Projektkosten und Projektbudget planenWie Sie Projektkosten erfassen

Wie erfassen Sie Kosten für ein Projekt übersichtlich und transparent? Wie ermittelt man die Gesamtkosten und die einzelnen Posten? Wie werden Projektrisiken visualisiert? Können auch Projektänderungen dargestellt werden? Erfahren Sie alles über mögliche Vorgehensweisen.

Gesamtkosten des Projekts erfassen

Mit dem Projektkostenplan haben Sie sämtliche Kosten für Ihr Projekt ermittelt, kalkuliert und zusammengestellt. Am Ende ergeben sich die Gesamtkosten für die Nutzung aller Ressourcen wie Personal, Maschinen, Geräte, Räume oder externe Dienstleistungen während der gesamten Projektlaufzeit.

Mit den so berechneten Projektgesamtkosten können Sie gegenüber Ihren Entscheidern, Projektsponsoren und Auftraggebern sichtbar machen:

  • das Budget, das Sie für das Projekt benötigen
  • die Wirtschaftlichkeit des Projekts, indem Sie die Projektkosten in Beziehung setzen zu möglichen Umsätzen oder Kosteneinsparungen

Außerdem können Sie zum Projektende prüfen, ob die tatsächlichen Projektkosten (Ist-Kosten) mit den im Rahmen der Projektplanung berechneten Gesamtkosten (Plan- oder Soll-Kosten) übereinstimmen. Die Ist-Kosten sollten vor allem nicht höher ausfallen als die Soll-Kosten, damit das Kostenziel im Projekt erreicht wird. Inwiefern dieses Ziel erreicht wird, soll mit dem Projektcontrolling erfasst und sichtbar gemacht werden.

Wichtig ist dieser Projektkostenvergleich vor allem dann, wenn die Projektkostenplanung und Kalkulation Grundlage für ein Angebot ist, das Sie als Auftragnehmer Ihrem Kunden vorlegen. Die Gesamtkosten plus Gewinnzuschlag werden dann dem Angebotspreis entsprechen.

Der Kunde wird am Ende des Projekts nur diesen Preis bezahlen. Liegen Ihre tatsächlichen Projektkosten über den Plankosten, dann geht das zu Lasten des Gewinns oder führt sogar zu einem Verlust.

Einzelne Projektkosten gesondert betrachten

In einigen Fällen genügt es nicht, die Gesamtkosten eines Projekts anzugeben; Sie wollen die Projektkosten genauer betrachten und differenzieren.

Zum Beispiel wollen Sie die Projektkosten gesondert ausweisen für:

  • einzelne Zeiträume wie Quartal oder Jahr, um diese Kosten der Erfolgsrechnung sachgerecht zuordnen zu können oder um Zahlungen des Kunden aufzuteilen;
  • Kostenarten, um zu erkennen, welchen Anteil am Projekt interne Personalkosten, externe Dienstleistungen oder andere Kostenarten haben;
  • einzelne Projektpartner, damit diese vom Gesamtbudget des Projekts den Anteil erhalten, der ihren Kosten entspricht;
  • Projektphasen, Arbeitspakete und Teil-Arbeitspakete, um zu erkennen, durch welche Projektaufgaben die höchsten Kosten verursacht werden und um dann gegebenenfalls nach Einsparmöglichkeiten zu suchen.

Mit entsprechenden Auswertungen aus der Tabelle der Gesamtkosten können Sie mit dem Projektkostenplaner diese einzelnen Projektkosten darstellen. Die folgende Abbildung 5 zeigt dies für ein Beispiel.