BudgetplanungWorauf es bei der Budgetplanung ankommt

Mit der Budgetplanung sollen Geld und Ressourcen auf die richtigen Aktivitäten und Projekte im Unternehmen verteilt werden. Oft ist daraus ein Ritual und ein Kampf um das höchste Budget geworden. Dabei müssen Ziele der Maßstab für die Verteilung der Budgets sein und die Budgetplanung muss flexibel bleiben.

Was ist Budgetplanung?

Die Begriffe Budgetplanung und Budget werden in unterschiedlichen Zusammenhängen verwendet. In Unternehmen ist damit meist ein Plan gemeint, in dem festgelegt ist, wie viele Ressourcen (vor allem Geld) eine Organisationseinheit (Unternehmen, Abteilung, Projektteam) für die Leistungserbringung einsetzen kann oder darf. Das Budget steuert damit den Einsatz der Ressourcen wie Personal, Maschinen, Material oder Kapital. Das Budget ist für eine bestimmte Zeitperiode verbindlich.

Es lassen sich unter anderem unterscheiden: Budgets, die sich auf Auszahlungen beziehen, und solche, die sich auf Kosten oder Aufwendungen beziehen. Gegebenenfalls werden auch Einzahlungen und Erlöse mit betrachtet.

Der Kampf um die Budgets gleicht in vielen Unternehmen einem Ritual. Jedes Jahr aufs Neue streiten die verantwortlichen Führungskräfte und Projektleiter um knappe Gelder, die das Unternehmen für ihre Bereiche zur Verfügung stellen soll. Das bindet viele Kräfte, schafft Konflikte und führt oft dazu, dass Ressourcen an den falschen Stellen eingesetzt, ja sogar verschwendet werden, während andere mit viel zu knappen Mitteln nichts zustande bringen.

Rahmenbedingungen für die Budgetplanung schaffen

Die Budgetplanung ist ein komplexer Prozess im Unternehmen, in dem viele Rahmenbedingungen eine Rolle spielen. Mit der Budgetplanung sollte vorab sichergestellt sein, dass folgende Punkte geklärt oder erfüllt sind:

Budgets sollen zum Unternehmenserfolg beitragen
Die finanziellen und personellen Ressourcen eines Unternehmens sollten dort eingesetzt werden, wo sie die meisten Früchte tragen. Es gilt das Prinzip der Wirtschaftlichkeit. Maßgeblich ist, dass das Budget und die Ressourcen so eingesetzt werden, dass die Unternehmensziele möglichst gut erreicht werden (Effektivität) und dass dabei keine Ressourcen unnötig verschwendet werden (Effizienz). Vor der Budgetplanung müssen deshalb die Unternehmens- und Bereichsziele klar sein.

Die richtige Verteilung von Budgets ist schwierig
Die Entscheider können nur schwer erkennen und abschätzen, wo sie die verfügbaren Ressourcen am besten einsetzen. Ein Grund: Sie werden nur sehr selektiv informiert. Die Budgetempfänger informieren gerade so, dass ihre Budgetforderungen erfüllt werden. Der Prozess der Budgetplanung und der Budgetverteilung sollte deshalb transparent ablaufen. Wer ein Budget haben will, muss offen sagen, wofür und warum?

Budgets basieren auf Annahmen zur zukünftigen Entwicklung
Budgetplanung ist auf Prognosen zur zukünftigen Entwicklung angewiesen. Auch noch so ausgeklügelte Methoden und Verfahren zur Analyse der Wirtschaftlichkeit basieren auf Annahmen über die Zukunft, die häufig zu optimistisch, manchmal auch zu pessimistisch sind – je nach Interesse der Protagonisten. Budgets müssen deshalb regelmäßig überprüft und angepasst werden. Budgetplanung ist ein laufender Prozess.

Budgets sind ein Statussymbol
Managerinnen und Manager rangeln in Unternehmen heftig um ein möglichst hohes Budget. Es wird intrigiert, politisiert, schöngerechnet, übertrieben oder schlecht gemacht. Wer in das ausbalancierte Kräfteverhältnis eingreift, schürt Neid, Missgunst und Konflikte. Das führt zu Demotivation oder sogar zur Sabotage. Allen muss klar sein: Der Kampf um Budgets kann zu Konflikten führen. Die Unternehmensleitung muss sich dafür wappnen und Konflikte lösen.