Fuhrparkmanagement und Fuhrpark-Controlling

Wenn Ihr Unternehmen einen eigenen Fuhrpark unterhält oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen Dienstwagen (auch für die private Nutzung) zur Verfügung stellt, dann können damit erhebliche Kosten und Aufwendungen verbunden sein. Deshalb ist es wichtig, die Fahrzeugflotte optimal zu planen und zu betreiben und die Kosten im Blick zu behalten. Das sind die Kernaufgaben im Fuhrparkmanagement, die in diesem Handbuch-Kapitel erläutert sind. Sie reichen von der Auswahl und von der Beschaffung von Fahrzeugen bis hin zum Verkauf nach der geplanten Nutzungszeit.

Für die Beschaffung geeigneter Fahrzeuge werden meist unterschiedliche Kriterien betrachtet, die Fahrzeuge und Fahrzeuganbieter erfüllen sollten. In der Vorlage Kriterien zur Fahrzeugbeschaffung sind diese benannt. Sie können Grundlage für die Ausschreibung mithilfe eines Lastenhefts sein.

Die Angebote der Fahrzeughändler müssen dann bewertet werden. Maßgeblich ist nicht nur der Kaufpreis, sondern das Gesamtpaket sowie die Betriebskosten. Sie sollten deshalb immer die Total Cost of Ownership betrachten. Dafür finden Sie in diesem Handbuch-Kapitel mehrere Excel-Vorlagen, mit deren Hilfe Sie das wirtschaftlichste Angebot ermitteln. Zum Beispiel durch: Kosten von Fahrzeugen miteinander vergleichen und bewerten oder Gesamtkosten bei Kauf für ein oder mehrere Fahrzeuge (Total Cost of Ownership).

Oft stellt sich die Frage, ob ein Fahrzeug gekauft oder geleast werden soll. Dann müssen die gesamten Leasingkosten und die Kosten für den Kauf der Fahrzeuge miteinander verglichen werden. Nutzen Sie dazu ergänzend die Excel-Vorlage Gesamtkosten bei Leasing für ein oder mehrere Fahrzeuge (Total Cost of Ownership).

Wenn ein Fahrzeug in Ihrem Unternehmen im Einsatz ist, müssen Sie wichtige Kontrollpflichten und Inspektionstermine einhalten. Dabei helfen die Vorlagen Überwachung Fahrzeugkontrolle und Kontrolltermine sowie Führerscheinkontrolle und Fahrunterweisung Termine. Bei einer geteilten Nutzung durch mehrere Personen müssen Sie die Nutzungszeiten planen, damit es keine Überschneidungen gibt. Das können Sie mit den Vorlagen für die Planung der Fahrzeugnutzung.

Damit der Fuhrpark wirtschaftlich betrieben wird, müssen Sie insbesondere die laufenden Kosten während der Nutzungszeit der Fahrzeuge betrachten und Kosteneinsparpotenziale identifizieren. Dafür finden Sie in diesem Handbuch-Kapitel ebenfalls zahlreiche Excel-Vorlagen; insbesondere: Schadenanalyse Fuhrpark, Berechnung der effektiven Fahrzeugauslastung, Kosten von Fahrzeugen miteinander vergleichen und bewerten oder Laufende Betriebskosten eines Fahrzeugs erfassen. Um mögliche Einsparpotenziale zu erkennen und zu beseitigen, nutzen Sie die Vorlage Maßnahmenplan zur Kosteneinsparung im Flottenmanagement.

Die Anschaffungskosten und Betriebskosten eines Fahrzeugs sind Grundlage für die Kalkulation des Fahrzeugeinsatzes. Diese Berechnung benötigen Sie für die interne Kostenverrechnung oder für Angebote an Ihre Kunden. Maßgeblich sind meist ein Zeitfaktor sowie die gefahrene Zahl an Kilometern. Mit der Excel-Vorlage Kalkulation Stundensatz, Kilometersatz für ein Fahrzeug und Kalkulation eines Transportauftrags berechnen Sie die entsprechenden Stunden- und Kilometersätze für Ihre Fahrzeuge.

Sie können Ihren Fuhrpark nicht nur als Kostenfaktor betrachten, sondern wie ein Profit-Center führen. Der Fuhrpark kann auch Erlöse (Umsätze) erwirtschaften. Wie Sie diese erfassen, mit den Kosten vergleichen und daraus Ergebnis und Gewinn berechnen, erfahren Sie in diesem Handbuch-Kapitel. Berechnen können Sie den Gewinn mit Ihrem Fuhrpark mit der Excel-Vorlage Erlöse, Kosten und Gewinn berechnen für den Fuhrpark.