Multiprojektmanagement (MPM)Projektportfolio als Übersicht für das Multiprojektmanagement

Mit Projektportfolios und dazugehörigen Portfolio-Diagrammen bieten Sie Ihrer Geschäftsleitung wichtige Informationen für Entscheidungen zu den geplanten und laufenden Projekten. Sie machen die Bedeutung der Projekte sichtbar und zeigen Probleme, Defizite und Risiken auf.

Bedeutung des Projektportfolios

Wenn in einem Unternehmen viele Projekte gleichzeitig geplant und durchgeführt werden, kann schnell die Übersicht verloren gehen. Projekte entstehen und vergehen in den Fachbereichen, ohne dass andere Bereiche im Unternehmen davon wissen. Genauso wenig ist bekannt, welche Ziele mit diesen Projekten verfolgt werden und welchen Beitrag sie zur Unternehmensstrategie leisten. Damit bleiben ihre Bedeutung und Wichtigkeit für das Unternehmen unklar.

Gleichzeitig nutzen viele Projekte Ressourcen, sie belasten die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Zudem sind sie mit Risiken verbunden. Es können Konflikte zwischen Abteilungen entstehen, wenn Projekte in deren Bereich hineinreichen oder wenn gemeinsame Ressourcen blockiert werden. Auch nach außen können Projekte zu Risiken für das gesamte Unternehmen führen, wenn Gesetze oder Verträge nicht beachtet werden oder wenn das Image des Unternehmens Schaden nimmt.

Mit einem Projektportfolio wird für alle interessierten Kreise im Unternehmen eine übersichtliche und verständliche Darstellung der Projektlandschaft entwickelt – insbesondere für die Geschäftsleitung. Dabei wird die Liste aller geplanten und laufenden Projekte meist in Form eines Portfolio-Diagramms visualisiert.

Projektportfolio

Das Projektportfolio eines Unternehmens ist die Menge aller geplanten und laufenden Projekte. Bevor ein Projekt in das Projektportfolio übernommen wird, wird es auf seine Bedeutung und seinen Leistungsbeitrag geprüft. Mit dem Abschluss eines Projekts wird es im Allgemeinen wieder aus dem Portfolio genommen. Für eine bessere Vorausschau und Planung können auch Projektideen in das Portfolio aufgenommen werden.

Zweck des Projektportfolios

In einem Portfolio-Diagramm werden einzelne Merkmale der Projekte miteinander in Beziehung gesetzt, damit Ähnlichkeiten oder Unterschiede besser sichtbar werden. Für das Erstellen des Projektportfolios als Diagramm müssen Sie dazu zunächst klären, welchen Zweck Sie verfolgen. Mögliche Zwecke sind:

  • den Beitrag der Projekte zu den Unternehmenszielen erkennen
  • die Belastung der Organisation durch Projekte einschätzen
  • besonders riskante Projekte identifizieren
  • die Bedeutung von bereichsübergreifenden Projekten erkennen
  • den Umfang (Dauer, Kosten) der Projekte erkennen
  • Defizite bei der Projektplanung und beim Projektmanagement erkennen

Diese Erkenntnisse aus dem Projektvergleich können für Entscheidungen im Multiprojektmanagement genutzt werden. Beispielsweise dafür, ob neue Projekte freigegeben werden sollen, ob Risiken besonders abgesichert werden müssen oder ob zusätzliche Ressourcen und Kompetenzen notwendig sind.

Informationen im Projektportfolio

Das Projektportfolio gibt in seiner Form als Projektliste nicht nur Auskunft über das Projektthema, sondern informiert über weitere Merkmale eines Projekts. Zum Beispiel:

  • Status
  • Beginn und Dauer
  • Projektziele
  • Projektergebnisse
  • Projektnutzen für das Unternehmen
  • Projektrisiken
  • Projektbudget

Im Portfolio-Diagramm werden zwei oder mehr Merkmale eines Projekts in Beziehung zueinander gesetzt. Damit wird sichtbar, welche Bedeutung ein Projekt haben kann, bei welchen Projekten besondere Risiken vorliegen, wie komplex oder teuer ein Projekt ist. Diese Darstellung hilft bei der Bewertung des einzelnen Projekts, bei der Prioritätenbildung sowie bei Bewertung der Zusammensetzung der gesamten Projektlandschaft im Unternehmen.

Hinweis: Projektportfolio in der DIN 69909-2

Das Projektportfolio wird in der DIN 69909-2 für das Multiprojektmanagement als Teil des Prozessmodells beschrieben. Die Arbeit mit dem Projektportfolio umfasst in der Norm:

  • Projektportfolioziele definieren
  • Programme und Projekte auswählen und priorisieren
  • Projektportfolio planen
  • Projektportfolio steuern

Projektportfolio erstellen und im Portfolio-Diagramm darstellen

Ein Portfolio-Diagramm hat üblicherweise den Aufbau und die Gestalt, wie in Abbildung 3 dargestellt. Um Ihre Projektliste in diese Form zu bringen, müssen Sie zunächst festlegen, welche Merkmale Sie im Portfolio-Diagramm abbilden wollen. Diese leiten sich vom Zweck ab. Sie können für unterschiedliche Zwecke auch mehrere Portfolio-Diagramme für Ihre Projektlandschaft erstellen.

Abbildung 3: Beispiel für ein Portfolio-Diagramm für die Projektlandschaft des Unternehmens

Folgende Aspekte müssen Sie für die Portfolio-Darstellung wie in Abbildung 3 festlegen:

  • Merkmal, das auf der x-Achse dargestellt wird
  • Skala der x-Achse
  • Merkmal, das auf der y-Achse dargestellt wird
  • Skala der y-Achse
  • Merkmal, das mit der Kreisgröße dargestellt wird (optional)
  • Merkmal, das mit der Kreisfarbe dargestellt wird (optional)

In der Praxis lassen sich zahlreiche unterschiedliche Portfolio-Diagramme für Projekte finden, die jeweils andere Merkmale und Bedeutungen für Achsen und Kreise miteinander in Beziehung setzen. Oft genutzt werden diese Merkmale:

  • Wertbeitrag für das Unternehmen
  • Ressourcenbedarf
  • Komplexität
  • Risiko
  • Projektbudget
  • Dringlichkeit des Projekts
  • Anzahl externer Partner im Projekt

Sie sollten bei jedem Merkmal erläutern, was damit im Einzelnen gemeint ist und wie die Einordnung auf der Portfolio-Skala erfolgt: Werden Kennzahlen gemessen? Geben Experten eine Einschätzung ab? Ergänzen Sie die Darstellung dazu um weitere Informationen als Beleg oder Hintergrund für den Aufbau des Diagramms und für die Einordnung der Projekte.

Empfehlung: Prüfen Sie Ihr Projektportfolio und Ihre Portfolio-Diagramme regelmäßig, ob sie aktuell sind. Fordern Sie die dafür notwendigen Informationen von den jeweiligen Projekten, den Projektverantwortlichen und den Fachbereichen an. Aktualisieren Sie dann die Informationen und Darstellungen einmal pro Quartal.

Tipp: Portfolio-Diagramme erstellen

Im Handbuch-Kapitel zu Portfolio-Diagrammen finden Sie zahlreiche Beispiele und Anwendungsbereiche für diese Methode. Zudem ist dort ausführlich erläutert, wie diese Diagramme entwickelt werden und welche Bedeutung sie haben. Sie finden dort auch Excel-Vorlagen zur automatischen Generierung der Diagramme in unterschiedlichen Varianten.

Praxis

Erstellen Sie eine Liste aller geplanten und laufenden Projekte in Ihrem Unternehmen. Stellen Sie dazu alle Informationen und Merkmale zu den Projekten zusammen, die Sie für projektübergreifende Fragestellungen und Entscheidungen benötigen. Nutzen Sie als Projektliste eine der folgenden Vorlagen.

Bilden Sie dann die Projekte in einem Portfolio-Diagramm ab. Wählen Sie dazu die Merkmale aus, die Sie abbilden wollen und verorten Sie alle Projekte in Ihrem Diagramm. Orientieren Sie sich an dem Beispiel in folgendem Diagramm.

Mit den folgenden Excel-Vorlagen können Sie die Portfolio-Diagramme ebenfalls erstellen und darstellen.

Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels sind weitere Methoden und Werkzeuge für das strategische und operative Multiprojektmanagement dargestellt.