GebäudemanagementControlling im Gebäudemanagement

Mit dem Controlling im Gebäudemanagement werden Kosten und Leistungen überwacht und die Wirtschaftlichkeit bewertet. Dabei sollen insbesondere Potenziale zur Kosteneinsparung erkannt und genutzt werden. Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass die geforderte Leistung erfüllt wird.

Leistungen des Gebäudemanagements

Das Gebäudemanagement erbringt für das Unternehmen spezielle Leistungen – verursacht aber auch Kosten. Zu den Leistungen zählen unter anderem:

  • Planung, Einrichtung, Pflege, Wartung, Instandsetzung von Gebäuden, Anlagen, Geräten und anderen Einrichtungen der Infrastruktur (Wege, Straßen, Parkplätze, Grünflächen)
  • Bereitstellung von Strom, Wärme, Kühlung, Belüftung oder Druckluft
  • Versorgung mit Wasser
  • Reinigung von Gebäuden
  • Entsorgung von Abfällen
  • Betrieb von Kantine und anderen gastronomischen Einrichtungen
  • Schutz vor unberechtigten Zutritten zum Unternehmen (Sicherheitsdienst)
  • Umzüge innerhalb des Unternehmens (andere Büros, andere Gebäude, andere Standorte)

Kosten des Gebäudemanagements

Für diese Leistungen sind unterschiedliche Ressourcen und Aufwendungen notwendig. Zum einen müssen die Gebäude, Anlagen etc. gekauft oder gemietet werden. Das führt zu Investitionskosten oder Mietkosten. Planung, Einrichtung, Pflege, Wartung und Instandsetzung sind mit Personalaufwand, also Personalkosten, verbunden. Energie für Strom, Wärme etc. muss ebenfalls gekauft werden. Spezielle Dienstleistungen werden von externen Partnern in Form von Dienstverträgen oder Werkverträgen in Anspruch genommen. Die Dienstleister müssen dann bezahlt werden.

Dem entsprechend lassen sich folgende Kostenarten, Kostengruppen und Kostenzwecke unterscheiden:

  • Personalkosten für Verwaltung
  • Kosten für Verbrauchsmaterialien und Betriebsstoffe
  • Miete
  • Energiekosten für Strom, Wärme, Kühlung etc.
  • Wasserkosten, Abwasserkosten
  • Entsorgungskosten
  • Reinigung (Personalkosten, Sachkosten)
  • Sicherheit (Personalkosten, Sachkosten)
  • Fahrzeugkosten oder Reisekosten
  • Steuer und Versicherungen
  • Abschreibungen auf Investitionen

Eine mögliche Untergliederung von Kosten für das Gebäudemanagement finden Sie in der DIN 18960:2020, Nutzungskosten im Hochbau. Dort werden unterschieden: Kapitalkosten, Verwaltungskosten, Betriebskosten sowie Kosten für Instandsetzung. Diese Kostengruppen werden teilweise sehr genau spezifiziert; zum Beispiel in die Position „Reinigung von Türen und Fenstern“.

Wie genau Sie die erfassten Kosten differenzieren und unterscheiden, hängt von den damit verbundenen Konsequenzen und Handlungsmöglichkeiten ab. Untergliedern Sie die Kostengruppen und Kostenarten nur dann, wenn Sie diese gezielt steuern können oder wollen. Wichtiger als die feine Differenzierung der Kosten ist, dass diese vollständig erfasst werden. Anschließend kann dort, wo hohe Kostenblöcke sichtbar oder vermutet werden, differenzierter erfasst und genauer geprüft werden.