Angebotsverfolgung und Projektsteuerung

Angebote verfolgen und Projekte mit Excel erfolgreich steuern

Wer viele Angebote erstellt und mehrere Kundenprojekte gleichzeitig bearbeitet, braucht jederzeit einen aktuellen Überblick:

• Welche Angebote wurden erstellt?
• Welche wurden beauftragt?
• Welche Projekte laufen?
• Wie entwickeln sich Termine und Kosten?
• Welche Rechnungen wurden bereits gestellt?

Dieses praxisorientierte Excel-Tool für Angebotsverfolgung und Projektsteuerung bündelt diese Informationen in einer zentralen Lösung. Sie begleiten damit den gesamten Prozess vom Angebot über den Auftrag und die Projektdurchführung bis zur Rechnungsstellung und behalten auch bei mehreren parallelen Projekten den Überblick.

Für wen ist dieses Excel-Tool geeignet?

Das Excel-Tool richtet sich an:

• Projektleitungen und Projektmanagement
• Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen
• Vertrieb und Angebotsmanagement
• Projektcontrolling und kaufmännische Projektsteuerung
• Geschäftsführung und Bereichsleitungen
• Unternehmen mit mehreren parallel laufenden Kundenprojekten

Angebote systematisch verfolgen

Ein Angebot ist erst dann erfolgreich abgeschlossen, wenn daraus ein Auftrag entsteht – oder klar ist, dass der potenzielle Kunde nicht beauftragt. Mit der Angebotsverfolgung behalten Sie im Blick:

• welche Angebote erstellt wurden
• welche Angebote noch offen sind
• welche Angebote beauftragt wurden
• welche Angebotssummen in der Pipeline stehen
• wie erfolgreich einzelne Bereiche bei der Angebotserstellung sind

So schaffen Sie Transparenz über Ihre Vertriebsaktivitäten und erkennen frühzeitig, wo Sie nachfassen sollten.

Projekte nach Auftragserteilung steuern

Wird aus einem Angebot ein Auftrag, beginnt die eigentliche Projektarbeit. Mit dem Excel-Tool überwachen Sie:

• Projektstatus und Projektfortschritt
• Termine und Zeitplanung
• geplante und tatsächliche Kosten
• Abweichungen vom Projektplan

Damit erkennen Sie frühzeitig, wenn ein Projekt aus dem vorgesehenen Zeit- oder Kostenrahmen läuft.

Projektkosten mitlaufend kalkulieren

Gerade bei länger laufenden Kundenprojekten reicht eine Kalkulation vor Projektbeginn nicht aus. Mit der mitlaufenden Kalkulation vergleichen Sie während des Projekts Planwerte mit der tatsächlichen Entwicklung. So können Sie:

• Kostenabweichungen frühzeitig erkennen
• die Wirtschaftlichkeit Ihrer Projekte überwachen
• Handlungsbedarf rechtzeitig feststellen
• die Projektsteuerung auf aktuelle Zahlen stützen

Rechnungsstellung und Zahlungen im Blick behalten

Ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt muss auch vollständig und rechtzeitig abgerechnet werden.Das Excel-Tool unterstützt Sie beim:

• Zahlungsmanagement
• Überwachen der Rechnungsstellung
• Abrechnen einzelner Projektpakete (Teilabrechnungen oder Vorauszahlungen)
• Nachverfolgen des Projektabrechnungsstatus

Damit verbinden Sie operative Projektsteuerung und kaufmännisches Projektcontrolling in einer gemeinsamen Übersicht.

Mehrere Projekte gleichzeitig überwachen

Wenn zahlreiche Projekte parallel laufen, wird der Überblick schnell zur Herausforderung. Das Excel-Tool unterstützt Sie deshalb auch beim Multiprojektmanagement. Sie erkennen beispielsweise:

• wie viele Projekte gleichzeitig bearbeitet werden
• wie stark einzelne Abteilungen mit Projekten ausgelastet sind
• welche Projekte für bestimmte Kunden durchgeführt werden
• welche Angebots- und Projektsummen aktuell in der Pipeline stehen

So erhalten Sie eine übergreifende Sicht auf Ihre Angebote und Projekte.

Reports erstellen und Kennzahlen auswerten

Aus den erfassten Daten erstellen Sie unterschiedliche Auswertungen und Reports. Sie analysieren zum Beispiel:

• Anzahl der Angebote nach Abteilung
• offene und beauftragte Angebote
• Auslastung einzelner Bereiche
• Projekte nach Kunden
• Angebots- und Projektvolumen
• Abweichungen bei laufenden Projekten

Die Reports lassen sich nach unterschiedlichen Zeiträumen sowie nach Angebots- und Projektstatus filtern. Damit erhalten Sie genau die Informationen, die Sie für Ihre Steuerungsaufgaben benötigen.

Auch für agiles Projektmanagement und Scrum einsetzbar

Durch den einfachen Aufbau und die transparente Darstellung lässt sich das Excel-Tool flexibel für unterschiedliche Formen des Projektmanagements einsetzen. Es eignet sich deshalb auch als ergänzendes Steuerungsinstrument für:

• agiles Projektmanagement
• Scrum-Projekte
• kleinere Projektorganisationen
• projektorientierte Dienstleistungsunternehmen

Dabei kommt die Vorlage mit einem vergleichsweise geringen Pflegeaufwand aus.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Angebote, Aufträge und Projekte zentral verwalten
• offene und erfolgreiche Angebote verfolgen
• Termine, Kosten und Projektstatus überwachen
• mitlaufende Projektkalkulation durchführen
• Rechnungsstellung und Zahlungsmanagement kontrollieren
• mehrere Projekte gleichzeitig steuern
• Reports nach Zeitraum und Status erstellen
• sofort einsetzbares Excel-Tool

Von der Angebotsverfolgung bis zur Projektabrechnung

Mit diesem Excel-Tool verbinden Sie Angebotsmanagement, Projektsteuerung und Projektcontrolling in einer übersichtlichen Lösung. Sie verfolgen den gesamten Ablauf vom ersten Angebot über die Projektdurchführung bis zur Abrechnung und erkennen frühzeitig, wo Handlungsbedarf besteht.

Behalten Sie Angebote, Projekte, Kosten und Rechnungen in einer zentralen Excel-Lösung im Blick.