BudgetplanungBudgetverhandlungen und ihre Akteure

Die zentralen Akteure der Budgetverhandlungen sind die Budgetgeber und die Budgetnehmer. Die Geber müssen eine fundierte Entscheidung über die Verteilung der Mittel treffen, die Nehmer müssen sehr gut begründen, wofür sie das Budget brauchen.

Die Akteure bei Budgetverhandlungen

Im Prozess der Budgetplanung spielen mehrere Akteure eine wichtige Rolle. Sie beeinflussen maßgeblich die Budgets für die einzelnen Bereiche und weisen die Ressourcen zu. Sie legen damit fest, welche Aktionen ein Unternehmen tatsächlich ausführt oder ausführen kann und soll. Sie vertreten aber auch unterschiedliche Interessen, die sich nicht immer mit den Interessen des Unternehmens decken müssen.

Die Akteure und ihre Aufgaben im Prozess der Budgetplanung, des Verhandelns und der Festlegung des Budgets sind:

Entscheider über das Budget
Sie verfügen über die Ressourcen und entscheiden, welchen Anteil die ihnen untergeordneten Einheiten davon jeweils erhalten. Die Aufgabe der Entscheider ist sicherzustellen, dass jede Einheit, die ihr zur Verfügung gestellten Ressourcen dazu nutzt, die übergeordneten Ziele zu erreichen, und dabei kein Geld verschwendet wird. Sind die Entscheider der Meinung, dass einzelne Aktionen nicht zur Zielerreichung beitragen, können diese Aktionen wie ihre dazu gehörenden Budgets gestrichen oder reduziert werden.

Antragsteller und Empfänger des Budgets
Sie entwickeln Aktionspläne für ihren Verantwortungsbereich, ermitteln wahrscheinliche Kosten und Auszahlungen und leiten daraus ihren Ressourcenbedarf und das erforderliche Budget ab. Sie stellen diesen Bedarf den Entscheidern vor und begründen ihn. Ihre Aufgabe besteht darin, den Zweck der Aktionen und die Notwendigkeit des Budgets schlüssig zu erklären und die Entscheider zu überzeugen. Ihr Ziel ist, das geforderte Budget zugewiesen zu bekommen.

Konkurrenten
Wenn die Ressourcen und Mittel in einem Unternehmen knapp sind, kann nicht unbedingt jeder Empfänger das geforderte oder erwartete Budget erhalten. Es wird gestrichen, wenn die Konkurrenten ihren Bedarf als dringlicher, wichtiger oder rentabler darstellen und wenn sie belegen, dass sie damit mehr für die Zielerreichung tun.

Im Allgemeinen ist die Geschäftsleitung oder der Vorstand die höchste Entscheidungsebene für die Budgetvergabe; in einigen Fällen sind auch sie von Beiräten oder Aufsichtsräten abhängig. Die Bereichs- oder Abteilungsleiter sind dann die Budgetempfänger. Wenn sie ihrerseits ihr Budget weiter aufteilen und verteilen wollen, schlüpfen sie in die Rolle der Entscheider; Gruppenleiter, Teamleiter oder Projektleiter sind dann die Empfänger.

Hinweis: Budgetverantwortung und Entscheidungskompetenz müssen zueinander passen

Es ist immer darauf zu achten, dass in einer Organisationseinheit die Budgetverantwortung und die Entscheidungskompetenz übereinstimmen. Nur die Person, die die Budgetverantwortung trägt, darf auch über die damit verbundenen Maßnahmen und Ausgaben entscheiden. Andere Personen dürfen nichts von diesem Budget für andere Zwecke nutzen.