Spezielle Excel-DiagrammeTrichterdiagramme in Excel erstellen

Was ist ein Trichterdiagramm?

Ein Trichterdiagramm visualisiert die einzelnen Stufen eines Prozesses, bei dem die Anzahl der Vorgänge, die Werte des Diagramms, von Stufe zu Stufe typischerweise kleiner wird.

Jede Stufe wird als waagerechter Abschnitt dargestellt. Breite Abschnitte stehen für hohe Werte, schmale Abschnitte für niedrigere Werte.

Die größte Stufe befindet sich üblicherweise oben. Die nachfolgenden Stufen werden darunter angeordnet und zunehmend schmaler. Dadurch hat das Diagramm die typische Form eines Trichters.

Ein Beispiel:

Das Trichterdiagramm stellt diese Werte als einen mehrstufigen Umwandlungsprozess dar. Der obere Bereich des Trichters zeigt die 1.000 Erstkontakte. Die unteren Bereiche werden entsprechend der sinkenden Werte immer schmaler.

Das Diagramm zeigt anschaulich, dass von den ursprünglich 1.000 Kontakten letztlich 90 Aufträge übrig bleiben. Damit ergibt sich:

Conversion-Rate = 90 ÷ 1.000 = 9 %

Allerdings besitzt diese Darstellung auch Grenzen. Ein realer Geschäftsprozess verläuft nicht immer geradlinig von oben nach unten. Kontakte können beispielsweise Stufen überspringen, in frühere Phasen zurückkehren oder über mehrere Wege zum Abschluss gelangen.

Ein Trichterdiagramm ist deshalb immer eine vereinfachte Darstellung eines Prozesses.

Warum heißt es Trichterdiagramm?

Der Name ergibt sich aus der optischen Form. Ein physischer Trichter ist oben breit und läuft nach unten schmal zusammen. Übertragen auf einen Geschäftsprozess bedeutet dies:

• Oben treten viele Vorgänge in den Prozess ein.
• In jeder weiteren Stufe scheidet ein Teil aus.
• Unten bleibt nur noch ein kleinerer Anteil übrig.

Die Form des Diagramms unterstützt damit eine leicht verständliche Metapher: Viele potenzielle Vorgänge treten oben ein, aber nur ein Teil erreicht das Ende des Prozesses.

Wie funktioniert ein Trichterdiagramm?

Das Diagramm verwendet die Breite der einzelnen Abschnitte zur Darstellung der Werte. Je größer der Wert einer Prozessstufe ist, desto breiter wird der zugehörige Abschnitt dargestellt.

Dabei sind drei Informationen besonders wichtig:

• Die Reihenfolge der Stufen: Die Kategorien werden in der Reihenfolge dargestellt, in der sie in der Datentabelle stehen. Die Reihenfolge sollte deshalb dem tatsächlichen Prozess entsprechen.
• Die absoluten Werte: Die Breite jedes Abschnitts basiert auf dem jeweiligen Zahlenwert. Ein Wert von 800 erzeugt einen doppelt so breiten Abschnitt wie ein Wert von 400.
• Der Übergang zwischen den Stufen: Der eigentliche Informationsgehalt entsteht häufig nicht allein aus den absoluten Werten, sondern aus dem Verlust zwischen zwei Prozessstufen.

Besonders interessant ist die Frage: An welcher Stelle verliert der Prozess besonders viele Vorgänge? Der Trichter zeigt dies, indem er an der entsprechenden Stufe deutlich schmäler wird.

Das Aussehen des Trichters visualisiert gewissermaßen den Prozesserfolg und die Schwächen im Prozess.

Typische Einsatzbereiche von Trichterdiagrammen

Nicht jeder Datensatz beschreibt lediglich voneinander unabhängige Kategorien. In vielen betrieblichen Auswertungen durchlaufen Vorgänge mehrere aufeinanderfolgende Stufen, die logisch oder sachlich miteinander verbunden sind.

Das Trichterdiagramm zeigt nicht nur die Werte der einzelnen Stufen. Es vermittelt gleichzeitig, wie stark sich die Menge im Verlauf des Prozesses reduziert. Dadurch werden Verluste, Engpässe und besonders kritische Übergänge schnell sichtbar.

Trichterdiagramme werden häufig im Vertrieb und Marketing eingesetzt. Ihr Einsatzgebiet ist jedoch wesentlich größer. Sie eignen sich ebenso für Bewerbungsprozesse, Produktionsabläufe, Reklamationsbearbeitung, Qualitätsprüfungen oder die Bearbeitung von Kundenanfragen.

Vertriebs- und Verkaufstrichter

Der klassische Anwendungsfall ist die Vertriebs-Pipeline. Mögliche Stufen sind: Erstkontakte, qualifizierte Leads, vereinbarte Termine, versendete Angebote, laufende Verhandlungen, gewonnene Aufträge.

Das Diagramm zeigt, wie viele Verkaufschancen die jeweilige Stufe erreichen. Damit lassen sich Fragen beantworten wie:

• Wie viele Kontakte werden zu qualifizierten Leads?
• Wie viele Angebote führen zu einer Verhandlung?
• Wie viele Verhandlungen enden mit einem Auftrag?
• An welcher Stelle verliert der Vertrieb besonders viele potenzielle Kunden?

Marketing-Funnel

Im Online-Marketing wird häufig der Weg vom ersten Kontakt bis zum Kauf betrachtet. Ein möglicher Marketing-Funnel lautet: Reichweite (Anzeigenimpressionen), Interesse (Websitebesucher), Reaktion (Newsletter-Anmeldungen), Absicht (Produktanfragen), Abschluss (Käufe).

Auch hier verringert sich die Menge typischerweise von Stufe zu Stufe. Ein Unternehmen kann dadurch erkennen, ob beispielsweise viele Menschen die Website besuchen, aber nur wenige eine Anfrage stellen.

Bewerbungsprozesse

Auch ein Auswahlverfahren besitzt eine trichterförmige Struktur: eingegangene Bewerbungen, formal geeignete Bewerbungen, Erstgespräche, Zweitgespräche, Vertragsangebote, Einstellungen.

Das Trichterdiagramm zeigt, wie viele Bewerber die einzelnen Auswahlstufen erreichen. Dabei lassen sich beispielsweise besonders hohe Ausfallquoten zwischen Vorstellungsgespräch und Vertragsangebot erkennen.

Produktions- und Qualitätsprozesse

In der Produktion können Mengen während verschiedener Prüf- und Bearbeitungsschritte abnehmen: produzierte Teile, geprüfte Teile, fehlerfreie Teile, freigegebene Teile, ausgelieferte Teile.

Das Diagramm kann hier Ausschuss, Nacharbeit oder Qualitätsverluste sichtbar machen. Allerdings sollte sorgfältig geprüft werden, ob tatsächlich ein linearer Prozess vorliegt. Bei komplexen Produktionsabläufen mit Rückführungen und mehreren Bearbeitungswegen sind andere Darstellungen möglicherweise besser geeignet.

Kundenservice und Ticketbearbeitung

Auch Serviceanfragen können mehrere Stufen durchlaufen: eingegangene Anfragen, geprüfte Anfragen, zugewiesene Tickets, bearbeitete Tickets, gelöste Tickets, bestätigte Abschlüsse.

Ein Trichterdiagramm kann zeigen, wie viele Vorgänge in den einzelnen Bearbeitungsphasen verbleiben.

E-Commerce

Ein typischer E-Commerce-Funnel besteht aus: Websitebesuchern, Produktaufrufen, Warenkorbzugängen, begonnenen Bestellvorgängen, abgeschlossenen Bestellungen.

Hier können besonders hohe Abbruchraten, etwa zwischen Warenkorb und Kaufabschluss, erkannt werden.

Wann eignet sich ein Trichterdiagramm?

Ein Trichterdiagramm ist besonders geeignet, wenn vier Voraussetzungen erfüllt sind.

Es liegt ein mehrstufiger Prozess vor: Die Kategorien müssen logisch aufeinanderfolgen. Ein Trichterdiagramm zeigt nicht einfach verschiedene Kategorien, sondern die Stationen eines Prozesses.

Die Vorgänge bewegen sich grundsätzlich durch dieselben Stufen: Die Prozessstufen sollten aufeinander aufbauen. Ein Auftrag kann beispielsweise nur aus einem Angebot entstehen, wenn das Vertriebsmodell genau diesen Ablauf vorsieht.

Die Werte nehmen überwiegend ab: In einem klassischen Trichter wird die Menge mit jeder Stufe kleiner. Sind spätere Werte größer als frühere, entsteht keine typische Trichterform. Das kann auf Datenfehler, unterschiedliche Bezugsgrößen oder einen Prozess mit neu hinzukommenden Vorgängen hindeuten.

Verluste oder Conversion-Rates sind wichtig: Das Trichterdiagramm ist besonders nützlich, wenn die Übergänge zwischen den Stufen analysiert werden sollen.

Trichterdiagramme in Dashboards

In Dashboards kann ein Trichterdiagramm eine kompakte Übersicht über einen wichtigen Prozess liefern. Eine sinnvolle Dashboard-Struktur könnte bestehen aus:

• Trichterdiagramm für die Prozessstufen
• KPI-Karte für die Gesamt-Conversion
• KPI-Karte für die durchschnittliche Durchlaufzeit
• Balkendiagramm für Verluste je Stufe
• Tabelle mit Verantwortlichen und Maßnahmen

Der Trichter zeigt dabei die Gesamtstruktur. Ergänzende Visualisierungen liefern die notwendige analytische Tiefe. Manche Nutzer wechseln für interaktive Trichterdiagramme zu Power BI, wo zusätzliche Filter- und Drilldown-Möglichkeiten zur Verfügung stehen.

Wann sollten Sie kein Trichterdiagramm verwenden?

Nicht jede absteigend sortierte Zahlenreihe ist ein Trichter.

Keine Prozessbeziehung zwischen den Kategorien

Eine Liste mit Produktumsätzen, die absteigend nach Umsatz sortiert ist, eignet sich nicht als Trichterdiagramm. Es gibt keine feste sachlogische Verbindung zwischen den Produkten und ihren Umsätzen.

Ranglisten

Die zehn umsatzstärksten Kunden bilden keine Prozessstufen. Auch wenn die Werte absteigend sortiert werden, entsteht dadurch kein Trichterprozess.

Zeitreihen

Monatsumsätze von Januar bis Dezember sollten nicht als Trichter dargestellt werden. Zeitliche Entwicklungen gehören in Linien- oder Säulendiagramme.

Werte mit unterschiedlichen Grundgesamtheiten

Ein häufiger Fehler besteht darin, Kennzahlen miteinander zu verbinden, die nicht dieselbe Grundgesamtheit besitzen.

Beispiel: 10.000 Websitebesucher, 2.000 Newsletter-Abonnenten, 2.000 Bestandskunden, 600 Verkäufe. Die 2.000 Bestandskunden müssen nicht zwingend aus den 2.000 Newsletter-Abonnenten hervorgegangen sein. Die Stufen bilden daher möglicherweise keinen durchgängigen Prozess.

Prozesse mit starken Rückkopplungen

Wenn Vorgänge regelmäßig zwischen mehreren Stufen wechseln, bildet ein statischer Trichter die Realität nur unzureichend ab. Für solche Prozesse können Flussdiagramme, Sankey-Diagramme oder Prozessmodelle geeigneter sein.

Die Daten für das Trichterdiagramm vorbereiten

Für ein einfaches Trichterdiagramm benötigen Sie lediglich eine Tabelle mit zwei Spalten: die Prozessstufe und den zugehörigen Wert.

Wichtig: Die erste Stufe (Prozessschritt) muss oben stehen. Die folgenden Zeilen müssen der tatsächlichen Prozessreihenfolge entsprechen.

Das bedeutet: Sortieren Sie die Daten nicht automatisch nach der Größe, wenn dadurch die Prozessreihenfolge verändert wird. Ein Trichterdiagramm ist kein Rangdiagramm.

Anforderungen an die Daten

Achten Sie auf folgende Punkte:

• Jede Prozessstufe steht in einer eigenen Zeile.
• Die Bezeichnungen sind eindeutig.
• Die Werte sind numerisch.
• Es gibt keine unnötigen Leerzeilen.
• Die Reihenfolge entspricht dem Prozess.
• Alle Werte verwenden dieselbe Maßeinheit.
• Die Grundgesamtheit ist über alle Stufen konsistent.

Vermeiden Sie außerdem Stufen mit dem Wert 0 oder leere Zeilen innerhalb des Prozesses – sie verfälschen die Trichterform oder lassen das Diagramm optisch abbrechen.

Fehlende Stufen sollten Sie entweder aus der Darstellung entfernen oder mit realistischen Schätzwerten füllen, wenn sie für das Verständnis des Prozesses notwendig sind.

Bestands- oder Kohortentrichter?

Dieser Unterschied ist für professionelle Analysen besonders wichtig.

Bestandstrichter: Ein Bestandstrichter zeigt, wie viele Vorgänge sich zu einem bestimmten Zeitpunkt in den jeweiligen Stufen befinden.

Beispiel: Aktueller Status mit 200 neuen Verkaufschancen, 120 in Qualifizierung usw. Diese Zahlen stellen einen momentanen Bestand dar.

Kohortentrichter: Ein Kohortentrichter verfolgt eine definierte Ausgangsgruppe über alle Prozessstufen.

Beispiel: Von den 1.000 Kontakten, die im Januar gewonnen wurden, erreichten 600 die Qualifizierung, 300 die Angebotsphase und 90 den Abschluss.

Nur bei einem solchen Trichter lassen sich echte Conversion-Rates eindeutig berechnen.

Tipp: Kennzeichnen Sie klar, ob Ihr Trichter einen aktuellen Bestand oder den Verlauf einer festen Ausgangsgruppe zeigt. Andernfalls können Conversion-Rates irreführend sein.

Zeitverzögerungen berücksichtigen

Nicht jeder Vorgang durchläuft den gesamten Prozess innerhalb desselben Zeitraums. Ein Kontakt aus Januar kann möglicherweise erst im März zum Auftrag werden, ein anderer noch im Januar.

Vergleicht man Januar-Kontakte ausschließlich mit Januar-Aufträgen, kann die Conversion-Rate zu niedrig erscheinen.

Mögliche Lösungen sind: eine ausreichend lange Beobachtungsperiode, Analyse nach Kohorten, durchschnittliche Durchlaufzeiten, zeitversetzte Conversion-Berechnungen. Gerade bei langen Verkaufsprozessen ist dieser Punkt entscheidend.

Trichterdiagramm in Excel erstellen

Ein Trichterdiagramm erstellen Sie in wenigen Schritten.

Schritt 1: Daten markieren 

Markieren Sie die beiden Spalten mit den Prozessstufen und den zugehörigen Werten einschließlich der Überschriften.

Schritt 2: Trichterdiagramm einfügen 

Wählen Sie im Menüband: Registerkarte Einfügen > Befehlsgruppe Diagramme > Wasserfalldiagramm > Trichter.

Schritt 3: Ergebnis überprüfen 

Kontrollieren Sie:

• Sind alle Prozessstufen enthalten?
• Ist die Reihenfolge korrekt?
• Stimmen die Zahlenwerte?
• Befindet sich die erste Stufe oben?
• Werden die Bezeichnungen vollständig angezeigt?

Schritt 4: Diagrammtitel anpassen 

Ersetzen Sie einen allgemeinen Titel wie „Diagrammtitel“ durch eine konkrete Aussage. Beispiele:

• „Vertriebsprozess vom Erstkontakt bis zum Auftrag“
• „Nur 9 Prozent der Erstkontakte führen zu einem Auftrag“
• „Größter Verlust zwischen Qualifizierung und Angebot“

Trichterdiagramm professionell gestalten

Der Standard für das Trichterdiagramm aus Excel ist eine gute Ausgangsbasis. Für Berichte und Präsentationen sollte die Gestaltung jedoch überarbeitet werden.

Aussagekräftigen Titel verwenden

Der Titel sollte nicht nur den Diagrammtyp nennen.

• Schlecht: Vertriebstrichter
• Besser: Von 1.000 Erstkontakten führen 90 zu einem Auftrag
• Oder: Nur jeder zweite qualifizierte Kontakt erhält ein Angebot

Damit erkennt der Leser die zentrale Aussage sofort.

Farben sparsam einsetzen

Ein Trichterdiagramm benötigt nicht für jede Stufe eine völlig andere Farbe. Mehrere kräftige Farben können den Eindruck erwecken, dass es sich um voneinander unabhängige Kategorien handelt.

Sinnvolle Möglichkeiten sind: ein einheitlicher Farbton, Abstufungen einer Grundfarbe, eine Akzentfarbe für eine kritische Stufe, eine abweichende Farbe für den erfolgreichen Abschluss.

Eine problematische Prozessstufe kann gezielt hervorgehoben werden. Alle übrigen Stufen sollten visuell zurücktreten.

Tipp zur individuellen Segmentformatierung

Um einzelne Stufen farblich gezielt anzupassen, klicken Sie nicht auf die gesamte Datenreihe, sondern direkt auf ein einzelnes Segment. Anschließend wählen Sie „Datenpunkt formatieren“ und passen die Füllung an.

Datenbeschriftungen direkt am Diagramm anzeigen

Der Leser sollte nicht zwischen Diagramm und separater Legende hin- und herblicken müssen. Zeigen Sie die Namen der Stufen und die wichtigsten Werte möglichst direkt an.

Einheiten eindeutig angeben

Verwenden Sie nicht nur Zahlen wie 1.000 oder 600. Machen Sie deutlich, worum es geht: Kontakte, Bewerbungen, Teile, Tickets, Bestellungen oder Euro.

Dezimalstellen vermeiden

Bei Mengenangaben sind Dezimalstellen meist unnötig. Statt: 600,00 Kontakte zeigen Sie besser: 600 Kontakte. Conversion-Rates können dagegen mit keiner oder einer Dezimalstelle dargestellt werden.

Diagramm nicht unnötig mit Effekten versehen

Vermeiden Sie starke Schatten, 3D-Effekte, Verläufe ohne Informationsfunktion, dekorative Rahmen oder übermäßig große Überschriften. Die Form des Trichters ist bereits visuell auffällig. Zusätzliche Effekte sind meist nicht erforderlich.

Abstandsbreite für nahtlose Übergänge optimieren

Ein visueller Kniff für ein aufgeräumtes Design: Machen Sie einen Rechtsklick auf die Trichterbalken und wählen Sie Datenreihen formatieren.

Reduzieren Sie den Wert bei Abstandsbreite (zum Beispiel nahe oder exakt auf 0 %). Dadurch verschwinden die breiten Lücken zwischen den Abschnitten, und das Diagramm wirkt wie aus einem Guss.

Entscheidungshilfe: Welcher Diagrammtyp ist geeignet?

Nutzen Sie die folgende Übersicht, um den geeigneten Diagrammtyp in Excel für Ihre Zwecke und Fragestellungen auszuwählen.

Trichterdiagramm oder Balkendiagramm?

Ein Balkendiagramm kann dieselben Werte häufig präziser darstellen. Warum sollte man dennoch einen Trichter verwenden?

Trichterdiagramm verwenden, wenn

• die Prozesslogik wichtig ist,
• die Stufen eindeutig aufeinanderfolgen,
• die Werte überwiegend sinken,
• die Abnahme selbst Teil der Botschaft ist,
• nur wenige Prozessstufen vorhanden sind.

Balkendiagramm verwenden, wenn …

• Werte exakt verglichen werden sollen,
• viele Stufen vorhanden sind,
• die Werte nicht kontinuierlich abnehmen,
• einzelne Unterschiede besonders wichtig sind,
• die Prozessmetapher keinen zusätzlichen Nutzen bietet.

Eine gute Lösung kann auch eine Kombination sein: Trichterdiagramm für die Managementübersicht, Balkendiagramm oder Tabelle für die Detailanalyse.

Trichterdiagramm oder Wasserfalldiagramm?

Beide Diagramme werden häufig für Veränderungen verwendet, verfolgen jedoch unterschiedliche Ziele.

Trichterdiagramm: Das Trichterdiagramm zeigt, wie viele Vorgänge eine bestimmte Prozessstufe erreichen.

Wasserfalldiagramm: Das Wasserfalldiagramm zeigt, welche positiven und negativen Veränderungen von einem Ausgangswert zu einem Endwert führen.

Typische Fehler bei Trichterdiagrammen

• Unabhängige Kategorien als Prozessstufen darstellen (der häufigste Fehler): Die Stufen eines Trichterdiagramms müssen einen echten Prozess abbilden. Produkte, Regionen oder Kunden sind keine Prozessstufen, sondern voneinander unabhängige Kategorien.
• Prozessreihenfolge nach Größe sortieren: Ein Trichterdiagramm ist kein Rangdiagramm. Die Reihenfolge muss dem tatsächlichen Prozessablauf entsprechen, nicht der absteigenden Größe.
• Unterschiedliche Bezugsgrößen mischen: Wenn Stufen aus verschiedenen Grundgesamtheiten stammen (zum Beispiel Websitebesucher gemischt mit Bestandskunden), ist kein durchgehender Prozess abgebildet.
• Zeiträume vermischen: Werte aus unterschiedlichen Zeiträumen (zum Beispiel Januar-Kontakte kombiniert mit Februar-Aufträgen) verhindern eine aussagekräftige Conversion-Berechnung.
• Bestands- und Bewegungsgrößen verwechseln: Ein Trichter aus aktuellen Stufenbeständen (Momentaufnahme) ist kein Kohortentrichter. Nur bei einem Kohortentrichter, der eine definierte Ausgangsgruppe über alle Stufen verfolgt, lassen sich echte Conversion-Rates eindeutig berechnen.
• Conversion-Rates falsch interpretieren: Die Conversion zur Vorstufe und die Gesamt-Conversion sind unterschiedliche Kennzahlen. Wer beide vermischt, zieht möglicherweise falsche Schlüsse.
• Zu viele Stufen: Mehr als sechs bis acht Stufen machen das Diagramm unübersichtlich und schwer lesbar. Prüfen Sie, ob sich Prozessschritte sinnvoll zusammenfassen lassen.
• Ursache und Wirkung verwechseln: Der Trichter zeigt ausschließlich Mengenveränderungen, nicht die Gründe dafür. Ein starker Rückgang zwischen zwei Stufen zeigt ein Symptom, nicht die Ursache – diese muss durch weiterführende Analysen ermittelt werden.

Checkliste für professionelle Trichterdiagramme

Prüfen Sie vor der Veröffentlichung:

• Liegt ein echter mehrstufiger Prozess vor?
• Bauen die Prozessstufen logisch aufeinander auf?
• Verwenden alle Stufen dieselbe Grundgesamtheit?
• Beziehen sich die Werte auf denselben Zeitraum?
• Ist die Reihenfolge der Prozessstufen korrekt?
• Nehmen die Werte überwiegend ab?
• Sind absolute Werte und Conversion-Rates korrekt berechnet?
• Wird zwischen Conversion zur Vorstufe und Gesamt-Conversion unterschieden?
• Zeigt das Diagramm einen Bestand oder eine Kohorte?
• Ist der Diagrammtitel aussagekräftig?
• Sind die Prozessstufen direkt beschriftet?
• Werden Farben sparsam und gezielt eingesetzt?
• Wäre ein Balkendiagramm möglicherweise verständlicher?