ERP-AuswahlWarum die Anforderungsphase über Erfolg oder Scheitern entscheidet

Wenn ein ERP-Projekt scheitert, fällt der Verdacht meist auf die Software oder den Anbieter. In der Praxis liegt die Ursache fast immer woanders: in der Anforderungsphase.

Wer nicht präzise beschreiben kann, was das neue System leisten muss, wählt auf einer unklaren Grundlage aus und merkt es erst, wenn die Einführung läuft und Änderungen teuer werden. 

Warum Auswahlprojekte selten am System scheitern

Die am Markt etablierten ERP-Systeme decken die Kernprozesse mittelständischer Unternehmen heute weitgehend ab:

• Finanzbuchhaltung
• Einkauf
• Verkauf
• Lagerführung

Diese Grundfunktionen beherrschen alle relevanten Anbieter.

Der Unterschied entsteht dort, wo Ihr Unternehmen vom Standard abweicht: bei

• branchenspezifischen Prozessen,
• Schnittstellen und
• der Art, wie Aufträge tatsächlich durchs Haus laufen

Genau diese Abweichungen werden in vielen Auswahlprojekten nicht sauber erfasst.

Die Folge: Alle eingeladenen Anbieter präsentieren überzeugend, weil sie den Standard zeigen. Die kritischen Lücken fallen erst im Projekt auf. Dann sind Vertrag und Budget bereits fixiert, und jede Anpassung wird zum Nachtrag.

Drei typische Fehler im Lastenheft

Fehler 1: Wunschlisten statt Muss-Kriterien

Viele Lastenhefte entstehen, indem jede Abteilung ihre Wünsche einreicht. Das Ergebnis sind Dokumente mit mehreren hundert Anforderungen. Darin steht beispielsweise „Das System muss mandantenfähig sein“ und gleichberechtigt daneben „Die Oberfläche soll modern wirken“.

Ein solches Dokument kann kein Anbieter ernsthaft beantworten. Es taugt auch nicht als Entscheidungsgrundlage, denn es müsste zwischen unverzichtbar und wünschenswert unterschieden werden.

Fehler 2: Fehlende Prozessbeschreibung

Anforderungen wie „Angebotswesen wird benötigt“ sagen nichts darüber aus, wie das Angebotswesen bei Ihnen funktioniert:

• Kalkulieren Sie über Stücklisten?
• Gibt es mehrstufige Freigaben?
• Arbeiten Vertrieb und Technik am selben Angebot?

Ohne genaue Beschreibungen präsentiert der Anbieter seinen Standardprozess und Sie können nicht beurteilen, ob er zu Ihrem passt. Entscheidend ist nicht die Funktionsliste, sondern der Ablauf.

Fehler 3: Keine Gewichtung

Wenn alle Anforderungen gleich wichtig sind, ist keine wichtig. Ohne Gewichtung lässt sich am Ende jede Systementscheidung rechtfertigen. Die Auswahl wird dann durch Präsentationsgeschick, Sympathie oder den Preis entschieden statt durch die Passung zu den kritischen Prozessen.

Knockout-Kriterien und Bewertungskriterien trennen

Eine einfache Methode bringt Struktur in die Auswahl: Teilen Sie Ihre Anforderungen in zwei Kategorien.

Knockout-Kriterien sind Bedingungen, ohne die ein System ausscheidet – unabhängig davon, wie gut es sonst ist.

Typische Beispiele: eine zwingende Branchenfunktion, eine Schnittstelle zu einem führenden System, gesetzliche Anforderungen eines Auslandsstandorts oder ein verbindlicher Betriebsmodus.

Diese Liste sollte kurz sein. Mehr als zehn bis fünfzehn echte Knockout-Kriterien hat kaum ein Unternehmen; wer fünfzig aufschreibt, hat Wünsche zu Bedingungen erklärt.

Bewertungskriterien sind alle Anforderungen, bei denen es Abstufungen gibt. Sie werden gewichtet, zum Beispiel auf einer Skala von eins bis drei, und in den Anbieterterminen bewertet. Hier gehört die Mehrzahl der Anforderungen hin.

Der Effekt dieser Trennung: Die Knockout-Liste reduziert den Markt in kurzer Zeit auf eine Handvoll ernsthafter Kandidaten.

Oft genügt dafür ein strukturiertes Vorgespräch oder ein schriftlicher Kriterienkatalog, noch bevor Sie eine einzige Präsentation gesehen haben. Die Bewertungskriterien entscheiden dann zwischen den verbliebenen Systemen.

So diskutieren Sie in den Terminen über die Punkte, die tatsächlich unterscheiden.

Wie viele Anbieter Sie einladen sollten

Nach der Vorauswahl über die Knockout-Kriterien reichen in der Regel drei bis maximal fünf Anbieter für die Präsentationsphase. Mehr Termine bringen selten neue Erkenntnisse, binden aber erhebliche Kapazität: Jeder ernsthafte Anbietertermin kostet die beteiligten Fachbereiche einen halben bis ganzen Tag, wobei die Vorbereitung nicht eingerechnet ist.

Wichtig ist, den Anbietern dieselben Testfälle vorzugeben: zwei oder drei konkrete Geschäftsvorfälle aus Ihrem Alltag, die jeder im Termin zeigen muss. So vergleichen Sie Systeme statt Folien.

Und es gehört zur Methode, den Abbruch als Option zu behandeln. Wenn nach den Präsentationen kein Anbieter die Knockout-Kriterien vollständig erfüllt, ist das kein gescheitertes Projekt, sondern ein wertvolles Ergebnis: Es ist deutlich günstiger, die Auswahl um einige Monate zu verschieben und die Anforderungen zu schärfen, als ein unpassendes System einzuführen.

Dasselbe gilt, wenn sich während der Auswahl zentrale Rahmenbedingungen ändern, etwa durch eine Übernahme oder einen Strategiewechsel.

Checkliste: Der Anforderungs-Workshop mit den Fachabteilungen

Die Anforderungen entstehen nicht am Schreibtisch der IT, sondern in einem strukturierten Workshop mit den Fachbereichen. Diese Punkte sollten Sie dabei beachten:

• Die richtigen Personen einladen: pro Bereich diejenigen, die täglich im Prozess arbeiten, nicht nur die Führungskräfte. Schmerzpunkte kennen die Anwender.
• Entlang der Prozesskette arbeiten, nicht entlang der Abteilungen: vom Kundenauftrag bis zur Rechnung. So werden Übergaben und Medienbrüche sichtbar, die in Abteilungssicht verborgen bleiben.
• Den Ist-Zustand dokumentieren, bevor über das neue System gesprochen wird: Welche Schritte, welche Werkzeuge, welche Excel-Listen existieren heute, und vor allem: warum?
• Jede Anforderung mit einem konkreten Geschäftsvorfall belegen: „Wir brauchen Chargenverfolgung“ wird erst prüfbar durch „Bei einem Rückruf müssen wir innerhalb von zwei Stunden alle betroffenen Lieferungen identifizieren“.
• Pro Anforderung sofort einstufen: Knockout oder Bewertungskriterium. Bei Bewertungskriterien die Gewichtung direkt im Workshop festlegen, solange die Diskussion präsent ist.
• Widersprüche zwischen Abteilungen nicht wegmoderieren, sondern festhalten: Sie sind die Punkte, die später im Projekt eskalieren können.
• Das Ergebnis in einer Woche konsolidieren und von den Bereichsverantwortlichen freigeben lassen. Erst danach sollte das Lastenheft an Anbieter gehen.

Fazit

Die Systemauswahl wird nicht in den Präsentationsterminen entschieden, sondern in den Wochen davor. Ein Lastenheft, das zwischen Knockout- und Bewertungskriterien trennt, Prozesse statt Funktionswünsche beschreibt und von den Fachbereichen getragen wird, macht aus der ERP-Auswahl eine nachvollziehbare Entscheidung.

Der Aufwand dafür ist überschaubar: ein bis zwei strukturierte Workshops und die Disziplin, Wünsche von Bedingungen zu unterscheiden. Er ist die günstigste Investition des gesamten Projekts, gemessen an dem, was eine Fehlentscheidung kostet.