ProzessautomatisierungWie KMU der Einstieg ins KI-gesteuerte ERP gelingt

Fehlendes KI-Wissen hält KMU noch davon ab, verfügbare KI im ERP-System zu nutzen. Mit diesen Use Cases von KI-Agenten können Mitarbeitende gemeinsam mit KI-Agenten die nächste große Transformation in der Arbeitswelt vorantreiben.

ERP-Anwendung ohne KI

ERP-Migrationen folgen bislang meist einem linearen Muster:

Unternehmen wechseln von on-premises betriebenen Systemen in die Cloud, ohne ihre Arbeitsweise grundlegend zu verändern.
Da das Benutzer-Interface (Oberfläche und Eingabe-Masken) weitgehend vertraut bleibt, werden bestehende Abläufe fortgesetzt.
Ein- oder Verkaufsrechnungen werden weiterhin manuell erfasst und Auftragsbestätigungen wandern als PDF-Anhang durch E-Mail-Postfächer und werden zusätzlich noch auf einem SharePoint oder Ähnlichem manuell abgelegt.

Auch wenn die technische Basis längst moderner ist, bleiben Routinen bestehen, um die Akzeptanz zu sichern.

Die Arbeitsweise in KMU wird sich in den nächsten drei Jahren grundlegend verändern. Agentenbasierte ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central werden zu selbstlernenden Systemen, die bereichsübergreifend Zusammenhänge erkennen und konsistent handeln.

Copilot oder Agent – wie gelingt der Einstieg?

Der Einstieg in ein KI-basiertes ERP wie Microsoft Business Central erfolgt einfach über ein Assistenzsystem wie Copilot. Copilot ist in Business Central als integrierte KI-Assistenz nutzbar.

Als KI-Assistent deckt Copilot zentrale Geschäftsbereiche ab: von automatischer Bankabstimmung über Dateneingabe bis hin zu Analyse in natürlicher Sprache.

Ein kurzer Prompt genügt und Copilot formuliert Texte, fasst Kundendaten zusammen oder liefert gewünschte Auswertungen auf Knopfdruck.

KI-Agenten gehen noch einen entscheidenden Schritt weiter. Während Copilot Befehlseingaben (Prompting) unterstützt, übernehmen Agentensysteme aktiv und autonom Aufgaben.

Paradigmenwechsel: Agenten werden zur Workforce

Agentenbasierte ERP-Systeme erfordern eine neue Herangehensweise an jahrzehntelang etablierte Unternehmensprozesse. Der Paradigmenwechsel: Agenten führen im ERP in Zukunft eigenständig Transaktionen aus, die heute noch von Anwendern erledigt werden.

Dieses Szenario beschreibt auch McKinsey in seinem Konzept des „Headless ERP“: Klassische Bildschirm-Transaktionen, bei denen Mitarbeitende Daten eingeben, werden durch KI-Agenten ersetzt, während Fachkräfte die Steuerung übernehmen.

Für Unternehmen ist klar: KI ist nicht mehr wegzudenken, sondern muss in jedem Prozess mitgedacht werden. Die zentrale Frage, die sich viele aber stellen, lautet: Wo und wie fangen wir jetzt mit KI an?

Mittelständische und inhabergeführte Unternehmen haben einen entscheidenden Vorteil. In kleineren, flexiblen Strukturen lassen sich KI-Agenten, wie sie jetzt schon in Business Central verfügbar sind, schneller in den Produktivitätsbetrieb überführen.

Allerdings muss die Datengrundlage in den Unternehmen stimmen. Hier gibt es oft noch Optimierungspotenziale.

Produktivitätsgewinne durch KI

Produktivitätsgewinne durch KI im ERP werden vor allem in der Finanzbuchhaltung erwartet.

Laut Prognosen des Marktforschungsinstituts Gartner werden Finanzabteilungen, die Cloud-ERP-Lösungen mit integrierten KI-Assistenten einsetzen, Jahres- oder Quartalsabschlüsse bis 2028 um bis zu 30 Prozent schneller durchführen. Parallel wird erwartet, dass bis 2027 bereits 62 Prozent der Cloud-ERP-Ausgaben auf KI-gestützte Lösungen entfallen.

Auch Forrester Research sieht in seiner Untersuchung „Total Economic Impact of Microsoft Dynamics 365 Business Central“ die Produktivitätssteigerung in der Finanzbuchhaltung als wesentlichen Booster für eine verkürzte Amortisationsdauer.

Verfügbare KI-Agenten in Business Central: Drei Use Cases

Seit 2025 erweitert Microsoft sein Cloud-ERP-System kontinuierlich um KI-gestützte Agenten. Diese zielen darauf ab, Geschäftsprozesse vor allem in den Kernbereichen Finanzbuchhaltung, Vertrieb und Einkauf effizienter und intelligenter zu gestalten.

Der Sales Order Agent in Microsoft Business Central unterstützt bei der Erstellung von Verkaufsaufträgen, indem er Inhalte aus natürlicher Sprache oder E-Mails automatisch in vollständige Belegdaten überführt.
Der Payables Agent für die Kreditorenbuchhaltung vereinfacht den Eingangsrechnungsprozess, indem er relevante Informationen aus Lieferantenrechnungen extrahiert und mit vorhandenen Bestellungen abgleicht oder in neue Bestellungen überführt.
Der Reisekosten-Agent erfasst Belege automatisch, extrahiert Informationen und bereitet diese strukturiert auf. Dadurch wird der Abrechnungsprozess deutlich beschleunigt und Fehlerquellen werden reduziert.

Obwohl hier von KI-Agenten die Rede ist, handelt es sich bei den drei Beispielen weitestgehend um KI-gestützte Assistenten für vorkonfigurierte Use Cases. Sie

führen je nach Berechtigung logisch aufeinander aufgebaute, natürliche Handlungsschritte aus,
agieren auf Befehl und
greifen ausschließlich auf Daten innerhalb von Business Central zurück.

Anwender spüren die Entlastung unmittelbar, da sich der eigene manuelle Aufwand bei Routineaufgaben erheblich reduziert.

Einfache Interaktion statt aufwendiger Programmierung

Doch dies ist nur die erste Entwicklungsstufe. Mit dem Agent Playground denkt Microsoft den Ansatz der autonomen Agenten konsequent weiter. Damit versetzt Microsoft seine Partner in die Lage, spezifische Agenten in Business Central für ihre Kunden zu erstellen, ohne in AL-Code entwickeln zu müssen, was den Einsatz von KI-Agenten günstiger machen wird.

Das Verhalten des Agenten wird mithilfe einer intuitiven Benutzeroberfläche und natürlicher Sprache definiert.

In der Praxis zeigen sich die Stärken der KI-Agents in konkreten Szenarien. Für Kunden mit eigener Produktion lässt sich beispielsweise ein individueller Agent konfigurieren, der auf Knopfdruck auswertet, wie viele Bestellungen bereits bearbeitet wurden.

Grundlage dafür sind ausschließlich Daten innerhalb von Business Central, die der Agent mithilfe einer in natürlicher Sprache formulierten Anweisung strukturiert zusammenführt.

Technologisch basiert dies zwar auf einem Sprachmodell, der Agent selbst bleibt aber vollständig in Business Central und greift nicht auf externe Datenquellen zu.

Individuelle Agenten machen Data Warehouses überflüssig

Darin liegt der große Mehrwert von Agenten, die wie Apps innerhalb von Business Central agieren: Informationen, die bisher aufwendig mit verschiedenen Softwareprogrammen gefiltert oder manuell zusammengestellt werden mussten, stehen deutlich schneller zur Verfügung.

Besonders großes Potenzial bieten Agenten beispielsweise

bei der Verarbeitung von Massendaten,
der Überprüfung von Datenqualität in Stammdaten oder
der Überwachung von Geschäftsabläufen.

So lässt sich beispielsweise überprüfen, ob alle abrechenbaren Leistungen tatsächlich fakturiert wurden.

Auch in der Datenanalyse eröffnen sich neue Möglichkeiten. Komplexe, mehrdimensionale Auswertungen nach Region, Kundentyp oder Zahlungsverhalten, lassen sich direkt im ERP erzeugen, ohne wie bisher auf externe Data-Warehouse-Lösungen angewiesen zu sein.

Der Vielfalt an Aufgaben für die Erstellung von Agenten in Business Central sind kaum Grenzen gesetzt. Dennoch ist ihr Tätigkeitsbereich bewusst klar abgegrenzt. Sie agieren innerhalb von Business Central auf Basis von Einstellungen und ohne eigenes „Reasoning“ oder Chats. Das macht sie kontrollierbar und ihr Verhalten steuerbar.

Hürden in der Einführung von KI-Agenten

Gleichwohl gibt es noch mehrere Hürden, die insbesondere kleine und mittlere Unternehmen davon abhalten, das Potenzial von KI-Agenten in Business Central voll auszuschöpfen.

Wesentlicher Faktor ist das fehlende Wissen über Einsatzmöglichkeiten: Viele Unternehmen nutzen KI hauptsächlich als erweiterten Text- oder Rechercheassistenten und als isolierte Tools wie ChatGPT, Copilot oder Claude.

Sie sind jedoch noch nicht in der Lage, konkrete, prozessnahe Anwendungsszenarien im ERP abzuleiten oder Use Cases zu definieren. Die angedachten Anwendungsfälle sind noch zu komplex und die Erwartungen an den Einsatz der KI oft (noch) zu hoch.

Hinzu kommt die Unsicherheit im Umgang mit den eigenen Daten, da Fragen zur Datensicherheit, Datenverwendung und Systemgrenzen zunächst beantwortet sein müssen.

Zentrale Hürde ist das Kostenmodell bei KI-Agenten, auch in Microsoft Business Central. Verbrauchsbasierte Abrechnungen und Token-Metriken sind aktuell wenig transparent, sodass sich der tatsächliche Aufwand schwer kalkulieren lässt.

Wie sich Hürden überwinden lassen

Die Empfehlung lautet deshalb,

einfach zu starten und
gezielt einzelne Prozesse zu entlasten.

Um bei Mitarbeitenden Vorbehalte gegenüber KI abzubauen, sollte zunächst die praxistaugliche Nutzung von KI im ERP im Vordergrund stehen, die unmittelbare und spürbare Entlastung im Alltag bringt.

Um intern KI-Wissen aufzubauen, empfiehlt sich der kostenlose AI-Playground der Universität Helsinki, Finnland. Auf der Plattform werden kostenlose Kurse für Unternehmen und Einzelpersonen ohne Grundkenntnisse im Programmieren oder in höherer Mathematik angeboten. Die Kurse kombinieren theoretische Wissensvermittlung mit praktischen Übungen.