Projektkosten und Projektbudget planenProjektkostenplanung vorbereiten

Eine Zusammenstellung aller Kosten ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Projektplans. Damit alle Kosten abgeschätzt, kalkuliert, berechnet und geplant werden können, brauchen Sie für die Projektkostenplanung Informationen aus dem Projektstrukturplan und dem Zeitplan des Projekts sowie die Anforderungen der Auftraggeber und Entscheider.

Alle Teilpläne für das Projekt erstellen

Damit ein Projekt erfolgreich verläuft, sollte es gut vorbereitet werden. Dazu zählt insbesondere ein durchdachter Projektplan. Die drei entscheidenden Elemente, die ein Projektplan mindestens enthalten sollte, sind:

  • Projektergebnis
  • Zeitplan
  • Kostenplan

In den meisten Fällen wird ein Projekt auch erst dann genehmigt oder freigegeben, wenn diese Informationen schlüssig erarbeitet und im Projektplan dargestellt werden. Sie sind Grundlage für die Entscheidung beim Auftraggeber, Projektsponsor oder in Entscheidungsgremien. In diesem Handbuch-Kapitel geht es vor allem um den Projektkostenplan, also darum, wie Sie die Projektkosten mithilfe eines Projektkostenplaners (Excel-Tool) vorab kalkulieren.

Ziel und Zweck der Projektkostenplanung klären

Der Projektkostenplan dient folgenden Zielen und Zwecken:

  • Mit dem Projektkostenplan zeigen Sie dem Auftraggeber, Projektsponsor oder Entscheidungsgremien, mit welchen Kosten diese für das Projekt rechnen müssen. Damit schätzen die Entscheider ab, ob das Projekt überhaupt wirtschaftlich und rentabel ist – und damit überhaupt genehmigt werden sollte.
  • Sie ermitteln mit dem Projektkostenplan, welches Budget Sie für die Durchführung des Projekts benötigen. Auftraggeber, Projektsponsor und Entscheider wissen dann, welche Geldmittel und Ressourcen sie für das Projekt beschaffen oder zur Verfügung stellen müssen.
  • Falls das Projekt einem Angebot an externe Kunden entspricht, ermitteln Sie mit der Projektkostenkalkulation den Angebotspreis – und verhandeln gegebenenfalls mit dem Kunden einzelne Angebotspositionen.
  • Mit dem Projektkostenplan geben Sie die Plan- oder Soll-Kosten vor, die das Projekt maximal verbrauchen darf. Damit erkennen Sie später im Projektverlauf durch einen Soll-Ist-Vergleich, ob das Projekt „nach Plan“ verläuft – oder ob die Kosten aus dem Ruder laufen. Das kann Konsequenzen haben für die Projektsteuerung, für das Projektergebnis, die Projektlaufzeit bis hin zum vorzeitigen Abbruch eines Projekts (wegen Unwirtschaftlichkeit).