KalkulationFehler beim Stundenverrechnungssatz im Handwerk

Fünf Rechenfehler bei der Kalkulation von Angeboten auf der Basis eines Stundensatzes. Ist er falsch berechnet und zu niedrig, kann das Ihren Betrieb viel Geld kosten.

Viele kleine Handwerksbetriebe setzen ihren Stundensatz nach dem Wettbewerb fest, nach dem Satz vom Vorjahr oder aus dem Gefühl heraus. Ob dieser Satz die Kosten deckt, zeigt sich oft erst im Jahresabschluss. Doch dann ist das Jahr vorbei.

Dabei lässt sich der kostendeckende Stundenverrechnungssatz mit wenigen Zahlen selbst berechnen.

Das folgende Beispiel zeigt, wo Fehler entstehen, wenn der Stundensatz kalkuliert wird. Grundlage ist ein Unternehmen mit einem Inhaber und zwei Gesellen in Nordrhein-Westfalen. Kalkulationsjahr ist 2026. Die Zahlen sind Beispielwerte, keine Empfehlung.

Fehler 1: Anwesenheit statt produktiver Stunden

Der häufigste Fehler steckt im Nenner. Viele Betriebe teilen ihre Kosten durch die Stunden, die Mitarbeitende im Betrieb sind. Bezahlen lassen können sie aber nur die Stunden, die sie beim Kunden oder am Auftrag arbeiten.

So kommen Sie zu den produktiven Stunden:

Werktage: Das Jahr 2026 hat 261 Tage von Montag bis Freitag.
Feiertage: In Nordrhein-Westfalen fallen 2026 acht gesetzliche Feiertage auf einen Werktag. Die Zahl hängt vom Bundesland und vom Jahr ab, weil Feiertage auch auf ein Wochenende fallen können.
Urlaub und Krankheit: Im Beispiel 30 Urlaubstage und 10 Krankheitstage je Person. Weiterbildung und Berufsschultage gehören ebenfalls hierher.
Ergebnis: 261 – 8 – 30 – 10 = 213 Arbeitstage. Bei 8 Stunden am Tag sind das 1.704 Anwesenheitsstunden je Person.
Produktiver Anteil: Fahrzeiten, Material holen, Angebote schreiben und Aufräumen kann niemand direkt abrechnen. Bei den Gesellen rechnet das Beispielunternehmen mit 85 % produktiver Zeit, beim Inhaber wegen der Büroarbeit mit 50 %.

Damit hat der Betrieb 2 × 1.448,4 + 852 = 3.748,8 produktive Stunden im Jahr. Anwesend sind die drei Personen 5.112 Stunden. Rund ein Viertel der Anwesenheit lässt sich also nicht abrechnen. Wer mit 5.112 Stunden kalkuliert, setzt seinen Satz von Anfang an zu niedrig an.

Fehler 2: Gemeinkosten unvollständig oder falsch verteilt

Zu den Gemeinkosten gehört alles, was der Betrieb auch ohne einen bestimmten Auftrag bezahlt:

Fahrzeuge mit Leasing,
Versicherung,
Kraftstoff und Wartung,
Miete für Werkstatt und Lager,
Betriebs- und Haftpflichtversicherungen,
Büro, Telefon, Software,
Steuerberatung,
Beiträge zu Kammer und Berufsgenossenschaft,
Werkzeug und Kleinmaterial,
Abschreibungen.

Oft fehlen Posten, die nur einmal im Jahr bezahlt werden. Am besten nehmen Sie die Zahlen aus der letzten Gewinnermittlung oder aus der betriebswirtschaftlichen Auswertung und schreiben sie für das Kalkulationsjahr fort.

Genauso wichtig ist die Verteilung. Im Beispiel betragen die Gemeinkosten einschließlich Fahrzeug 42.000 Euro im Jahr.

Auf die 3.748,8 produktiven Stunden umgelegt sind das 11,20 Euro je Stunde. Auf die 5.112 Anwesenheitsstunden verteilt wären es nur 8,22 Euro. Das ist ein Unterschied von 2,98 Euro in jeder abgerechneten Stunde, allein durch den falschen Nenner.

Fehler 3: Den Unternehmerlohn mit dem Gewinn verwechseln

Inhaber von Einzelunternehmen und Personengesellschaften bekommen kein Gehalt. Sie leben vom Gewinn.

Deshalb fehlt ihr eigener Lohn in vielen Kalkulationen. Der Betrieb muss aber auch die Arbeitszeit des Inhabers bezahlen. Sonst arbeitet der Inhaber umsonst, und der vermeintliche Gewinn ist in Wahrheit sein Lohn.

Setzen Sie deshalb einen kalkulatorischen Unternehmerlohn als Kosten an. Ein guter Anhaltspunkt ist das, was ein angestellter Meister oder Betriebsleiter in Ihrer Region verdienen würde, plus Ihre eigene Kranken- und Altersvorsorge.

Im Beispiel sind es 60.000 Euro im Jahr. Auf die produktiven Stunden umgelegt sind das 16,01 Euro je Stunde. Erst wenn Löhne, Lohnnebenkosten, Unternehmerlohn und Gemeinkosten gedeckt sind, beginnen Wagnis und Gewinn.

Im Beispielbetrieb ergeben alle Kosten zusammen 204.480 Euro im Jahr:

102.480 Euro für die beiden Gesellen (je 42.000 Euro Jahresbrutto plus 22 % Lohnnebenkosten),
60.000 Euro Unternehmerlohn und
42.000 Euro Gemeinkosten.

Geteilt durch 3.748,8 produktive Stunden ergibt das einen Selbstkostensatz von 54,55 Euro je Stunde.

Fehler 4: Aufschlag und Marge verwechseln

Auf die Selbstkosten kommt ein Zuschlag für Wagnis und Gewinn:

Das Wagnis deckt Risiken wie Gewährleistung, Forderungsausfälle oder schlechtes Wetter.
Der Gewinn verzinst das eingesetzte Kapital und schafft Rücklagen.

Im Beispiel sind es 3 % Wagnis und 7 % Gewinn, zusammen 10 % auf 54,55 Euro. Das ergibt einen Stundenverrechnungssatz von 60,00 Euro netto; mit 19 % Umsatzsteuer 71,40 Euro brutto.

Wichtig ist, worauf sich der Prozentsatz bezieht:

Ein Aufschlag wird auf die Kosten gerechnet.
Eine Marge auf den Umsatz.

Wer auf 100 Euro Kosten 20 % aufschlägt, verkauft für 120 Euro. Vom Umsatz bleiben aber nur 20 Euro von 120 Euro, also eine Marge von 16,7 %. Wer eine Umsatzmarge von 20 % will, muss 25 % aufschlagen.

Soll eine bestimmte Marge erzielt werden, lässt sich der notwendige Aufschlag auf die Selbstkosten mit dieser Formel berechnen:

Aufschlag (in %) = Marge ÷ (1 – Marge) × 100

Vergleichen Sie Ihren Zuschlag mit Branchenwerten und achten Sie darauf, ob dort Aufschläge oder Margen gemeint sind.

Fehler 5: Die Auslastung als sicher annehmen

Der Satz von 60,00 Euro gilt nur, wenn alle 3.748,8 produktiven Stunden auch verkauft werden. Das ist die Annahme mit dem größten Einfluss. Wenn die Auslastung um zehn Prozentpunkte sinkt, verkauft der Betrieb nur noch 3.373,9 Stunden. Die Kosten bleiben fast gleich.

Was das bedeutet, zeigt die Rechnung:

Geplant: 3.748,8 Stunden × 60,00 Euro = 224.928 Euro Umsatz. Nach Abzug der Kosten in Höhe von 204.480 Euro bleiben 20.448 Euro Gewinn.
Bei 90 % Auslastung: 3.373,9 Stunden × 60,00 Euro = 202.435 Euro Umsatz. Es fehlen 2.045 Euro zur Deckung der Kosten.

Zehn Prozentpunkte weniger Auslastung kosten in diesem Beispiel also den gesamten Gewinn und noch etwas mehr.

Um bei 90 % Auslastung die Kosten zu decken, wäre schon ein Selbstkostensatz von 60,61 Euro nötig. Um den gleichen Gewinn wie bei der geplanten Auslastung von 100 % zu erzielen, wären es 6,67 Euro mehr je Stunde.

Rechnen Sie Ihren Satz deshalb für mehrere Auslastungen durch, zum Beispiel für 80, 90 und 100 %. So sehen Sie, wie viel Puffer Ihr Satz hat.

Checkliste für die eigene Kalkulation

Prüfen Sie:

Haben Sie die Feiertage Ihres Bundeslandes für das Kalkulationsjahr abgezogen, nur die an Werktagen?
Rechnen Sie mit produktiven Stunden, nicht mit Anwesenheitsstunden?
Ist der produktive Anteil je Person realistisch, auch beim Inhaber?
Sind alle Gemeinkosten erfasst, auch die jährlich gezahlten?
Steht ein kalkulatorischer Unternehmerlohn in den Kosten?
Ist Ihr Zuschlag für Wagnis und Gewinn als Aufschlag auf die Kosten gerechnet, und kennen Sie die Marge dazu?
Wissen Sie, was Ihr Satz bei 10 oder 20 Prozentpunkten weniger Auslastung bedeutet?

Wenn Sie eine Frage mit Nein beantworten, lohnt es sich, die Kalkulation an dieser Stelle zu überarbeiten. Der kostendeckende Satz ist die Untergrenze für Ihre Preise.

Welchen Preis Sie am Markt verlangen, ist eine andere Entscheidung. Diese Entscheidung fällt aber leichter, wenn Sie Ihre Untergrenze kennen.

Hinweis: Der Beitrag zeigt einen Rechenweg und ersetzt keine Steuer- oder Unternehmensberatung.