Prozessmanagement

Qualität verbessern, Zeit einsparen und Kosten senken – das funktioniert nur, wenn Sie die Prozesse und Abläufe in Ihrem Unternehmen genau kennen, richtig visualisieren und analysieren. Prozessmanagement ist die Grundlage für alle unternehmerischen Aktivitäten.

In der Vorlage Prozesse analysieren, gestalten und optimieren (21 Seiten) sind alle Schritte und Aufgaben des Prozessmanagements dargestellt und mit Checklisten, Fragen und Beispielen aufbereitet.

Mit der Vorlage Prozessvisualisierung und Prozessbeschreibung auf mehreren Ebenen beschreiben und analysieren Sie zunächst auf einer übergeordneten Ebene die Kernprozesse für das gesamte Unternehmen. Dann gehen Sie in die Details und beschreiben und überprüfen Teilprozesse, Abläufe und Tätigkeiten bis hin zur Arbeitsplatzebene. So entdecken Sie Schwachstellen und Verbesserungspotenziale.

Oft werden Prozesse in Form von sogenannten Swimlanes dargestellt. Solche Prozess-Swimlanes erstellen Sie einfach mit der Vorlage Prozess-Schwimmbahnen visualisieren.

Ein Werkzeug der Prozessanalyse ist die Portfolio-Analyse. Dazu werden die Kernprozesse bezüglich zweier Vergleichsmerkmale in einer Matrix abgebildet. Mit den Excel-Arbeitsvorlagen können Sie automatisiert Portfolios für wichtige Prozesse darstellen in Bezug auf Ressourcen und Ergebnisse sowie Kundennutzen und Unternehmenserfolg.

Mögliche Ursachen für Probleme im Prozess lassen sich mit dem Ishikawa-Diagramm ermitteln und abbilden. Nutzen Sie dazu die Vorlage Ishikawa-Diagramm oder Fischgräten-Diagramm für die Prozessanalyse.

Sie wollen Ihre Prozesse verbessern? Empfehlenswert ist, einen groben Plan dafür zu entwerfen, der beschreibt, welche Ziele wichtig sind und wie die idealen Prozesse ablaufen sollen. Danach gehen Sie Schritt für Schritt vor und entwickeln einen Maßnahmenplan, zum Beispiel nach dem PDCA-Zyklus. Auch dafür finden Sie eine Vorlage: Prozesse mit dem PDCA-Zyklus optimieren.

Künstliche Intelligenz und KI-Tools lassen sich ebenfalls nutzen, um Prozesse zu analysieren und zu verbessern. Sie zeigen den Mitarbeitenden und Prozessverantwortlichen, welche Schwachstellen der Prozess hat und helfen bei der Überwachung und Qualitätssicherung im Prozessablauf.

In diesem Dokumentenpaket finden Sie dazu Anwendungsmöglichkeiten für KI im Prozessmanagement. Außerdem erläutert ein Einführungsplan, wie Sie KI-Tools für das Prozessmanagement einsetzen, was Sie dafür vorbereiten und welche Erfolgsfaktoren Sie beachten müssen.