Einkaufskonzept und Einkaufscontrolling

Einkauf strategisch ausrichten und mit Kennzahlen erfolgreich steuern

Der Einkauf beeinflusst nicht nur Material- und Beschaffungskosten. Lieferfähigkeit, Qualität, Versorgungssicherheit und die Zusammenarbeit mit Lieferanten können maßgeblich zum Unternehmenserfolg beitragen. Deshalb braucht ein professioneller Einkauf klare Ziele, eine passende Einkaufsstrategie und aussagekräftige Kennzahlen.

Dieses praxisorientierte Dokumentenpaket für Einkaufsstrategie, Einkaufskonzept und Einkaufscontrolling unterstützt Sie dabei, Ihren Einkauf systematisch zu analysieren, strategisch auszurichten und seine Leistung messbar zu machen.

Mit den enthaltenen Vorlagen und Excel-Tools entwickeln Sie Ihr Einkaufskonzept Schritt für Schritt und behalten mit wichtigen Einkaufskennzahlen die Zielerreichung im Blick.

Für wen ist dieses Dokumentenpaket geeignet?

Das Dokumentenpaket richtet sich an:

• Einkaufsleitung und strategischen Einkauf
• Einkäufer und Beschaffungsmanagement
• Supply-Chain-Management
• Controlling
• Geschäftsführung und kaufmännische Leitung
• Berater für Einkauf und Beschaffung

Einkaufskonzept systematisch erstellen

Ein Einkaufskonzept beschreibt, wie der Einkauf seine Aufgaben erfüllen und gleichzeitig die Unternehmensziele unterstützen soll. Es verbindet die Ausgangssituation mit Einkaufszielen, Einkaufsstrategien und konkreten Maßnahmen.

Mit der Vorlage Inhalte und Gliederung eines Einkaufskonzepts strukturieren und dokumentieren Sie die wesentlichen Bestandteile Ihres Konzepts. Sie klären unter anderem:

• welche Aufgaben der Einkauf erfüllen soll
• welche Ziele besonders wichtig sind
• welche Rahmenbedingungen berücksichtigt werden müssen
• welche Strategien verfolgt werden
• welche Maßnahmen daraus abgeleitet werden

So entsteht ein nachvollziehbarer Handlungsrahmen für Ihren Einkauf.

Ausgangssituation und Beschaffungsmärkte analysieren

Eine Einkaufsstrategie sollte nicht auf Annahmen beruhen. Zunächst müssen Sie wissen, welche internen und externen Faktoren Ihre Beschaffung beeinflussen. Mit den enthaltenen Vorlagen analysieren Sie beispielsweise:

• Anforderungen der Fachbereiche
• Entwicklungen auf Beschaffungsmärkten
• Chancen und Risiken
• Abhängigkeiten von Lieferanten
• Stärken und Schwächen des eigenen Einkaufs
• relevante Informationen für Einkaufsentscheidungen

Die Vorlagen Risikoanalyse im Einkauf und Informationen für den Einkauf beschaffen unterstützen Sie dabei, die notwendigen Informationen strukturiert zusammenzutragen und zu bewerten.

Einkaufsziele festlegen und Einkaufsstrategie entwickeln

Was soll Ihr Einkauf erreichen? Geringere Kosten allein sind nicht immer das entscheidende Ziel. Je nach Unternehmen können beispielsweise Versorgungssicherheit, Qualität, Flexibilität oder eine bessere Lieferantenstruktur im Vordergrund stehen.

Mit den Vorlagen zum Festlegen der Einkaufsziele und Planen der Einkaufsstrategien entwickeln Sie die strategische Ausrichtung Ihres Einkaufs. Sie:

• leiten Einkaufsziele aus den Unternehmenszielen ab
• setzen Prioritäten
• wählen geeignete Strategiebausteine
• entwickeln daraus konkrete Maßnahmen
• integrieren Ziele und Strategien in Ihr Einkaufskonzept

So verbinden Sie den operativen Einkauf mit den strategischen Anforderungen Ihres Unternehmens.

Risiken im Einkauf frühzeitig erkennen

Lieferengpässe, Preissteigerungen oder eine zu große Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten können erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen haben. Deshalb gehört die Risikoanalyse zur strategischen Einkaufsplanung.

Mit den entsprechenden Vorlagen identifizieren und bewerten Sie Risiken und berücksichtigen diese bei der Entwicklung Ihrer Einkaufsstrategie. So können Sie rechtzeitig Maßnahmen zur Risikominimierung planen und Ihre Versorgungssicherheit verbessern.

Einkaufscontrolling mit den richtigen Kennzahlen aufbauen

Ob Ihre Einkaufsstrategie erfolgreich ist, erkennen Sie nur, wenn Sie die Ergebnisse regelmäßig messen. Das Einkaufscontrolling verbindet deshalb Ihre Einkaufsziele mit geeigneten Kennzahlen. Sie prüfen, ob geplante Maßnahmen wirken, erkennen Abweichungen und können bei Bedarf gegensteuern.

Das Dokumentenpaket enthält dazu zahlreiche Excel-Vorlagen für typische Einkaufskennzahlen.

Einkaufskennzahlen mit Excel analysieren

Mit den Excel-Vorlagen erfassen, berechnen und visualisieren Sie wichtige Kennzahlen für den Einkauf. Dazu gehören beispielsweise:

• Abrufquote aus Rahmenverträgen mit Lieferanten
• Einsparungsquote im Einkauf
• Anteil Maverick Buying
• weitere Kennzahlen zur Einkaufsleistung und Zielerreichung

Damit machen Sie Entwicklungen sichtbar und schaffen eine nachvollziehbare Grundlage für Entscheidungen im Einkaufsmanagement.

Einkaufskennzahlen im Dashboard zusammenführen

Einzelne Kennzahlen sind hilfreich – für die Steuerung des Einkaufs benötigen Sie jedoch einen schnellen Gesamtüberblick. Mit dem Kennzahlen-Dashboard für den Einkauf stellen Sie wichtige Einkaufskennzahlen übersichtlich zusammen.

So erkennen Sie:

• ob Einkaufsziele erreicht werden
• wo positive oder negative Entwicklungen auftreten
• welche Bereiche genauer analysiert werden sollten
• wo Handlungsbedarf besteht

Damit erhalten Einkaufsleitung und Management eine kompakte Grundlage für die Steuerung des Einkaufs.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Einkaufskonzept Schritt für Schritt entwickeln
• Einkaufsziele systematisch aus Unternehmenszielen ableiten
• passende Einkaufsstrategien auswählen und planen
• Beschaffungsmärkte und Rahmenbedingungen analysieren
• Risiken im Einkauf identifizieren und bewerten
• Maßnahmen für den strategischen Einkauf entwickeln
• Einkaufscontrolling mit relevanten Kennzahlen aufbauen
• Einkaufskennzahlen mit Excel berechnen und visualisieren
• Kennzahlen-Dashboard für den Einkauf nutzen
• sofort einsetzbare Vorlagen und Excel-Tools

Vom Einkaufskonzept zur messbaren Einkaufsleistung

Mit diesem Dokumentenpaket entwickeln Sie Ihren Einkauf vom operativen Beschaffen zur strategisch ausgerichteten und kennzahlengestützten Unternehmensfunktion weiter.

Sie analysieren die Ausgangssituation, definieren Ziele und Einkaufsstrategien, dokumentieren diese in Ihrem Einkaufskonzept und überprüfen anschließend mit dem Einkaufscontrolling, ob die gewünschten Ergebnisse tatsächlich erreicht werden.

So schaffen Sie Transparenz über die Leistung Ihres Einkaufs und können Kosten, Risiken, Lieferantenbeziehungen und Versorgungssicherheit gezielter steuern.

Richten Sie Ihren Einkauf strategisch aus und machen Sie seine Leistung messbar. Mit diesem Dokumentenpaket entwickeln Sie Ihr Einkaufskonzept und Ihre Einkaufsstrategie, analysieren Risiken und steuern die Umsetzung mit aussagekräftigen Einkaufskennzahlen und Excel-Dashboards.