Kapitel 108: Texte schreibenBerichte und Reports schreiben

Einen Bericht oder einen Report erstellen Sie dann, wenn Sie dafür den Auftrag erhalten; zum Beispiel von der Geschäftsleitung, Ihrem Vorgesetzten, einem Kunden, Ihrer Bank, einem Projektpartner oder einer Behörde. Berichte werden zum Beispiel zu folgenden Anlässen geschrieben:

• Sie haben eine Idee, die Sie im Unternehmen gerne umsetzen wollen. Ihr Vorgesetzter bittet Sie, die Idee in Form eines Konzepts auszuarbeiten und dann als Bericht aufzuschreiben.
• Die Geschäftsleitung will erfahren, welche Erfolge Sie mit Ihrem neuen Geschäftsfeld erzielt haben. Dafür erstellen Sie einen Bericht mit allen relevanten Zielen, Aktivitäten, Kennzahlen und Erfolgen.
• In einem umfangreichen Entwicklungsprojekt mit mehreren internen und externen Partnern sollen Sie über den Stand und die Ergebnisse Ihres Teil-Projekts berichten.

Berichte beschreiben meist den Verlauf, Ereignisse, Situationen oder Analyseergebnisse in qualitativer Form. Im Bericht werden komplexe Sachverhalte mehr oder weniger ausführlich beschrieben.

In Reports werden insbesondere Zahlen aufgelistet und erläutert, die einen Erfolg, eine quantitative Entwicklung oder den Verlauf von Kennzahlen darstellen. Der Report beinhaltet deshalb Statistiken und Diagramme.

Der Auftraggeber und die Adressaten bestimmen die Inhalte und die Form eines Berichts oder Reports. Folgende Aspekte sollten Sie entsprechend vorab mit dem Auftraggeber klären:

• Welche Informationen muss der Bericht, der Report enthalten?
• Welche Zahlen, Daten, Fakten, Beispiele sollten aufgeführt werden?
• In welcher Form sollen solche Informationen aufbereitet sein (Tabellen, Grafiken, Diagramme)?
• Wie umfangreich soll der Bericht, der Report sein?
• Wofür wird er gebraucht (Ziele)?
• Wer wird den Bericht, den Report alles lesen?

Überlegen Sie zudem, was Sie selbst mit dem Bericht oder Report erreichen wollen:

• Wollen Sie den Auftraggeber oder Adressaten von Ihrer Lösung überzeugen?
• Wollen Sie sachlich informieren?
• Wollen Sie sich absichern?
• Oder wollen Sie sich für weitere Projekte empfehlen?

Die Antworten auf diese Fragen geben Hinweise, was für das Schreiben des Berichts und Reports wichtig sein kann und was Sie beachten sollten.

Für die Gliederung Ihres Berichts können Sie sich an folgender Struktur orientieren. Sie zeigt, welche Inhalte und Informationen an welcher Stelle im Bericht beschrieben werden. Gliedern Sie Ihren Bericht wie folgt:

1. Titel

Benennen Sie eindeutig, verständlich und aussagekräftig, worum es in Ihrem Bericht geht. So erkennen Leserin und Leser am Titel und auf dem Deckblatt Ihres Berichts, über welches Thema berichtet wird.

Damit helfen Sie bei der (gedanklichen) Zuordnung des Berichts zu einem Thema. Außerdem können Lesende beurteilen, ob dieses Thema für sie relevant ist.

2. Gegebenenfalls Erkenntnisse und Ergebnisse vorab

Für das schnelle Lesen werden die wichtigsten vier bis sechs Informationen ganz kurz genannt. Sie können an dieser Stelle einem umfangreichen Bericht ein Management Summary voranstellen.

Ist Ihr Bericht kurz, dann schreiben Sie an dieser Stelle die wichtigsten Aussagen als Punktaufzählung auf.

3. Anlass und Situation

Was ist der Anlass dafür, dass Sie sich mit dem Berichtsthema befasst haben? Was kennzeichnet die derzeitige Situation in Bezug auf Ihr Thema? Nennen Sie Ereignisse, Anlässe, Zahlen, Daten und Fakten zu dem Gegenstand, um den es im Bericht geht.

4. Folgen

Zu welchen Folgen führt diese Situation? Welche Folgen hat der Anlass? Jetzt, in der Vergangenheit oder in der Zukunft? Nennen Sie ein bis drei Folgen.

5. Ziele

Was soll erreicht werden? Benennen Sie das zentrale Ziel, das Sie mit Ihrem Thema oder mit der Lösung, die Sie in dem Bericht vorstellen, erreichen wollen. Wozu soll Ihre Lösung beitragen?

Hier beziehen Sie sich auf übergeordnete Unternehmensziele oder auf die Erwartungen der Stakeholder und Adressaten des Berichts.

6. Lösung, Vorschlag

Nennen Sie die Merkmale Ihres Themas oder Ihrer Lösung. Beschreiben Sie Details und liefern Sie weiterführende Informationen, wenn es für Ihren Auftraggeber und Ihre Adressaten wichtig oder hilfreich ist.

Beantworten Sie alle wichtigen W-Fragen. Was genau Sie an dieser Stelle in Ihrem Bericht ausführen, hängt von Ihrem Thema ab und von dem, was Sie von Ihrem Auftraggeber als Auftrag erhalten haben.

5. Gegebenenfalls Bewertung

Wie sind Ihre Lösungen und Ihr Vorschlag zu beurteilen oder zu bewerten – insbesondere vor dem Hintergrund der genannten Ziele? Nennen Sie Chancen, Nutzen, Vorteile, Erlöse, aber auch Risiken, Aufwand, Nachteile und Kosten.

6. Gegebenenfalls Empfehlung

Geben Sie eine Empfehlung: Was bedeutet das konkret? Was muss geändert werden? Was schlagen Sie vor?

7. Nächste Schritte

Was werden Sie als Nächstes tun und was erwarten Sie von Ihrem Adressaten? Nennen Sie ein bis zwei Maßnahmen, nächste Schritte oder offene Punkte, die noch erledigt oder geklärt werden müssen.

Welche Schlussfolgerungen kann oder soll der Adressat aus Ihrem Bericht ziehen?

Die Gliederung des Reports ist mit der eines Berichts vergleichbar. Allerdings beinhaltet der Report meist mehr Zahlen und Daten. Sein wesentlicher Zweck ist es, ausgewählte Kennzahlen und deren Entwicklung sichtbar zu machen. Je nach Zweck werden dabei Planwerte und Istwerte dargestellt.

Wenn es im Report vor allem um Kennzahlen geht, kann er folgendermaßen gegliedert werden:

1. Titel

Welcher Bereich, welches Thema im Unternehmen wird mit den Zahlen, Daten und Informationen dieses Reports betrachtet und in Form von Kennzahlen dargestellt?

2. Ziele und Auswahl der Kennzahlen

Benennen Sie Zweck und Ziele, die mit diesem Report verfolgt werden. Erläutern Sie diese gegebenenfalls, indem Sie das Warum und Wofür der folgenden Zahlen erklären. Sie können auch die Fragen nennen, die im Folgenden anhand von Zahlen und Diagrammen beantwortet werden.

Mit dem Zweck und den Zielen verknüpfen Sie dann die Kennzahlen, die zeigen, was in Bezug auf die Ziele erreicht oder nicht erreicht wurde. In diesem Abschnitt benennen Sie diese Kennzahlen.

3. Kennzahlen und ihre Entwicklung

Im Hauptteil des Reports werden alle Kennzahlen und ihre Entwicklung erläutert. Wichtig ist, sich auf die Kennzahlen zu beschränken, die für die Ziele und Zwecke benötigt werden.

Der Adressat muss die Entwicklung der Kennzahl erkennen können. Er muss die Darstellung verstehen und die Entwicklung interpretieren und bewerten können. Je nach Kennzahl werden auch Abweichungen von einer Sollvorgabe dargestellt (Soll-Ist-Vergleich).

Dafür erklären Sie bei Bedarf Hintergründe zur Messung und Berechnung der Kennzahl sowie zum methodischen Vorgehen. Sie weisen auf Besonderheiten oder Abweichungen hin.

4. Gegebenenfalls Bewertung

Wie sind die Kennzahlen und ihr Verlauf zu beurteilen oder zu bewerten? Wenn Sie von Ihrem Auftraggeber zu einer Bewertung aufgefordert sind, erfüllen Sie dies an dieser Stelle des Reports: Was lässt sich aus diesen Kennzahlen lernen? Welches Fazit ergibt sich daraus?

5. Empfehlung und nächste Schritte

Sie können zum Schluss des Reports eine Empfehlung aussprechen: Was soll getan werden? Im Hinblick auf die weiteren Reports oder auf die Maßnahmen, die sich aus den Kennzahlen ergeben können.

Berücksichtigen Sie, dass Berichte und Reports nicht immer nur vom Fachpublikum gelesen werden. Zahlen müssen verständlich und nachvollziehbar sein. Insbesondere technische Informationen sollten auch von Laien verstanden werden. Und zu den Laien zählen häufig auch Vorgesetzte und Top-Manager.