Prozessmanagement

Qualität verbessern, Zeit einsparen und Kosten senken – das funktioniert nur, wenn Sie die Prozesse und Abläufe in Ihrem Unternehmen genau kennen, richtig visualisieren und analysieren. Prozessmanagement ist die Grundlage für alle unternehmerischen Aktivitäten.

In der Vorlage Prozesse analysieren, gestalten und optimieren (21 Seiten) sind alle Schritte und Aufgaben des Prozessmanagements dargestellt und mit Checklisten, Fragen und Beispielen aufbereitet.

Für alle Prozesse müssen Sie die Ziele bestimmen, die Sie damit verfolgen. Daraus leiten Sie den Zweck des Prozesses und die geforderte Prozessqualität sowie Leistungsmerkmale ab. Beispiel: Sie wollen Ihre Produktpalette ausweiten? Dann müssen Sie die Prozesse zur Produktentwicklung und Markteinführung optimieren. Prüfen Sie Ihre Prozessziele mit der Vorlage Prozessziele überprüfen.

Wichtig zu wissen ist, wie leistungsfähig Ihre Kernprozesse in Bezug auf die Strategien und Ziele sowie einzelne Leistungsparameter sind. Anhand der Excel-Vorlage Prozesse auf Stärken und Schwächen überprüfen können Sie eine erste Diagnose für Ihre wichtigen Prozesse durchführen: Was läuft gut, was läuft nicht gut im Prozess? Dies bilden Sie mithilfe von Kennzahlen ab, mit denen Sie die Leistungen Ihrer Prozesse messen.

Mit der Vorlage Prozessvisualisierung und Prozessbeschreibung auf mehreren Ebenen beschreiben und analysieren Sie zunächst auf einer übergeordneten Ebene die Kernprozesse für das gesamte Unternehmen. Dann gehen Sie in die Details und beschreiben und überprüfen Teilprozesse, Abläufe und Tätigkeiten bis hin zur Arbeitsplatzebene. So entdecken Sie Schwachstellen und Verbesserungspotenziale.

Oft werden Prozesse in Form von sogenannten Swimlanes dargestellt. Solche Prozess-Swimlanes erstellen Sie einfach mit der Vorlage Prozess-Schwimmbahnen visualisieren.

Ein Werkzeug der Prozessanalyse ist die Portfolio-Analyse. Dazu werden die Kernprozesse bezüglich zweier Vergleichsmerkmale in einer Matrix abgebildet. Mit den Excel-Arbeitsvorlagen können Sie automatisiert Portfolios für wichtige Prozesse darstellen in Bezug auf Ressourcen und Ergebnisse sowie Kundennutzen und Unternehmenserfolg.

Für die Detailanalyse und die Schwachstellenanalyse für Ihre Prozesse müssen Sie nach Indikatoren für Schwachstellen schauen und die Ursachen erkennen. Mit den Prozess-Dashboards für Prozesskennzahlen können Sie erkennen, wo es Defizite gibt.

Wenn die Prozesskosten zu hoch sind, können Sie diese mit dem Excel-Tool: Plan-Ist-Kosten-Vergleich für mehrere Prozessschritte analysieren. Mit der Vorlage Merkmale zur Messung der Prozessqualität festlegen können Sie weitere Leistungsmerkmale analysieren.

Mögliche Ursachen für Probleme im Prozess lassen sich mit dem Ishikawa-Diagramm ermitteln und abbilden. Nutzen Sie dazu die Vorlage Ishikawa-Diagramm oder Fischgräten-Diagramm für die Prozessanalyse.

Sie wollen Ihre Prozesse verbessern? Empfehlenswert ist, einen groben Plan dafür zu entwerfen, der beschreibt, welche Ziele wichtig sind und wie die idealen Prozesse ablaufen sollen. Danach gehen Sie Schritt für Schritt vor und entwickeln einen Maßnahmenplan, zum Beispiel nach dem PDCA-Zyklus. Auch dafür finden Sie eine Vorlage: Prozesse mit dem PDCA-Zyklus optimieren.