Projektkosten und Projektbudget planen

Der Projektkostenplan ist ein zentraler Bestandteil jeder Projektplanung. Er muss im Vorfeld eines Projekts erstellt werden, um den Aufwand für das Projekt einzuschätzen, die Wirtschaftlichkeit zu beurteilen und das Projektbudget zu beantragen. Außerdem wird am Ende des Projekts anhand des Projektkostenplans geprüft, ob das Kostenziel eingehalten wurde, die Istkosten im Projekt die Sollkosten also nicht übersteigen.

In diesem Dokumentenpaket wird die Vorgehensweise Schritt für Schritt erläutert, mit der Sie Ihre Projektkosten kalkulieren, berechnen und zusammenstellen. Dabei nutzen Sie ein Excel-Tool als Projektkostenplaner, das in diesem Paket enthalten ist (in drei Varianten). Grundlage sind der Aufgaben- und Arbeitsplan im Projekt (Projektstrukturplan) sowie die Liste aller Partner und der notwendigen Ressourcen.

Mit der Projektkostenplanung ermitteln Sie zunächst die einzelnen Kostensätze. Dafür finden Sie in diesem Dokumentenpaket Excel-Vorlagen zur Berechnung von Personalstundensatz, Maschinensatz oder Kosten eines Arbeitssystems. Ressourcen, die Sie von externen Partnern einkaufen, erfassen Sie mit ihren Kosten im Beschaffungsplan. Um die Kosten zeitlich zu verteilen, brauchen Sie den Zeitplan aus Ihrem Projektmanagement. Dabei hilft die Vorlage Terminplanung als Gantt-Diagramm.

Mit dem Projektkostenplaner halten Sie fest, wann Sie welche Ressourcen in welchem Umfang und für welche Aufgaben im Projekt benötigen. Daraus ergeben sich – zusammen mit einem möglichen Kostenpuffer für Risiken – die Gesamtkosten für Ihr Projekt.

Sie entsprechen dem Projektbudget, mit dem Sie planen sollten. In einem speziellen Kostenanalyse-Tool des Projektplaners können Sie dann die Gesamtkosten wieder trennen nach unterschiedlichen Kriterien wie: Kosten pro Jahr, Kosten pro Partner, Kosten je Kostenart oder nach Teilprojekt, Projektphase oder Arbeitspaket.

Außerdem können Sie ein Kosten-Szenario erstellen und aufzeigen, wie sich Kosten unterscheiden, wenn besondere Ereignisse eintreten oder die Projektanforderungen sich ändern. Das machen Sie mit dem Excel-Tool Projektkosten vergleichen mit Kosten-Szenarien.

Ob Ihre Kostenplanung für das Projekt am Ende richtig war, ermitteln Sie im Rahmen der Nachkalkulation. In diesem Dokumentenpaket finden Sie dazu eine Erläuterung, wie Sie bei der Nachkalkulation vorgehen, sowie ein Excel-Tool für diese Nachkalkulation. Zudem erhalten Sie Vorlagen für den Soll-Ist-Vergleich.