ProjektabschlussDie letzten Aufgaben zum Projektabschluss planen

Worauf kommt es bei den letzten Aufgaben im Projekt an? Warum sind dann die Details so wichtig? Wie führen Sie für den Projektabschluss die Offene-Punkte-Liste? Gehen Sie alle noch offenen Aufgaben zum Projektende im Detail durch und arbeiten Sie nach Prioritäten ab. Dann können Sie die Projektergebnisse dem Auftraggeber übergeben und das Projekt wirklich abschließen.

Vor dem Projektabschluss erfolgt die Bestandsaufnahme

Als Projektleiterin oder Projektleiter müssen Sie erkennen, wenn so langsam Motivation und Energie aller Projektbeteiligten schwinden. Machen Sie kurz vor dem geplanten Ende des Projekts eine Bestandsaufnahme und klären Sie, welche Arbeitspakete und Aufgaben zu einhundert Prozent erfüllt sind und bei welchen Arbeitspaketen noch einige Prozent fehlen. Gehen Sie dazu den Projektstrukturplan noch einmal genau durch.

Im Rahmen der regelmäßigen Projektüberwachung und der Projektsteuerung sollten Sie wissen, wie weit die einzelnen Arbeitspakete in Ihrem Projekt vorangekommen sind. Sie kennen die bislang vorliegenden Projektergebnisse, den Zeitplan und die aufgelaufenen Kosten.

Auf dieser Grundlage halten Sie nun fest, was noch offen ist und bis wann das erledigt werden kann. Dementsprechend passen Sie Ihren Projektstrukturplan an und erstellen einen Maßnahmenplan.

Offene-Punkte-Liste erstellen

In einer Offene-Punkte-Liste (Pendenzenliste) halten Sie fest, welche Aufgaben im Projekt noch offen sind und was dafür noch gemacht werden muss. Wichtig: Gehen Sie dabei in die Details!

Klären Sie, wer die Verantwortung für diese offenen Punkte trägt, wer die Aufgabe erledigt und welche Ressourcen erforderlich sind. Vielleicht sind Vorarbeiten noch nicht abgeschlossen, sodass der letzte Schritt nicht möglich ist.

Machen Sie diese Abhängigkeiten in Ihrem Ablaufplan (Gantt-Chart oder Netzplan) und in Ihrem Projektstrukturplan sichtbar. Kümmern Sie sich dann darum, dass diese Vorarbeiten erledigt werden.

Arbeiten Sie jeden Tag an dieser Offene-Punkte-Liste gemeinsam mit Ihrem Projektteam – gerade dann, wenn das Projekt dem Ende zugeht. Legen Sie die Prioritäten fest. Die unmittelbar anstehenden Aufgaben stehen ganz oben auf Ihrer Liste.

Wichtig: Machen Sie diese Aufgaben für alle sichtbar, zum Beispiel auf einem Flipchart, an dem alle vorbeigehen. Genauso wichtig: Haken Sie sichtbar alle offenen Punkte ab, die erledigt wurden. Das fördert die Motivation: „Wir schaffen das und haben das Ziel bald erreicht!“