Meetings moderierenRaum und Technik für ein Meeting vorbereiten
Was muss ein Besprechungsraum leisten?
Der Raum muss zur Besprechung passen. Unterschätzen Sie nicht seine Bedeutung, das Ambiente und die Ausstattung für den Erfolg einer Besprechung. Mitarbeitende sind nur dann konstruktiv und kreativ, wenn sie sich wohlfühlen.
Meistens sind die Möglichkeiten eingeschränkt. Im Unternehmen gibt es Meeting-Räume oder Besprechungsecken, Konferenzsäle oder Büros, in denen Ihre Meetings stattfinden können. Im besten Fall erfüllt ein Besprechungsraum folgende Kriterien: Der Raum sollte
- für alle Teilnehmenden gut erreichbar sein,
- ausreichend groß und passend zugeschnitten sein (in Abhängigkeit von der Teilnehmerzahl),
- gute Belüftung, Kühlung und Beheizung haben,
- hell genug und vor direkter Sonneneinstrahlung geschützt sein,
- sich für bestimmte Präsentationen wie Dias oder Filme verdunkeln lassen,
- eine angemessene Akustik haben,
- vor äußerem Lärm geschützt sein,
- sauber und aufgeräumt sein und
- die notwendige technische Ausstattung besitzen.
Bei einer Besprechung sollten sich alle Teilnehmenden von vorn sehen können. Die Gesprächsleitung sollte alle Teilnehmenden im Blick haben. Falls es einen Schriftführer oder Protokollanten gibt, sollte diese Person neben der Gesprächsleitung sitzen. Sie sollten auf eine entsprechende Sitzordnung achten. Falls es einen Moderator gibt, wird er vorn stehen, von wo er alle Anwesenden im Blick hat oder sich im Raum so bewegen kann, dass er alle sieht.
Wie sind Tische und Stühle im Meeting-Raum angeordnet?
Tische sind nicht unbedingt notwendig. Wenn die Teilnehmenden Unterlagen mitbringen oder mitschreiben, sollten allerdings Ablageflächen vorhanden sein; außerdem ist das lange Sitzen ohne Tisch oder Abstützmöglichkeit anstrengender.
Bei einem offenen Stuhlkreis ohne Tische entsteht mehr Nähe unter den Teilnehmenden. Das ist von manchen nicht immer gewünscht; ihnen könnte der schützende Tisch fehlen. Auch das gilt es zu beachten. Abbildung 1 zeigt einige Varianten für die Stellung von Tischen und Stühlen (soweit notwendig) und für die Position von Gesprächsleitung, Schriftführer und Moderator.
Besprechungen im Stehen durchführen
Meetings können auch im Stehen stattfinden. Damit lassen sich Besprechungszeiten kurz halten. Sie sind vor allem hilfreich für regelmäßige und häufige Besprechungen, die eher informierenden Charakter haben.
Achten Sie darauf, dass alle Teilnehmenden eine gute Sicht nach vorn zur Besprechungsleitung und zum Flipchart, Whiteboard oder Videobildschirm haben. Bieten Sie an, dass sich Teilnehmende abstützen, anlehnen oder auf einen hohen Hocker setzen können, wenn das notwendig ist.
Technik und Medien im Besprechungsraum vorbereiten
Schreiben Sie die wichtigsten Besprechungspunkte und Ergebnisse für alle sichtbar auf. Dafür sind Flipcharts oder Pinnwände (Metaplantafel) geeignete Instrumente.
Achten Sie besonders darauf, dass Sie vor jeder Besprechung prüfen, ob die Technik funktioniert und ob Sie ausreichend Material wie Stifte und Papier zur Verfügung haben.
Flipchart
Am einfachsten ist das Flipchart. Mit zwei Flipcharts gleichzeitig haben Sie mehr Spielraum. Sie können beispielsweise die Tagesordnung sichtbar machen, Informationen darstellen oder offene Fragen notieren (Flipchart 1) und gleichzeitig Diskussionsbeiträge für alle sichtbar aufschreiben (Flipchart 2).
Pinnwand
An einer Pinnwand bringen Sie Karten an. Der Vorteil ist, dass Sie die Karten jederzeit verschieben oder neu ordnen können. Dazu werden die beschrifteten Moderationskarten, Banner, Kreise, DIN-A4-Seiten etc. mit Nadeln befestigt oder mit einem lösbaren Kleber an die Pinnwand geklebt. Dafür gibt es beispielsweise Sprühkleber, der einen Post-it-Effekt hat.
Stifte
Zum Schreiben nutzen Sie dicke Stifte in unterschiedlichen Farben. Prüfen Sie vor der Besprechung immer, ob die Stifte noch funktionieren.
Arbeits- und Moderationsmaterial
Für spezielle Aufgaben benötigen Sie weiteres Arbeitsmaterial, beispielsweise Klebepunkte für Bewertungsaufgaben, Schere, Klebestreifen, um Flipcharts an der Wand zu befestigen. Für solche Aufgaben gibt es im Fachhandel komplette Moderationskoffer.
Falls Sie einen solchen haben, prüfen Sie ihn immer auf Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit. Es ist außerdem hilfreich, wenn Sie immer genügend Schreibpapier, Stifte, Karten, Locher, Hefter oder Mappen für die Teilnehmenden zur Verfügung haben.
Computer, Beamer und Videobildschirm
Die Präsentation von Informationen wird häufig in Form von PowerPoint durchgeführt. Dafür brauchen Sie Computer und Beamer (Projektor) oder einen Videobildschirm (Fernseher). Wichtig ist außerdem ein Internetanschluss. Gegebenenfalls bringen Teilnehmende Modelle, Prototypen oder Ähnliches mit; auch dafür brauchen Sie Platz.
Hybride Meetings vorbereiten
Immer häufiger finden sogenannte hybride Meetings statt. Das bedeutet, ein Teil der Teilnehmenden ist im Raum persönlich anwesend, ein anderer Teil ist virtuell per Videobildschirm zugeschaltet.
Hier kommt es darauf an, dass:
- alle im Raum Anwesenden den Bildschirm sehen,
- Lautstärke und Tonqualität so gut sind, dass alle Anwesenden genau hören und verstehen, was die virtuell zugeschalteten Personen sagen,
- die virtuell Anwesenden hören und verstehen, was von den im Raum Anwesenden in der Runde gesagt wird,
- dass die virtuell Anwesenden erkennen können, wer im Raum gerade spricht und
- diese Person im Idealfall auch sehen können,
- Privatgespräche und Geräusche die Kommunikation nicht stören,
- alle virtuell oder persönlich Anwesenden sehen können, was von der Moderation auf Flipchart oder Whiteboard mitgeschrieben wird,
- alle erkennen, wenn sich jemand zu Wort meldet,
- die technische Verbindung stabil ist.
Testen Sie für Ihre Veranstaltungen, ob diese technischen Bedingungen gewährleistet sind.
Pausen während Meetings einplanen
Bei einer längeren Besprechung sollten Sie Pausen einplanen. Je nach Art und Thema der Besprechung sollten Sie alle 1,5 bis 2 Stunden eine Pause von fünf bis 15 Minuten einplanen. Erlauben Sie den Teilnehmenden, sich zu bewegen, frische Luft zu schnappen, zu trinken, zu essen, die Toiletten aufzusuchen oder zu rauchen.
Immer wichtig sind ausreichend Wasser, Kaffee, Tee oder andere übliche Getränke. Falls gegessen und geraucht werden kann, brauchen Sie einen speziellen Platz oder Raum dafür.
Technik für eine Besprechung vorbereiten und testen
Nutzen Sie die folgende Checkliste für Ihre Besprechungsplanung und die Vorbereitung der Technik. Nicht alle Aspekte sind immer wichtig. Aber die genannten Punkte helfen, nichts zu vergessen.
Beachten Sie: Wenn die Technik nicht funktioniert und alle warten müssen, ist das für die Teilnehmenden besonders ärgerlich. Leider kommt das in der Praxis dennoch immer wieder vor. Bereiten Sie sich so vor, dass Sie alles vorher testen und jederzeit wissen, wo Sie einen Experten finden, der Ihnen bei technischen Problemen schnell helfen kann.
Sitzordnung für das Meeting festlegen
Überlegen Sie bei Bedarf eine spezielle Sitzordnung. Wichtig ist, dass alle einander sehen und den Präsentationen folgen können. Falls auswärtige Gäste bei der Besprechung dabei sind (zum Beispiel Kunden), dann prüfen Sie genau, wo Sie diese platzieren. Der ranghöchste Gast sitzt rechts oder gegenüber von Ihrer Geschäftsleitung (oder dem ranghöchsten Vertreter Ihres Unternehmens).
Stellen Sie außerdem sicher, dass Gesprächsleitung und Moderator vorn sitzen und alle Teilnehmenden sowie die Präsentationen im Blick haben. Der Schriftführer, der das Protokoll erstellt (Protokollant), muss ebenfalls alle sehen und hören. Der Protokollführer sollte neben dem Gesprächsleiter sitzen, um sich bei Bedarf direkt mit ihm abzustimmen.
Nutzen Sie die folgende Darstellung, um zu planen und der Haustechnik vorzugeben, wie Tische und Stühle stehen sollten. Außerdem können Sie bei Bedarf, den Teilnehmenden damit mitteilen, wo sie sitzen sollen. Entweder vorab mit der Einladung oder per Aushang an der Eingangstür zum Meeting.