Gebäudemanagement Planung der Instandhaltung im Gebäudemanagement

Damit Gebäude, Anlagen, Geräte und Infrastruktur funktionieren, müssen sie regelmäßig geprüft und gewartet werden. Tauchen Störungen oder Schäden auf, müssen sie schnell beseitigt werden. Dazu muss das Gebäudemanagement die notwendigen Prozesse planen und steuern.

Defekte und Störungen bei Gebäuden und Infrastruktur verhindern

Eine zentrale Aufgabe des Gebäudemanagements ist, dass die Leistungen rund um Gebäude, Einrichtungen und Infrastruktur störungsfrei erbracht werden und alles funktioniert. Die dafür notwendigen Anlagen, Geräte und Einrichtungen können aber aufgrund von technischen Defekten, Verschleiß oder Fehlbedienung ausfallen. Deshalb muss das Gebäudemanagement dafür sorgen, dass

  • die Wahrscheinlichkeit minimiert wird, dass Technik oder Geräte ausfallen;
  • mögliche Defekte oder Störungen frühzeitig erkannt werden;
  • beim Eintritt von Defekten oder Störungen diese so schnell wie möglich behoben werden.

Grundlage dafür sind regelmäßige Prüfungen der Geräte, Wartung und Instandhaltung und ein reibungsloses Instandsetzungsmanagement. Auch die rechtzeitige Erneuerung und Modernisierung der Geräte kann zu weniger Defekten und Störungen führen. Dazu entwickelt das Gebäudemanagement eine Strategie und einen Zeitplan für Prüfungen, Wartungen und Instandhaltung – den Jahresplan für die Instandhaltung.

Prüfungen, Wartungen und Instandhaltung planen

Das Gebäudemanagement braucht eine Übersicht über alle Gebäude, Anlagen, Geräte und Infrastruktureinrichtungen, die regelmäßig geprüft werden. Dabei lassen sich unterscheiden:

  • Muss-Prüfungen ergeben sich aus rechtlichen Vorgaben
  • Kann-Prüfungen ergeben sich aus Abwägungen zur Wirtschaftlichkeit aus Sicht des Unternehmens; die Kosten der Prüfung werden mit dem Nutzen durch Sicherstellen der Funktionsfähigkeit und Leistungsfähigkeit verglichen

Aus der Nutzungsart, Nutzungsdauer, Intensität und aus den Ansprüchen der Nutzer an die Verfügbarkeit ergeben sich unterschiedliche Strategien für Prüfung, Wartung und Instandhaltung. Grundlage für die jeweilige Strategie kann eine Risikobeurteilung nach DIN EN ISO 12100:2011 zur Sicherheit von Maschinen sein. Entsprechende Normen gibt es für zahlreiche weitere Anlagen, Geräte oder Einrichtungen in Gebäuden; ein Beispiel dafür ist die Technische Regel VDI 6022:2018 (Blatt 1ff.) für Raumlufttechnik und Raumluftqualität.

Aus den rechtlichen Vorgaben und aus dem Ergebnis der Risikoanalyse wird der Jahresplan für die Instandhaltung abgeleitet. Er umfasst folgende Informationen:

Termine für alle überwachungs- und wartungspflichtigen Einrichtungen

Dies sind zwingende Prüftermine, die aufgrund gesetzlicher Vorgaben geplant und durchgeführt werden müssen. Oft finden sie in regelmäßigen Zeitabständen statt. Es kann aber auch Termine geben, die von der Nutzungsintensität oder Nutzungsdauer abhängen oder die bei technischen, organisatorischen oder rechtlichen Änderungen notwendig sind.

Termine für Einrichtungen mit hohem Ausfall- und Schadensrisiko

Dies sind Soll-Termine für die Instandhaltung, die Ergebnis der Risikoanalyse sind. Mit der Risikoanalyse wird ermittelt, wo Defekte und Ausfälle auftreten können und welchen Schaden sie für Prozesse, Produkte und das Unternehmen insgesamt verursachen können – mit entsprechenden Kosten. Um dem Schaden vorzubeugen, werden diese Einrichtungen ebenfalls geprüft und gewartet. Auch hier kann die Terminplanung abhängig von der Zeit sein (zum Beispiel einmal pro Quartal) oder abhängig von der Nutzungsdauer oder Nutzungsintensität (zum Beispiel nach 10.000 Betriebsstunden). Dies sollte sich an den Empfehlungen der jeweiligen Hersteller orientieren.

Sonstige Termine für Prüfung, Wartung und Instandsetzung

Schließlich können bei ausreichend Kapazitäten im Gebäudemanagement auch alle anderen Einrichtungen regelmäßig oder stichprobenartig geprüft werden, um die Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft des Gebäudemanagements sichtbar zu machen. Beispiel dafür ist, die Leistungen eines externen Reinigungsdienstleisters zu prüfen. Solche Termine werden ebenfalls in die Jahresplanung übernommen.