Verbesserungspotenziale in Prozessen erkennen
Warum führt man eine Prozessanalyse durch?
Bei der Prozessanalyse und der Prozessfindung geht es um die Erstellung eines detaillierten Ist-Zustandsbildes der Prozesse des Unternehmens. Wo können Teams, Abteilungen oder Maschinen entlastet werden? Indem Sie Arbeitsabläufe Schritt für Schritt prüfen, finden Sie Wege hin zu mehr Effizienz.
Zu den üblichen Zielen der Prozessanalyse gehören:
- Vorbereitung auf die Prozessautomatisierung
- Identifizierung der Hauptakteure in einem Prozess
- Kategorisierung und Priorisierung von Prozessen
- Verbesserung der Effizienz
- Zeitersparnis
- Kostenreduzierung
- Bessere Widerstandsfähigkeit des Unternehmens
Die folgenden sechs Schritte beschreiben, wie Sie bestehende Prozesse analysieren und neue Prozessschritte sinnvoll planen.
1. Ziele definieren
Der erste Schritt bei der Prozessanalyse besteht darin, die Ziele zu definieren. Typische Ziele der Prozessoptimierung sind:
- Verbesserung des Order-to-Cash-Prozesses
- Verbesserung der Fertigungsprozesse
- Verringerung der Redundanz bei Back-Office-Aufgaben
- Verstehen von Marketingaktivitäten und deren Auswirkungen
- Verbesserung der betrieblichen Abläufe
- Reduzierung von Verschwendung in der Buchhaltung
2. Prioritäten festlegen
In den meisten Unternehmen laufen beständig Hunderte von Prozessen gleichzeitig ab – von der fristgerechten Rechnungsbezahlung bis zur Bargeldanfrage, um einem Mitarbeiter einen Geburtstagskuchen zu kaufen. Definieren Sie Prioritäten: Welche Prozesse sollten genauer betrachtet werden, weil sie wichtig sind?
Die Prozessfindung in Unternehmen beginnt oft innerhalb der folgenden Bereiche:
- Vertrieb
- Marketing
- Kundenbetreuung
- Logistik
- Personaleinführung
- Beschaffung
Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 Prozent der Geschäftsprozesse nur einen begrenzten Wert für das Unternehmen haben. 20 Prozent machen die Kernprozesse aus, die für den Unternehmenserfolg entscheidend sind.
Finden Sie heraus, welche Bereiche speziell in Ihrem Unternehmen zu den wichtigsten 20 Prozent gehören. Auf die dazu gehörenden Prozesse konzentrieren Sie sich. Wird die Prozessermittlung zum ersten Mal durchgeführt, fangen Sie mit einem einfachen Prozess an.
3. Prozesse abbilden
Der nächste Schritt bei der Prozessanalyse: Die einzelnen Prozesse werden erfasst. Es empfiehlt sich, einen Workshop mit den beteiligten Mitarbeitenden zu veranstalten und sie dann zu bitten, die Funktionsweise des Prozesses zu beschreiben.
Angenommen, es geht um einen Vertriebsprozess: Eine effektive Prozessanalyse ist von den Beiträgen der Vertriebsleiter und der Vertriebsmitarbeiter sowie der damit verbundenen Abteilungen (etwa Marketing und Kundenbetreuung) abhängig.
Bei der Abbildung von Prozessen ist es hilfreich, einen visuellen Ansatz zu wählen. Der Prozess wird buchstäblich gezeichnet, sei es mit Stift und Papier oder mit einer Prozessabbildungssoftware. Durch die visuelle Darstellung des Prozesses klären Sie verständlich: Was passiert und warum? Danach erkennen Sie einfacher, wo sich der Arbeitsablauf verbessern lässt.
Nutzen Sie Prozessabbildungssoftware
Wem die Erstellung mittels Whiteboards oder Stift und Papier zu aufwendig wird, der nutzt Prozessabbildungssoftware. Sie ermöglicht die schnellere Erstellung von Prozesslandkarten. Beteiligte können Phasen nacheinander hinzuzufügen und intelligente Technologie nutzen, um Redundanzen oder Verbesserungspotenziale hervorzuheben.
4. Prozesse kritisch hinterfragen
Die Prozessfindung funktioniert besser, wenn Mitarbeitende den Arbeitsablauf kritisieren dürfen. Durch ihr Mitwirken zeigen sie überflüssige Schritte auf. Unternehmen finden so Wege zur Rationalisierung von Aufgaben schneller.
5. Prozesse kategorisieren
Prozesse werden im weiteren Verlauf der Prozessanalyse sowie der anschließenden Optimierung kategorisiert und definiert. Die folgenden Fragen helfen dabei:
- Welche Prozesse haben hohe Priorität, wenn es um die Prozessverbesserung geht? (Prozesse, die dem Unternehmen Geld einbringen, oder solche, die unnötig komplex sind.)
- Welche Prozesse gehören zu den Prozessen mit niedriger Priorität? (Prozesse, die bereits effizient sind oder die auch bei einer Verbesserung nur einen geringen Wert liefern.)
- Welche überflüssigen Prozesse können eliminiert werden?
6. Lang- und kurzfristige Verbesserungen identifizieren
Zunächst ist es sinnvoll, sich auf kurzfristige Verbesserungen zu konzentrieren und die „niedrig hängenden Früchte“ zu pflücken, sofern sie einen großen Einfluss auf das Unternehmen haben.
Bei der Prozessanalyse geht es jedoch auch um das große Ganze. Manchmal bedeutet dies, komplette Arbeitsabläufe aufwendig zu prüfen. Danach finden Sie Wege, um Prozesse völlig neu zu organisieren und das Unternehmen langfristig produktiver zu machen.