Digitale ReisekostenabrechnungWie Sie hohe Kosten der Reisekostenabrechnung vermeiden

Die digitale Reisekostenabrechnung bietet im Vergleich zu manuellen Prozessen viele Vorteile. Die Reisenden und die Buchhaltung sparen Zeit und Geld, wenn die Abrechnung der Spesen und die Verwaltung der Belege durch digitale Prozesse vereinfacht wird.

Mitarbeiter geben auf Dienstreisen Geld im Auftrag des Unternehmens aus, zum Beispiel für ein Mittagessen. In der Buchhaltung entstehen für jede Ausgabe weitere Kosten für die ordnungsgemäße Administration der Reiseaufwendungen. Wie lassen sich solche Kosten vermeiden?

Reisekostenmanagement ist ein unterschätzter Kostenfaktor

Mitarbeitern steht auf Dienstreisen eine Verpflegungspauschale zu. Diese deckt die zusätzlichen Kosten ab, die für die Verpflegung auf Reisen entstehen. Die Verpflegungspauschale wird nicht, wie zu erwarten, durch das Unternehmen selbst festgelegt, sondern jährlich durch das Finanzministerium festgesetzt. Für den Verpflegungsmehraufwand gilt gesetzlich:

  • Je nach Länge der Dienstreise wird unterschieden zwischen kleiner und großer Spesenpauschale.
  • Geht es für die Mitarbeiter ins Ausland, greifen andere Spesensätze. Diese variieren nicht nur zwischen den Ländern, sondern auch innerhalb eines Landes zwischen einzelnen Städten.
  • Kürzungen der gesetzlich vorgeschriebenen Spesensätze sind unter bestimmten Voraussetzungen möglich und erforderlich.

Jedes dritte Unternehmen setzt bei der Reisekostenabrechnung nach wie vor auf Word, Excel und Co. Nach einer Dienstreise sammeln Mitarbeiter ihre Belege, füllen Reiseabrechnungen aus und geben diese in die Buchhaltung. Dort werden sie manuell erfasst, kontiert und von Hand in einen Sammelordner geklebt, der schlussendlich in einem Archiv verstaubt. Haben Mitarbeiter die Beträge auf der Dienstreise aus ihrer eigenen Tasche bezahlt, muss auch eine Rückerstattung veranlasst werden – wieder kostet das die Buchhaltung Zeit und viele Handgriffe.

Jeder einzelne Schritt birgt außerdem die Gefahr von Fehlern: Abrechnungsbögen werden falsch ausgefüllt, Papierbelege gehen verloren. Jede noch so gründlich durchgeführte manuelle Buchhaltung ist nicht gefeit vor Tipp- und Übertragungsfehlern. In Zahlen ausgedrückt kommen Unternehmen so auf Prozesskosten von über 50 Euro für jede Reisekostenabrechnung. Eine von fünf Abrechnungen ist fehlerhaft und dreht eine weitere Schleife, die nochmals 44 Euro und Zeit kostet. So das Ergebnis einer Untersuchung von GBTA und HRS.

Digitale Spesenabrechnung hat drei Vorteile

Zeit sparen durch Integration

Digitale Lösungen für den Umgang mit Reisekosten sparen Zeit. Das ist mit Integration möglich. Integration vereinfacht den Workflow in der Reisekostenabrechnung durch ineinandergreifende Anwendungen. Der Mitarbeiter erfasst den Beleg im ersten Schritt mit dem Smartphone. Um Informationen wie Projektnummer und Kostenart ergänzt, werden die Daten direkt in die Buchhaltung geleitet. Eine Anbindung an eine geeignete Steuersoftware bietet einen fehlerfreien und einfachen Export der Daten.

Verpflegungspauschalen werden außerdem automatisch berücksichtigt. Das Durchforsten und Anpassen von Spesentabellen nach den jeweiligen Pauschbeträgen für die Dienstreise entfällt. Die entsprechenden Beträge werden im Hintergrund laufend aktualisiert.

Compliance und Sicherheit gewährleisten

Die Unternehmensbuchhaltung, unter die auch die Reisekostenabrechnung fällt, unterliegt komplexen gesetzlichen Reglements. Den juristischen Rahmen bilden unter anderem das Bundesfinanzministerium, die Abgabenordnung und das Handelsgesetzbuch. Die Tagespauschalen für den Verpflegungsmehraufwand werden gesondert jährlich durch das Bundesfinanzministerium festgelegt. Deshalb erfordern Gesetze und Reglements eine laufende Aktualisierung.

Um allen Compliance-Anforderungen zu jedem Zeitpunkt gerecht zu werden, ist die Buchhaltung fortlaufend in Seminare und Fortbildungen eingebunden. Bei digitalen Lösungen laufen die Aktualisierungen automatisch im Hintergrund. Und die Unternehmen wissen, dass die buchhalterischen Aktivitäten gesetzlichen Rahmenbedingungen entsprechen.

Prozesse optimieren und Projektcontrolling verbessern

Belege, die auf Dienstreisen gesammelt werden, gehen im Administrationsprozess durch verschiedene Hände. Digitales Reisekostenmanagement ermöglicht eine Datenerfassung und Datenverarbeitung sowie die Bereitstellung dieser Daten in Echtzeit.

Projektverantwortliche haben jederzeit einen Überblick über alle Ausgaben, die für ein Projekt getätigt werden – auch wenn Mitarbeiter beispielsweise im Ausland Geld ausgeben.

Projektverantwortliche müssen nicht lange darauf warten, dass Mitarbeiter ihre Reisekosten einreichen und können im besten Fall Projekte schneller abschließen, Budgets unverzüglich anpassen und das Projektcontrolling optimieren. Auch eine Visualisierung der Kosten hilft dabei. Teamleitung und Management sehen übersichtlich und auf einem Blick alle relevanten Informationen. Diese werden ad hoc interpretiert und steigern die Agilität im Unternehmen. 

Fazit

Halten Unternehmen bei der Reisekostenabrechnung an manuellen Prozessen fest, müssen sie sich mit gesetzlichen Vorgaben, Bewirtungsbelegen, Quittungen und zeitfressenden, repetitiven Aufgaben beschäftigen. Digitales Reisekostenmanagement eignet sich für Unternehmen aller Größen, denn die Vorteile liegen auf der Hand: Unternehmensprozesse werden schlanker, effektiver, sicherer und vor allem komfortabler für alle Beteiligten.

Dazu im Management-Handbuch

Ähnliche Artikel

Gesundheitstipps