Texte schreibenBerichte und Reports schreiben

Einen Bericht oder einen Report erstellen Sie dann, wenn Sie dafür den Auftrag erhalten; zum Beispiel von der Geschäftsleitung, Ihrem Vorgesetzten, einem Kunden, Ihrer Bank, einem Projektpartner oder einer Behörde. Berichte werden zum Beispiel zu folgenden Anlässen geschrieben:

• Sie haben eine Idee, die Sie im Unternehmen gerne umsetzen wollen. Ihr Vorgesetzter bittet Sie, die Idee in Form eines Konzepts auszuarbeiten und dann als Bericht aufzuschreiben.
• Die Geschäftsleitung will erfahren, welche Erfolge Sie mit Ihrem neuen Geschäftsfeld erzielt haben. Dafür erstellen Sie einen Bericht mit allen relevanten Zielen, Aktivitäten, Kennzahlen und Erfolgen.
• In einem umfangreichen Entwicklungsprojekt mit mehreren internen und externen Partnern sollen Sie über den Verlauf und die Ergebnisse Ihres Teil-Projekts berichten.

Berichte beschreiben meist den Verlauf, Ereignisse, Situationen oder Analyseergebnisse in qualitativer Form. Im Bericht werden komplexe Sachverhalte mehr oder weniger ausführlich beschrieben. In einem Report werden meist Zahlen aufgelistet und erläutert, die einen Erfolg, eine quantitative Entwicklung oder den Verlauf von Kennzahlen darstellen. Der Report beinhaltet deshalb vor allem Statistiken und Diagramme.

Der Auftraggeber und Adressat bestimmen die Inhalte und die Form eines Berichts oder Reports. Folgende Aspekte sollten Sie entsprechend vorab mit dem Auftraggeber klären:

• Welche Informationen muss der Bericht, der Report enthalten?
• Welche Zahlen, Daten, Fakten, Beispiele sollten aufgeführt werden?
• In welcher Form sollen solche Informationen aufbereitet sein (Tabellen, Grafiken, Diagramme)?
• Wie umfangreich soll der Bericht, der Report sein?
• Wofür wird er gebraucht (Ziele)?
• Wer wird den Bericht, den Report alles lesen?

Überlegen Sie zudem, was Sie selbst mit dem Bericht oder Report erreichen wollen. Wollen Sie den Auftraggeber oder Adressaten von Ihrer Lösung überzeugen? Wollen Sie sachlich informieren? Wollen Sie sich absichern? Oder wollen Sie sich für weitere Projekte empfehlen? Die Antworten auf diese Fragen geben Hinweise, was für das Schreiben des Berichts und Reports außerdem wichtig sein kann.

Für die Gliederung Ihres Berichts können Sie sich an folgender Struktur orientieren. Sie macht  deutlich, welche Inhalte und Informationen an welcher Stelle im Bericht beschrieben werden. Gliedern Sie Ihren Bericht wie folgt:

1. Titel

Worum geht es in diesem Bericht? Machen Sie klare und eindeutige Aussagen, damit die Leserin und der Leser am Titel und auf dem Deckblatt Ihres Berichts erkennen, um was es in diesem Bericht geht. Damit helfen Sie bei der (gedanklichen) Zuordnung des Berichts zu einem Thema. Außerdem kann der Adressat beurteilen, ob dieses Thema für ihn relevant ist.

2. Gegebenenfalls Erkenntnisse und Ergebnisse vorab

Für das schnelle Lesen werden die wichtigsten vier bis sechs Informationen ganz kurz genannt. Sie können an dieser Stelle einem umfangreichen Bericht ein Management Summary voranstellen. Wie dieses aufgebaut und geschrieben wird, erfahren Sie im entsprechenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.

3. Anlass und Situation

Was ist der Anlass dafür, dass Sie sich mit dem Berichtsthema befasst haben? Was kennzeichnet die derzeitige Situation in Bezug auf Ihr Thema? Nennen Sie Ereignisse, Anlässe, Zahlen, Daten und Fakten zu dem Gegenstand, um den es im Bericht geht.

4. Folgen

Zu welchen Folgen führt diese Situation? Welche Folgen hat der Anlass? Jetzt, in der Vergangenheit oder in der Zukunft? Nennen Sie ein bis drei Folgen.

5. Ziele

Was soll erreicht werden? Benennen Sie das zentrale Ziel, das Sie mit Ihrem Thema oder mit der Lösung, die Sie in dem Bericht vorstellen, erreichen wollen. Wofür sind Ihr Thema und Ihre Lösung hilfreich?

6. Lösung, Vorschlag

Nennen Sie die Merkmale Ihres Themas oder Ihrer Lösung. Beschreiben Sie Details und liefern Sie  weiterführende Informationen, wenn es für Ihren Auftraggeber und Ihre Adressaten wichtig oder hilfreich ist. Beantworten Sie alle wichtigen W-Fragen. Was genau Sie an dieser Stelle in Ihrem Bericht ausführen, hängt von Ihrem Thema ab und von dem, was Sie von Ihrem Auftraggeber als Auftrag erhalten haben.

5. Gegebenenfalls Bewertung

Wie sind Ihre Lösungen und Ihr Vorschlag zu beurteilen oder zu bewerten – insbesondere vor dem Hintergrund der Unternehmens- oder Abteilungsziele? Nennen Sie Chancen, Nutzen, Vorteile, Erlöse sowie Risiken, Aufwand, Nachteile und Kosten.

6. Gegebenenfalls Empfehlung

Geben Sie eine Empfehlung: Was bedeutet das konkret? Was muss geändert werden? Was schlagen Sie vor?

7. Gegebenenfalls nächste Schritte

Was werden Sie als Nächstes tun und was erwarten Sie von Ihrem Adressaten? Nennen Sie ein bis zwei Maßnahmen, nächste Schritte oder offene Punkte, die noch erledigt oder geklärt werden müssen.

Die Gliederung des Reports ist mit der eines Berichts vergleichbar. Allerdings beinhaltet der Report meist mehr Zahlen und Daten. Sein wesentlicher Zweck ist es, ausgewählte Kennzahlen und deren Entwicklung sichtbar zu machen. Je nach Zweck werden dabei Planwerte und Istwerte dargestellt. Wenn es im Report vor allem um Kennzahlen geht, kann er folgendermaßen gegliedert werden:

1. Titel

Welcher Bereich, welches Thema im Unternehmen wird mit den Zahlen, Daten und Informationen dieses Reports betrachtet und in Form von Kennzahlen dargestellt?

2. Ziele und Auswahl der Kennzahlen

Wenn der Report für einen aktuellen Zweck einmalig erstellt wird, dann sollte an dieser Stelle erläutert werden, was der Zweck und was die Ziele sind, die mit diesem Report verfolgt werden, und welche Fragen beantwortet werden sollen. Darüber hinaus werden die Ziele, Erwartungen und Fragen an dieser Stelle benannt und kurz erläutert, auf die sich die folgenden Ausführungen und Kennzahlen beziehen. An dieser Stelle wird also erklärt: Warum werden die folgenden Kennzahlen dargestellt und wofür gibt es diesen Report?

3. Kennzahlen und ihre Entwicklung

In diesem Hauptteil des Reports werden alle benötigten Kennzahlen benannt und ihre Entwicklung erläutert. Wichtig ist, sich auf die Kennzahlen zu beschränken, die für die Ziele und Zwecke (Punkt2) benötigt werden. Der Adressat muss die Bedeutung der Kennzahl und der Darstellung erkennen können, er muss die Darstellung verstehen und die Entwicklung interpretieren und bewerten können. Dafür werden die Kennzahlen und ihr Verlauf nicht nur im Diagramm dargestellt, sondern gegebenenfalls auch definiert und erklärt.

4. Gegebenenfalls Bewertung

Wie sind die Kennzahlen und ihr Verlauf zu beurteilen oder zu bewerten? Wenn Sie von Ihrem Auftraggeber zu einer Bewertung aufgefordert sind, erfüllen Sie dies an dieser Stelle des Reports – unter dem Motto: Was lässt sich aus diesen Kennzahlen lernen? Welches Fazit ergibt sich daraus?

5. Gegebenenfalls Empfehlung und nächste Schritte

Sie können bei Bedarf zum Schluss des Reports eine Empfehlung aussprechen: Was soll getan werden? Im Hinblick auf die weiteren Reports oder auf die Maßnahmen, die sich aus den Kennzahlen ergeben können.

Berücksichtigen Sie, dass Berichte und Reports nicht immer nur vom Fachpublikum gelesen werden. Zahlen müssen verständlich und nachvollziehbar sein. Insbesondere technische Informationen sollten auch von Laien verstanden werden. Und zu den Laien zählen häufig auch Vorgesetzte und Top-Manager.