ArbeitsrechtWas in der Abmahnung stehen muss, damit sie im Ernstfall hält

Wozu dient eine Abmahnung?

Eine Abmahnung tut drei Dinge:

• Sie benennt die verletzte Pflicht,
• sie verlangt für die Zukunft vertragsgemäßes Verhalten und
• sie warnt: Beim nächsten Mal steht das Arbeitsverhältnis auf dem Spiel.

Für Sie als Führungskraft ist sie außerdem ein Beweisstück. Kommt es später zur Kündigung und der Mitarbeiter klagt, müssen Sie vor dem Arbeitsgericht belegen, dass er gewarnt war. Eine saubere Abmahnung in der Personalakte ist dieser Beleg.

Das Problem: Viele Abmahnungen scheitern am Text. Der Vorfall war real, aber das Schreiben beschreibt ihn so ungenau, dass ein Gericht damit nichts anfangen kann.

Wann ist eine Abmahnung nötig und wann nicht?

Wer wegen des Verhaltens eines Mitarbeiters kündigen will, braucht in aller Regel vorher eine Abmahnung. Für die fristlose Kündigung gilt das in jedem Betrieb, für die ordentliche Kündigung überall dort, wo das Kündigungsschutzgesetz greift.

Das Bundesarbeitsgericht leitet das aus dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ab: Die Kündigung ist das letzte Mittel, die Abmahnung das mildere. Im Gesetz findet sich derselbe Gedanke in § 314 Abs. 2 BGB.

Es gibt Ausnahmen. Die Abmahnung ist entbehrlich, wenn

• auch nach einer Abmahnung keine Verhaltensänderung zu erwarten ist oder
• der Verstoß so schwer wiegt, dass eine Hinnahme durch den Arbeitgeber offensichtlich ausgeschlossen ist und der Mitarbeiter das auch erkennen konnte.

Diebstahl oder Tätlichkeiten gegen Kollegen können solche Fälle sein. Aber auch dann prüfen die Gerichte den Einzelfall. Denn absolute Kündigungsgründe kennt das Gesetz nicht.

Im Zweifel mahnen Sie ab, denn eine fehlende Abmahnung kann später den Kündigungsschutzprozess entscheiden.

Welche drei Bestandteile muss die Abmahnung enthalten?

Eine Abmahnung besteht aus drei Teilen. Fehlt einer, ist das Schreiben im Streitfall wenig wert.

1. Die konkrete Beschreibung des Vorfalls. Datum, Uhrzeit, Ort und was genau passiert ist. Ein Beispiel: Am 12. März haben Sie Ihre Arbeit um 9:40 Uhr aufgenommen. Ihr Arbeitsbeginn ist auf 8:00 Uhr festgelegt. Sie hatten sich vorher nicht abgemeldet.
2. Der Hinweis auf die verletzte Pflicht. Nennen Sie, woraus die Pflicht folgt: aus dem Gesetz, dem Arbeitsvertrag, einer Anweisung, einer Betriebsvereinbarung oder einem Tarifvertrag. Fordern Sie den Mitarbeiter auf, sich künftig daran zu halten.
3. Die Warnung. Der Mitarbeiter muss aus dem Schreiben erkennen, dass bei einer Wiederholung sein Arbeitsverhältnis gefährdet ist. Schreiben Sie das Wort „Kündigung“ hinein.

Fehlt die Warnung, liegt keine Abmahnung im kündigungsrechtlichen Sinn vor. Juristen sprechen dann von einer Ermahnung. Sie kann als erstes Signal sinnvoll sein, ersetzt die Abmahnung aber nicht.

Welche Fehler machen eine Abmahnung angreifbar?

Der häufigste Fehler ist die vage Formulierung. Ein Satz wie „Sie kommen ständig zu spät.“ beschreibt keinen Vorfall. Der Mitarbeiter kann sich nicht dazu äußern, und ein Gericht kann ihn nicht prüfen.

Der zweite Fehler: mehrere Vorwürfe in einem Schreiben. Wer drei Verstöße in eine Abmahnung packt und einen davon nicht beweisen kann, muss nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts das ganze Schreiben aus der Personalakte nehmen, wenn der Mitarbeiter das verlangt, auch wenn die übrigen Vorwürfe stimmen.

Die Warnung wegen der zutreffenden Vorwürfe kann zwar fortwirken, Sie müssen sie dann aber ohne das Schreiben beweisen. Schreiben Sie deshalb pro Vorfall eine eigene Abmahnung.

Weitere Fehler:

• Falsche Tatsachen: Schon ein falsches Datum oder eine falsche Uhrzeit kann dazu führen, dass die Abmahnung aus der Akte muss. Prüfen Sie jedes Detail, bevor Sie unterschreiben.
• Zu schwache Warnung: Das Bundesarbeitsgericht lässt die Ankündigung arbeitsrechtlicher Konsequenzen genügen. Wer dagegen nur mit weiteren rechtlichen Schritten droht, hat keine Abmahnung erteilt. Am sichersten ist es, die Kündigung ausdrücklich zu nennen.
• Abmahnen und kündigen wegen desselben Vorfalls: Mit der Abmahnung verzichten Sie normalerweise darauf, wegen genau dieses Verhaltens zu kündigen. Anders ist es nur, wenn nach der Abmahnung neue Tatsachen hinzukommen oder bekannt werden.
• Zu langes Warten: Ein festes Zeitlimit gibt es nicht. Wer aber Monate wartet, signalisiert, dass der Vorfall keine Folgen hatte.

Gespräch mit der betroffenen Person führen

Sprechen Sie vor der Abmahnung mit dem Mitarbeiter. Oft stellt sich dabei heraus, dass der Sachverhalt anders liegt, als Sie ihn gehört haben. Dieses Gespräch kostet wenig Zeit und erspart Ihnen eine Abmahnung mit falschen Tatsachen.

Eine Pflicht zur Anhörung besteht nur, wenn ein Tarifvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder der Arbeitsvertrag sie vorsieht; ein Beispiel ist der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder.

Wer darf abmahnen und welche Form braucht es?

Abmahnen darf jeder, der dem Mitarbeiter gegenüber weisungsbefugt ist. Der direkte Vorgesetzte reicht. Es muss also nicht die Geschäftsführung unterschreiben.

Nach dem Betriebsverfassungsgesetz muss der Betriebsrat vor einer Abmahnung nicht beteiligt werden; anders kann es sein, wenn eine Betriebsvereinbarung oder ein Tarifvertrag das vorsieht.

Beachten Sie: Für die Kündigung selbst gilt das Gegenteil: Sie braucht die Schriftform (§ 623 BGB) und, wenn es einen Betriebsrat gibt, dessen vorherige Anhörung (§ 102 BetrVG). Fehlt eines davon, ist die Kündigung unwirksam.

Eine gesetzliche Form für eine Abmahnung gibt es nicht. Eine mündliche Abmahnung ist wirksam, aber im Prozess kaum zu beweisen.

Schreiben Sie die Abmahnung deshalb – und zwar so, dass ein Außenstehender den Vorfall ohne Rückfragen versteht.

Sorgen Sie für den Nachweis des Zugangs. Übergeben Sie das Schreiben persönlich und lassen Sie sich den Empfang auf einer Kopie bestätigen. Verweigert der Mitarbeiter die Unterschrift, halten Sie Datum, Uhrzeit und den Namen eines Zeugen fest, der die Übergabe gesehen hat.

Das Exemplar mit der Empfangsbestätigung kommt in die Personalakte.

Was kann der Mitarbeiter gegen die Abmahnung tun?

Der Mitarbeiter kann eine Gegendarstellung schreiben. Auf sein Verlangen müssen Sie diese zur Personalakte nehmen (§ 83 Abs. 2 BetrVG) – und zwar auch in Betrieben ohne Betriebsrat.

Rechnen Sie mit einer Gegendarstellung und lesen Sie genau; manchmal steht darin, was in Ihrer Abmahnung falsch war.

Der Mitarbeiter kann außerdem verlangen, dass eine unberechtigte Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird. Unberechtigt ist sie, wenn

• die Tatsachen nicht stimmen,
• der Vorwurf zu unbestimmt ist,
• das gerügte Verhalten gar keine Pflichtverletzung war oder
• die Abmahnung außer Verhältnis zum Anlass steht.

Notfalls klagt er darauf vor dem Arbeitsgericht.

Eine berechtigte Abmahnung bleibt dagegen in der Akte. Das Bundesarbeitsgericht lässt ihre Entfernung nur zu, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist.

Was bedeutet die Abmahnung für eine spätere Kündigung?

Der abgemahnte Vorfall selbst ist damit verbraucht. Wegen dieses Verhaltens allein können Sie nicht mehr kündigen; darauf haben Sie mit der Abmahnung verzichtet.

Die Kündigung braucht einen neuen Verstoß, der alte Vorfall darf dann nur noch unterstützend herangezogen werden.

Der neue Verstoß muss zudem vergleichbar sein, also aus demselben Bereich stammen wie der abgemahnte. Identisch muss er nicht sein.

Beispiel: Wer wegen Verspätungen abgemahnt wurde und dann einen Kollegen beleidigt, ist für diesen zweiten Bereich in aller Regel nicht gewarnt.

Ob zwei Verstöße noch zusammenhängen, entscheiden die Gerichte im Einzelfall. Im Zweifel mahnen Sie den neuen Verstoß deshalb gesondert ab, statt auf die alte Abmahnung zu bauen.

Um zu beurteilen, ob eine Abmahnung vor einer Kündigung notwendig ist, müssen drei Fälle unterschieden werden:

• Für die fristlose Kündigung ist die Abmahnung unabhängig von der Betriebsgröße Voraussetzung.
• Greift das Kündigungsschutzgesetz, also in Betrieben mit in der Regel mehr als zehn Arbeitnehmern und nach mehr als sechs Monaten Beschäftigung, ist eine verhaltensbedingte ordentliche Kündigung ohne vorherige, passende Abmahnung regelmäßig sozial ungerechtfertigt und damit unwirksam. Sie ist also auch hier Voraussetzung.
• In Kleinbetrieben und in den ersten sechs Monaten eines Arbeitsverhältnisses gilt der allgemeine Kündigungsschutz nicht. Für eine ordentliche Kündigung braucht es dort deshalb nicht zwingend eine Abmahnung. Sinnvoll bleibt sie trotzdem, weil sie das Problem dokumentiert und dem Mitarbeiter zeigt, dass Sie es ernst meinen.

Welche Irrtümer halten sich hartnäckig?

Oft zu hören ist, eine Abmahnung verfalle nach zwei Jahren. Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Ihre Warnwirkung kann mit der Zeit nachlassen, wenn sich der Mitarbeiter danach beanstandungsfrei verhält; wie schnell, hängt vom Einzelfall ab. Dann brauchen Sie vor einer Kündigung eine neue Abmahnung.

Ebenso hartnäckig hält sich die Annahme, vor der Kündigung brauche es drei Abmahnungen. Diese Zahl steht in keinem Gesetz. Eine Abmahnung kann reichen, wenn der neue Verstoß vergleichbar ist.

Umgekehrt kann eine Reihe von Abmahnungen ohne Folgen die Warnung entwerten, weil der Mitarbeiter lernt, dass ohnehin nichts passiert. Haben Sie schon mehrfach abgemahnt, sollte die letzte Abmahnung vor einer Kündigung deshalb besonders deutlich sein, etwa mit dem Hinweis, dass es die letzte ist.

Und manche glauben, der Mitarbeiter müsse die Abmahnung unterschreiben, sonst gelte sie nicht. Es zählt der Zugang. Die Unterschrift dient nur dem Beweis, dass er das Schreiben erhalten hat.

Checkliste für Führungskräfte

• Vorfall klären: Mitarbeiter anhören, Sachverhalt prüfen, Zeugen notieren
• Auf einen Vorfall pro Abmahnungsschreiben beschränken
• Datum, Uhrzeit, Ort und Ablauf konkret beschreiben
• Verletzte Pflicht und Quelle benennen: Gesetz, Arbeitsvertrag, Anweisung, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag
• Auffordern, sich künftig vertragsgemäß zu verhalten
• Kündigung für den Wiederholungsfall ausdrücklich androhen (am sichersten)
• Unterschrift einer weisungsbefugten Person ergänzen
• Abmahnung zeitnah nach dem Vorfall zustellen
• Persönlich übergeben, Empfang auf Kopie bestätigen lassen oder Zeuge benennen
• Exemplar mit Empfangsbestätigung in der Personalakte hinterlegen
• Gegendarstellung auf Verlangen beifügen
• Entscheidung treffen: Abmahnung oder Kündigung, für denselben Vorfall in aller Regel nicht beides