Budget planen und Auswertung der Budgetverwendung (Budget-Reporting)

Erfassen Sie mit diesem Excel-Tool zunächst die Stammdaten für die Budgetplanung und die Kostenplanung. Dazu gehören die möglichen Vorhaben, die Sie planen, die Ziele, die Sie damit verfolgen, sowie Merkmale, die einzelne Vorhaben auszeichnen. Das können sein:

• verantwortliche Stellen für das Vorhaben
• die entsprechenden Unternehmensbereiche, denen ein Budget zugeordnet werden kann
• Niederlassungen oder Regionen, die ein Budget erhalten
• Stakeholder, auf die ein Vorhaben ausgerichtet ist und für die Budgets eingesetzt werden

Außerdem legen Sie fest, welche Kostenarten Sie für Ihre Vorhaben und für die Analyse unterscheiden wollen.

Dann erfassen Sie die Planungsdaten für Ihre Budgets. Im Einzelnen planen Sie die Vorhaben für den Betrachtungszeitraum und halten fest, wie hoch die jeweiligen Kosten je Kostenart für eine einzelne Aktion ausfallen. Mögliche Vorhaben sind: Einführung von neuer Technologie, Forschungs- oder Entwicklungsprojekte, Organisationsprojekte, Weiterbildungen; Sie legen selbst fest, welche Art von Vorhaben Sie planen.

Nach der Planung der Vorhaben erstellt das Excel-Tool automatisch Auswertungen/ Berichte/ Reports beispielsweise zu:

• Höhe des Budgets pro Monat
• Budget für einzelne Vorhabenziele
• Verteilung des Budgets auf die Kostenarten

Die Berichte sind mit der Pivot-Funktion von Excel erstellt. Darüber können Sie leicht angepasst und geändert oder ergänzt werden. Mit Filtern können Sie Budgetberichte und den Budgetplan nach einzelnen Aspekten analysieren. Zum Beispiel:

• Zeit: Wann wurde welches Budget eingeplant?
• Vorhaben: Welches Vorhaben benötigt welches Budget?
• Niederlassung: Für welche Niederlassung oder Region ist welches Budget vorgesehen?
• Unternehmensbereich: Welcher Bereich erhält welches Budget?
• Kostenklassen: Wie hoch sind die unterschiedlichen im jeweiligen Budget?