Budgetplanung11 Schritte für Budgetplan, Budgetfreigabe und Budgetkontrolle

Greift man Methoden wie Zero Based Budgeting, Advanced Budgeting oder Kaizen Budgeting auf, um die traditionelle Budgetplanung zu verbessern oder ganz aufzugeben, dann treten andere Aspekte in den Vordergrund als das jährliche Ringen mit anderen Abteilungsleitern um Budget und Renommee. Für die Unternehmensplanung und die Budgetierung sind zwei Ziele maßgeblich:

• enger Bezug der Aktivitäten und der dafür notwendigen Budgets zu den strategischen Zielen des Unternehmens
• Dynamisierung und Flexibilisierung der Zuweisung von Ressourcen und Budgets durch eine rollierende Planung

Die Budgetplanung muss, wie jede andere Planung im Unternehmen auch, unmittelbaren Bezug zu den strategischen Zielen des Unternehmens und den Bereichszielen haben. Budgets werden nicht vorgegeben, sondern aus den Zielen und geplanten Aktivitäten abgeleitet (vergleiche das Zero Based Budgeting oder das Activity Based Budgeting). Das sind die wichtigen Schritte, um diese Zielorientierung sicherzustellen:

1. Unternehmensziele festlegen

Das Unternehmen und das Topmanagement müssen die strategischen Ziele vorgeben. Was soll insgesamt erreicht werden? Das lässt sich in Form einer Balanced Scorecard sehr gut darstellen.

2. Bereichsziele ableiten

Die untergeordneten Organisationseinheiten müssen diese in ihre strategischen Bereichsziele übersetzen. Die Unternehmens-Balanced Scorecard wird auf mehrere Bereichs-Balanced Scorecards heruntergebrochen. Mit den Zielen wird deutlich, welche Ergebnisse bis zu einem Zeitpunkt X vorliegen sollen.

3. Aktivitäten und Maßnahmen planen

Die Budgetverantwortlichen klären, welche Aktivitäten und Maßnahmen am besten geeignet sind, um diese Ziele zu erreichen. Diese werden in Aktivitätsplänen zusammengefasst und beschrieben. Das entspricht dem Aktionsplan, wie er in der Balanced Scorecard vorgesehen ist.

4. Dafür notwendige Investitionen und Kosten ermitteln

Sie ermitteln, welche Kosten und Investitionen für die Ausführung der Aktivitäten anfallen und welche Auszahlungen damit verbunden sind. Die Investitionen und Kosten werden in ihrer voraussichtlichen Höhe so gut es geht abgeschätzt.

5. Zeitplan erstellen

Sie hinterlegen einen Zeitplan, wann die Aktivitäten durchgeführt werden, wann die Kosten anfallen und wann es zu den Auszahlungen kommt. Das bedeutet: Im rollierenden Plan werden die Aktivitäten auf dem Zeitstrahl quartalsweise verortet.

6. Budgetbedarf formulieren

Sie leiten daraus den Bedarf an finanziellen Mitteln oder an anderen Ressourcen ab und formulieren den Budgetbedarf für das jeweilige Quartal und den gesamten Zeitraum, bis die Aktivität abgeschlossen werden kann und die Ziele oder Ergebnisse erreicht sind.

7. Entscheidungsvorlage erstellen

Dafür wird eine Entscheidungsvorlage für das Topmanagement und für die Entscheider erarbeitet. Darin wird genau begründet, wofür es ein Budget braucht, warum es richtig eingesetzt ist und wie hoch es in der Summe ausfallen soll. Details sind meist nicht notwendig.

8. Entscheidungsvorlage und Budgetbedarf prüfen

Das Topmanagement prüft diesen Bedarf und wägt die Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Maßnahmen soweit wie möglich ab.

9. Budget freigeben

Die Entscheider weisen den Organisationseinheiten die Budgets zu durch die schriftliche Erlaubnis, entsprechende Kosten oder Auszahlungen verursachen zu dürfen. Diese ist im Budgetplan dokumentiert.

10. Budgets bei Bedarf anpassen

Die Budgetpläne werden bei Bedarf angepasst. Wenn sich bei der Detailplanung ein zusätzlicher Bedarf an Geld und anderen Ressourcen ergibt, müssen diese begründet werden.

11. Budgetverbrauch prüfen und gegebenenfalls eingreifen

Das Management vergleicht die tatsächlich angefallenen Kosten und getätigten Auszahlungen mit den Angaben im Budgetplan und greift bei Abweichungen ein. Diese Aufgaben muss es dazu erfüllen: Ursachen erforschen, Gegenmaßnahmen ergreifen, Sanktionen aussprechen, zusätzliche Mittel beschaffen.