ProjektabschlussProjektergebnisse und Projekterkenntnisse festhalten

Projekte sind für jedes Unternehmen eine ideale Gelegenheit, um zu lernen und sich zu verbessern. Voraussetzung ist, die Erfahrungen, die das Projektteam im Projektverlauf macht, werden reflektiert, besprochen und festgehalten.

Oft haben Unternehmen klare und formale Vorgaben, wie Projektergebnisse dokumentiert und präsentiert werden. Wichtig ist aber, den Projektabschluss als Lernprozess zu verstehen und als solchen zu organisieren. Ziel muss sein, dass kommende Projektmanager aus den Erfahrungen der früheren Projekte lernen und dass dieses Wissen im Unternehmen lebendig ist.

Die typischen Instrumente, um Projektergebnisse für das Unternehmen und andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter festzuhalten, sind:

• Dokumentation als Projektabschlussbericht
• Präsentation des Projekts vor Stakeholdern
• Abschlussworkshop mit Projektteam, Auftraggeber und anderen Stakeholdern

Wenn es um die Dokumentation und das Berichtswesen in Projekten geht, sehen viele Projektleiterinnen und Projektleiter vor allem die Zeit und die (aus ihrer Sicht unnötige) Arbeit, die damit verbunden ist. Alles aufschreiben – das ist Fleißarbeit.

Gleichwohl verlangen viele Auftraggeber einen Projektabschlussbericht als Dokumentation der Ergebnisse und der erbrachten Leistungen. Oder es ist nach den Vorgaben des Unternehmens beim Projektmanagement verpflichtend, einen Abschlussbericht zu verfassen.

Oft ist die Abgabe dieser Dokumentation oder des Projektberichts auch die formale Bedingung für das offizielle Projektende und die Projektabnahme.

Sehen Sie den Projektbericht vor allem als Chance für sich selbst, für Ihre Nachfolger und Mitstreiter sowie für das Unternehmen, aus Ihren eigenen Projekterfahrungen zu lernen. Und zeigen Sie mit dem Projektbericht, was Sie im Projekt geleistet haben. Auch für Sie als Projektleitung ergibt sich mit der Reflexion des Projekts ein großer Lerngewinn.

Was in dem Projektbericht steht, hängt von der Art des Projekts ab. Folgende Aspekte können eine Rolle spielen und in der genannten Reihenfolge als Gliederung oder Strukturierung des Projektberichts und der Projektdokumentation dienen:

1. Titel und Projektthema
2. Impressum: Projektleitung, Teammitglieder, Auftraggeber, Bearbeitungszeit etc.
3. Zweck und Zielsetzung des Projekts
4. Anforderungen der Zielgruppen und des Auftraggebers: erforderliche Projektqualität
5. Ausgangssituation und bisherige Lösung
6. Probleme, die sich dabei zeigen
7. Lösungen, die im Rahmen des Projekts umgesetzt wurden: Produkte, Prozesse, Anwendungen und ihre Merkmale
8. Strategie-Fit: Erläuterung, wie das Projekt die strategischen Ziele des Unternehmens oder der Abteilung unterstützt und welche Beiträge es dazu leistet
9. Kostenplanung und tatsächliche Kosten; Begründung der Abweichungen
10. Erlös- und Nutzenplanung und was tatsächlich erreicht wurde
11. Chancen und Risiken für die Zukunft
12. Sicherheit und Compliance: Das muss beachtet werden
13. Management und Projektorganisation: Vorgehensweise im Projekt, Zeitplan, Budgetplan und tatsächlicher Ablauf
14. Aktivitäten zur Projektkommunikation und zur Öffentlichkeitsarbeit
15. Anmerkungen und Anhänge

Im Anhang können alle weiterführenden Informationen aufgeführt und es kann auf Dokumente, die während des Projekts entstanden sind, verwiesen werden: Projektstrukturplan, Terminplan, Kosten- und Ressourcenplan, Protokolle, Aktennotizen, Projektstatusberichte.

Oft muss ein Projekt vor dem Auftraggeber, dem Lenkungskreis, den Anwendern der Projektergebnisse oder vor anderen Zielgruppen und Stakeholdern präsentiert werden. Eine solche Abschlusspräsentation ist unverzichtbar.

Das heißt: Die wichtigsten Aspekte aus dem Projektbericht werden visuell aufbereitet und in Form einer Präsentation mündlich vorgetragen. Meist wird der Vortrag durch eine PowerPoint-Präsentation begleitet.

Bei dieser Abschlusspräsentation geht es darum, sich auf die wichtigen Kernaspekte im Projekt zu beschränken. Was genau über das Projekt, die Ergebnisse und den Projektverlauf berichtet wird, hängt ab davon, wer im Publikum sitzt, welche Kenntnisse zum Projekt diese Personen mitbringen, was Ihre Ziele und die des Publikums sind und welche Zeit zur Verfügung steht.

Beantworten Sie in Ihrer Präsentation folgende Fragen und orientieren Sie sich an diesen Punkten zur Gliederung Ihrer Projekt-Präsentation:

1. Warum wurde das Projekt durchgeführt?
2. Was waren die Projektanforderungen?
3. Welche Projektziele wurden verfolgt?
4. Was wurde im Projekt entwickelt, gebaut, durchgeführt?
5. Inwiefern wurden Zeitplan und Kostenplan im Projekt eingehalten?
6. Welchen Erfolg und Nutzen hat das Projekt gebracht?
7. Wie geht es weiter?

Das Projektteam sollte sich zum Projektabschluss in jedem Fall noch einmal treffen – gegebenenfalls mit dem Auftraggeber, ausgewählten Stakeholdern und dem Lenkungskreis, um über Erfahrungen zum Projektergebnis und zum Projektverlauf zu sprechen.

Was wird beim Projektabschluss-Meeting besprochen?

Hier kann ein sogenanntes Projekt-Debriefing erfolgen: mit Erkenntnissen, Hinweisen und Empfehlungen für alle folgenden Projekte, Projektleitungen und Projektteams. Dabei geht es vor allem um eine nachträgliche Besprechung und Bewertung von:

• Zusammenarbeit im Team
• Abstimmung und Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber, den Stakeholdern und dem Lenkungskreis
• inhaltliche Projektergebnisse
• Arbeitsprozesse und Projektablauf
• Arbeitsatmosphäre, Projektklima und Projektkultur

In einem Projektabschluss-Meeting können auch emotionale Themen, persönliche Enttäuschungen oder gemeinsame Erfolge angesprochen werden.

Manchen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern fällt es schwer, sachlich und angemessenes Feedback in einer Besprechung zu geben. Manchmal bleibt es oberflächlich und sehr höflich, sodass die kritischen Punkte nicht angesprochen werden. Manchmal kommt es zu direkten Schuldzuweisungen und es wird persönlich, was auf den letzten Metern die gute Teamarbeit zerstören kann.

Welche Erkenntnisse kann man aus dem Projekt mitnehmen?

Im Vordergrund sollte stehen, dass alle Beteiligten aus dem Projekt lernen. Fehler und ihre Ursachen sollten offen dargelegt werden. Und mögliche Maßnahmen und Verbesserungen für die Zukunft sollten daraus abgeleitet werden.

Es darf aber nicht um Schuldzuweisungen gehen, denn sonst kommen die Themen, aus denen sich am meisten lernen lässt, nicht zur Sprache.

Mögliche Fragestellungen für das Projektabschluss-Meeting sind:

• Haben wir die gesetzten Ziele (Termine, Kosten, Sachergebnis) erreicht?
• Wenn nein, was waren die Gründe dafür, dass wir sie verfehlt haben?
• Ist der Kunde oder der interne Auftraggeber mit dem Projektergebnis zufrieden?
• Wenn nein, was waren die Gründe für seine Unzufriedenheit?
• Was ist im Projekt gut, was schlecht gelaufen?
• Was hätte besser oder anders gemacht werden können?
• Wie war die Stimmung im Projektteam?
• Welche Phasen hat das Projektteam durchlaufen?
• Wie war die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und externen Partnern?
• Welche Konsequenzen werden aus den Erfahrungen für künftige Projekte gezogen?
• Sind diese Erfahrungen dokumentiert?
• Wie werden sie für alle Kolleginnen und Kollegen zugänglich gemacht?

Falls es noch allerletzte, offene Aufgaben im Projekt gibt (siehe Offene-Punkte-Liste), dann können diese ebenfalls besprochen werden. Und es kann geklärt werden, wie sie abgearbeitet werden.

Diese letzte inhaltliche Projektbesprechung hat für das Projekt selbst und für die Projektkultur in Ihrem Unternehmen eine ähnlich herausragende Bedeutung wie das Kick-off-Meeting. Es wird deshalb auch als Close-down-Meeting bezeichnet.

Im Idealfall werden alle Ergebnisse und Erkenntnisse aus dem Projekt in einer angemessenen Form dokumentiert, sodass zukünftig andere Kolleginnen und Kollegen im Unternehmen davon profitieren können. Wichtig ist dabei, dass alle zu jeder Zeit auf die Projekterkenntnisse zugreifen können. Das kann bedeuten:

• Alle Dokumente (Projektberichte, Präsentationen, Erfahrungsberichte aus dem Abschlussworkshop) werden so abgelegt, dass sie je nach Fragestellung bei zukünftigen Projekten wieder abgerufen werden können (im Intranet oder in einem Wissensmanagement-System).
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden schnell heraus, wer im Rahmen der Projekte Erfahrungen sammeln konnte und wer sich besonderes Expertenwissen angeeignet hat.
• Diese Personen stehen als Ansprechpartner zur Verfügung für inhaltliche Fachthemen oder für das Methodenwissen zum Projektmanagement.

Darüber hinaus können diese Kompetenzen und Erfahrungen auch in die interne Kommunikation des Unternehmens einfließen. Es kann zum Beispiel Berichte zum Projekt geben in Mitarbeiterzeitungen, auf Wandtafeln, in Besprechung mit Führungskräften und anderen Kolleginnen und Kollegen.

Schließlich können Projekterfahrungen auch in Schulungen, Weiterbildung und Personalentwicklung einfließen. Wenn etwa neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Projektmanagement geschult werden, können erfahrene Projektmanager berichten, und die „Neulinge“ können auf aussagekräftige Projektdokumentationen zurückgreifen.

Manche Erkenntnisse können auch außerhalb des Projekts im Unternehmen allgemein genutzt werden – etwa durch die Anpassung von Prozessen, durch neue Werkzeuge für die Bewältigung der täglichen Arbeit oder durch einzelne Verbesserungsvorschläge.

Nutzen Sie dieses Potenzial und prüfen Sie, welche Erkenntnisse aus Ihrem Projekt in der Organisation allgemein hilfreich sind und umgesetzt werden können.