Ressourcen und Dienste planenArbeitszeit erfassen

Die Kapazitäts- und Ressourcenplanung sowie die Belegungsplanung und Dienstplanung müssen oft auf die anwesenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausgerichtet sein. Dazu müssen deren Anwesenheitszeiten erfasst werden. Mit den Vorlagen in diesem Abschnitt können die Arbeitszeiten einfach dokumentiert und für die Planung genutzt werden.

Bedeutung der Arbeitszeiterfassung

Wenn Sie den Einsatz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter planen wollen, müssen Sie beachten, dass deren Verfügbarkeit beschränkt ist. Sie haben eine maximale Arbeitszeit pro Tag, pro Woche oder pro Monat, wie sie im Arbeitsvertrag geregelt ist. Mehr Kapazität können Sie von dieser „Ressource Mensch“ nicht verplanen. Neben der Regelarbeitszeit können dabei gegebenenfalls Überstunden oder Mehrarbeit mit geplant werden.

Die Arbeitszeit, die eine Person im Unternehmen leistet, kann automatisch erfasst werden oder durch Selbstaufschrieb dokumentiert werden. Die automatische Erfassung erfolgt über ein Zeiterfassungssystem und eine persönliche Identifikation – meistens eine Karte oder Ähnliches.

Beim Selbstaufschrieb halten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einer Liste fest, wann sie mit der Arbeit begonnen haben, wann und wie lange sie eine Pause gemacht haben und wann sie ihre Arbeit beendet haben. Diese Ist-Arbeitszeit ist Grundlage für die Personaleinsatzplanung und für die Berechnung der Ist-Kosten.