Präsentationsfolien erstellen und gestaltenWie Sie Präsentationsfolien gestalten und anordnen

Im letzten Schritt gestalten Sie nun die PowerPoint-Folien für Ihren Vortrag und Ihre Präsentation. Diese ergeben sich aus Ihren Inhalten und aus der erarbeiteten Struktur und Gliederung Ihres Vortrags. Die Gliederung und damit die Reihenfolge der Inhalte haben Sie bereits nach dem Schema aus dem vorigen Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels festgelegt. Nun geht es in die Details und die genaue Gestaltung der Folien.

Die Präsentationsfolien setzen sich im Allgemeinen aus Textelementen, aus Bildern, Grafiken oder Fotos zusammen sowie – sehr wichtig! – aus dem Weißraum, auf dem nichts steht und nichts abgebildet ist. Folgende Regeln und Tipps für die einzelnen Elemente einer PowerPoint-Folie sollten Sie bei der Gestaltung berücksichtigen. Die Abbildungen sollen die jeweiligen Regeln anhand eines Negativ- und eines Positiv-Beispiels deutlich machen.

• Verwenden Sie eine gut lesbare Schrift
• Nur seriös wirkende Schriftarten
• Nur serifenlose Schriftarten
• Nur eine Schriftart für alle Folien; Ausnahme: Sie wollen einen Textblock besonders hervorheben
• Mit Formatierungen wie Fettschrift oder Unterstreichungen sparsam umgehen
• Schriftgröße kann variieren, je nach Bedeutung des Textes (Überschriften groß, Legenden klein)
• Schriftgröße muss so gewählt sein, dass auch die Personen in der letzten Reihe im Vortragsraum den Text lesen können

• Keine ganzen Sätze, sondern Stichpunkte
• Nicht mehr als 4 Bullet Points (Stichpunkte) pro Folie
• Eine wichtige Aussage oder Kernbotschaft auf einer Folie steht für sich; und zwar kurz und bündig – mit oder ohne Illustration
• Im Titel der Folie kurz nennen, worum es geht

• Präsentationsfolien nicht überladen; Weißraum wirkt ruhig und schafft Klarheit
• Folien mit komplexen Grafiken sind unübersichtlich, verwirrend oder nicht verständlich
• Einfache Grafiken, Bilder oder Fotos können Ihren Vortrag illustrieren
• Kurze und eindeutige Überschrift pro Bild, Grafik oder Foto

• Viele Zahlen für einen besseren Überblick zusammenfassen
• Nur die Zahlen darstellen, die eine Aussage belegen
• Eine Tabelle oder ein Diagramm mit Zahlen soll nur eine Aussage belegen – und nicht viele
• Diagramme möglichst einfach gestalten; keine unnötigen visuellen Effekte

Eine komplexe Folie mit vielen Inhalten können Sie Schritt für Schritt entwickeln. Fügen Sie dafür mit jeder Folie einen Aspekt hinzu, wie zum Beispiel „Ziele – Maßnahmen – Kontrolle“. Mehr Animation oder andere „Spielereien“ mit PowerPoint braucht es nicht.

Die ersten drei Präsentationsfolien sind oft entscheidend, ob das Publikum zuhört und im Folgenden Ohren und Augen aufmacht. Das heißt:

• Wählen Sie je nach Zielgruppe und Ziel einen eher emotionalen oder einen sachlich-informativen Einstieg.
• Sie steigen sachlich ein, wenn Sie zeigen, warum das Thema für Ihr Publikum wichtig ist. Sie erläutern dazu den Sachstand (das ist passiert), erklären, warum Sie den Vortrag halten (Aufgabe) und nennen Ihre Ziele (das sollte sein).
• Ein sachlicher Einstieg in das Thema kann durch eine knackige Aussage, Bild oder Foto stärker emotionalisiert werden.

In den folgenden drei Beispielen ist das gleiche Thema „Unzufriedenheit der Kunden“ einmal sachlich dargestellt (links), einmal auf der Grundlage von Zahlen (Mitte) und einmal emotional (rechts); zu der emotionalen Darstellung könnten Sie im Vortrag eine Geschichte erzählen: „Gestern war ein Kunde bei uns im Geschäft, …“.

Je nach Dauer der Präsentation und Anzahl der Folien, ist es für das Publikum hilfreich, wenn Sie eine Übersicht über Ihre Inhalte und deren Gliederung geben. Dazu können Sie eine kurze Übersicht zeigen; nicht zu Beginn der Präsentation, sondern erst nachdem Sie Ihre Ziele erläutert haben (siehe die Gliederung im vorigen Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels).

Auf den folgenden Folien können Sie dann ein „Signal“ wiederholen, das dem Betrachter zeigt, über welchen Gliederungspunkt Sie gerade sprechen. Das kann durch eine farbliche Markierung oder eine Nummerierung geschehen.

Auf Ihrer letzten Präsentationsfolie stehen die Aspekte, über die Sie im Anschluss gerne sprechen oder diskutieren wollen. Eine letzte Folie mit „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit“ ist nicht nötig, weil Sie das persönlich sagen – oder weil Sie mit einem Appell enden. Ein Schweigen von fünf Sekunden (innerlich mitzählen) ist für alle das Signal, dass Ihr Vortrag beendet ist. Das Publikum sieht einen schwarzen Schirm oder eben Ihre letzte Folie – über die Sie nun sprechen wollen.