Ressourcen und Dienste planen

Manche Ressourcen wie Räume, Fahrzeuge, Maschinen oder Werkzeuge sind in den Unternehmen knapp und können nicht gleichzeitig von mehreren Personen benutzt werden. Sie müssen richtig verplant werden, damit es keine Doppelbelegung gibt, keine Nutzer unnötig warten müssen und keine Prozesse stillstehen.

Das gilt auch für die Dienstplanung, bei der nicht Ressourcen, sondern Dienste und Aufgaben einzelnen Personen zugeordnet werden. Hier müssen Sie darauf achten, dass alle Dienste verteilt sind und keine Lücken entstehen.

Für diese Aufgabe der Ressourcenplanung und Dienstplanung können Sie die gleichen Planungswerkzeuge nutzen. Solche Werkzeuge finden Sie in diesem Dokumentenpaket als Excel-Vorlagen. Mit diesen Excel-Vorlagen können Sie einzelne Ressourcen Ihren Nutzern in einer Tages-, Wochen- oder Monatsübersicht zuweisen. Damit haben alle im Blick, wer wann eine Ressource nutzt.

In gleicher Weise können Sie Dienste den Dienstleistern zuordnen und damit Dienstpläne erstellen. Hier müssen Sie gegebenenfalls zusätzlich beachten, dass Dienste wie Telefonzentrale, Hotline oder Instandsetzung immer besetzt sind und keine Lücken entstehen. Nutzen Sie für diese Planungsaufgaben Excel-Vorlagen wie Ressourcenplanung mit Wochenübersicht, Planung mehrerer Ressourcen oder Dienstplaner.

Fahrzeuge in einem Fahrzeugpool zählen ebenfalls zu den Ressourcen, die Sie im Unternehmen genau planen und zuweisen sollten. Die Nutzungszeiten sind hier oft länger. Außerdem spielen die Kosten eine wichtige Rolle und steuerliche Aspekte müssen berücksichtigt werden. Dafür nutzen Sie die Excel-Vorlagen Laufende Betriebskosten eines Fahrzeugs erfassen oder Berechnung der effektiven Fahrzeugauslastung.

Um Ressourcen und Dienste einzelnen Personen richtig zuordnen zu können, muss deren Anwesenheit und Arbeitszeit bekannt sein. Diese können Sie mit zwei Excel-Vorlagen zur Arbeitszeiterfassung und zur Dokumentation von Arbeitszeiten festhalten. Mit diesen Vorlagen können Sie unter anderem Soll-Arbeitszeit und Ist-Arbeitszeit vergleichen und die Einhaltung von Pausenregelungen sichtbar machen.