaxis oder Chauffeur-Service abklären. Bestuhlung, Catering und technisches Equipment vorab klären und reservieren. Lästig aber wichtig: das Protokoll Kennen Sie das? Der Chef setzt ein Meeting
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Besprechungen in Unternehmen sind häufig eine Quelle von Zeitverschwendung. Vorhandene Ressourcen werden nicht effektiv genutzt. Das liegt unter anderem daran, wie solche Meetings durchgeführt der Aktivitäten für den Teamerfolg ist. Entsprechend groß ist ihre Motivation, Meetings als Bestandteil des Tagesgeschäfts so zu gestalten, um Folgendes zu erreichen: Eigenen Handlungsrahmen bestimmen zu zergliedern. Damit werden sie weder der Komplexität der Aufgaben, noch der Komplexität des Beziehungsgeflechts in modernen Unternehmen gerecht. Qualifizierte Teilnehmer in Meetings möchten mitbestimmen Je
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. Wenn in Unternehmen Entscheidungen anstehen, werden meistens Besprechungen oder neudeutsch Meetings einberufen. Ein kleiner oder großer Kreis von Personen trifft sich und diskutiert, was getan Zu diesen vielen Besprechungen (Entscheidungsgelegenheiten) kommen ganz unterschiedliche Teilnehmer. Mal geht man hin, dann ist man verhindert; mal geht man zu dem einen Meeting, mal zum anderen. Moderationstechnik: Besprechungen effektiv vorbereiten und durchführen Besprechungen verbessern: Schaffen Sie mit Ihren Meetings Mehrwert Andreas Kreuter hat vor einigen Jahren ein Unternehmen
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Die Anzahl der Geschäftsreisen kann jedoch in Zukunft abnehmen. Der Grund: ein positiver Trend in Richtung der Nutzung von Videokonferenzlösungen. Damit können Unternehmen im Vergleich zu Meetings vor Ort
