Meetings und Besprechungen verbessernZeitplan der Besprechung straffen

Den Zeitplan einhalten – das ist in vielen Besprechungen eine große Herausforderung. Oft beginnen die Meetings später, weil noch nicht alle da sind und sie dauern länger, weil viel geredet wird, aber nicht alle Themen besprochen sind. Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie im Zeitplan bleiben.

Mit klarer Zeitvorgabe beim Thema bleiben

Grundlage für ergebnisorientierte Besprechungen ist ein straffer Zeitplan. Doch in vielen Fällen ist der schnell Makulatur. Denn: Meistens erfahren die Teilnehmer mit der Einladung, wann eine Besprechung beginnt – aber nicht, wann sie endet. Ohne eine verlässliche Uhrzeit, zu der die Besprechung beendet oder eben abgebrochen wird, ist keine straffe Vorgehensweise möglich, und schnell werden Ziele und Themen aus den Augen verloren.

Warum ist das so? Wenn sich in Ihrem Unternehmen die Einsicht durchgesetzt hat, dass Meetings sowieso immer sehr lange dauern und das geplante Ende der Besprechungszeit leicht nach hinten verschoben werden kann – dann reden alle gerne viel und über vieles. Kaum einer fühlt sich verpflichtet, beim Thema zu bleiben oder mit seinen Beiträgen sich auf das Wesentliche zu beschränken. Es ist ja genug Zeit, selbst auch noch (einmal) etwas dazu zu sagen. So zeigt sich das sogenannte Parkinson’sche Gesetz.

Parkinson’sches Gesetz

Dieses Gesetz besagt: Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist. Auf diese Aussage kam der britische Soziologe C. Northcote Parkinson, nachdem er die Arbeit in der britischen Verwaltung analysiert hatte.

Auf der Grundlage seiner Erkenntnisse formulierte er in den 1950er Jahren eine Reihe von ironisierenden Aussagen, die er zu allgemeinen Gesetzen erhob und in einen wissenschaftlichen Jargon packte. Weitere Gesetzmäßigkeiten, die Parkinson entdeckte, sind:

In Diskussionen werden die Themen am ausführlichsten diskutiert, von denen die meisten Teilnehmer Ahnung haben – und nicht die Themen, die am wichtigsten sind.

Die Redezeit in Meetings ist umgekehrt proportional zu den Kosten oder Budgets, um die es beim jeweiligen Tagesordnungspunkt geht. Über Millionen-Investitionen wird nach wenigen Minuten abgestimmt, über den Kaffeeverbrauch in Besprechungen wird stundenlang diskutiert.

Meeting-Zeit möglichst knapp bemessen

Zeitdruck kann hilfreich sein. Planen Sie jede Besprechung so kurz wie möglich – und vielleicht sogar noch etwas kürzer. Das hilft, um beim Thema und bei der Agenda zu bleiben und nicht abzuschweifen. Schon bei der Planung wird die Besprechung so angelegt, dass sie ein fest umrissenes Thema und eine klare Zielsetzung hat. Denn nur dann führt sie in der knappen Zeit zu einem guten Ergebnis

Zwei – vielleicht radikale – Maßnahmen, um die Zeit von Besprechungen einzuschränken, können sein:

Besprechungszeit und Themen auf 30 Minuten reduzieren

Planen Sie für Ihre Besprechungen immer nur maximal 30 Minuten Zeit ein. Dann ist das Meeting definitiv zu Ende. Sind wichtige Punkte offengeblieben, werden diese festgehalten (Themenspeicher) und bei der nächsten Besprechung bearbeitet. Wenn der Themenspeicher regelmäßig überläuft, können Sie die maximale Besprechungszeit vorsichtig ausdehnen.

Timer einschalten und für alle sichtbar machen

Nutzen Sie eine Uhr mit Countdown-Funktion (Timer). Wenn zu Beginn festgelegt wurde, wie viel Zeit für die Besprechung oder für einen Tagesordnungspunkt investiert werden soll, zählt die Uhr zurück. Wichtig ist: Sie ist für alle immer sichtbar! Jeder erkennt sofort und ständig, wie viel Zeit für das Thema noch bleibt.

Der Vorteil von so radikalen Maßnahmen ist: Alle Teilnehmer bleiben beim Thema, die Besprechung verläuft sehr fokussiert und zielorientiert. Oft entwickelt sich dann im Team der Ehrgeiz, diese Zeitvorgaben einzuhalten. Vielredner werden gebremst. Alle erkennen sofort, dass es für das Team wichtig ist, dass die Besprechungszeit beachtet wird – sowohl der pünktliche Start, damit nicht alle auf einen warten, als auch das rechtzeitige Ende, weil die Teilnehmer im Anschluss weitere (berufliche oder private) Verpflichtungen haben.

Damit ein so straffes Zeitmanagement funktioniert, müssen Sie den Ablauf sehr genau planen: Einstieg, Bearbeitung des Themas, Festhalten der Ergebnisse. Planen Sie am Ende immer noch fünf Minuten ein, um die noch offenen Punkte aufzuschreiben und festzulegen, wie damit umgegangen wird; Sie können zum Beispiel einen weiteren Besprechungstermin planen.

Zeitdruck nicht übertreiben

Aber Vorsicht: In bestimmten Situationen oder bei besonderen Themen kann die Vorgabe von 30 Minuten Besprechungszeit zu knapp bemessen sein. Die Teilnehmer sind unzufrieden, weil noch nicht alle wichtigen Aspekte angesprochen wurden oder weil das Ergebnis für sie nicht zufriedenstellend ist. Alle achten nur noch darauf, die Zeitvorgabe einzuhalten, aber nicht mehr darauf, ein akzeptables und gutes Ergebnis zu erzielen. Das sollten Sie beachten und respektieren. Zerlegen Sie deshalb komplexe Themen in kleinere Einheiten oder geben Sie sich und Ihrem Team mehr Zeit zur Lösungsfindung.

Wenn sich erst während des Meetings herausstellt, dass alle das Besprechungsthema genauer behandeln wollen, um ein gutes Ergebnis zu erzielen, dann suchen Sie gemeinsam eine Lösung. Sie können die Besprechung verlängern, wenn der Terminplan aller Teilnehmer dies zulässt. Sie bieten einen Folgetermin an, bei dem alle offenen Punkte besprochen werden. Diese Punkte werden schriftlich festgehalten. Machen Sie deutlich, dass auch diese, vielleicht zu kurze, Besprechung wertvoll investierte Zeit war. Denn jetzt ist jeder Teilnehmer mit dem Thema vertraut und kann sich bis zur Fortsetzung Gedanken zum Thema machen, neue Vorschläge einbringen, weitere Ideen sammeln oder die noch fehlenden Informationen beschaffen. Beim nächsten Treffen wird es dann wieder sehr fokussiert weitergehen.

Praxis

Welche Maßnahmen wollen Sie umsetzen, um die Zeitplanung für Ihre Besprechungen zu verbessern? Wie können Sie den Zeitbedarf für eine einzelne Besprechung reduzieren?

Achten Sie bei der Zeitplanung insbesondere darauf:

  • Die Zeit ist knapp.
  • Wir beginnen pünktlich.
  • Das geplante Ende wird eingehalten.
  • Fünf Minuten vor dem Ende klären wir, wie es weitergeht.

Nutzen Sie die folgende Vorlage für die Zeitplanung bei Ihren Besprechungen. Probieren Sie aus, die Besprechungszeit radikal zu kürzen. Wenn viele Redebeiträge ausufern, arbeiten Sie mit Timer.

Achten Sie aber auch darauf, dass diese Zeitregeln von allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern verstanden und akzeptiert sind. Erklären Sie, warum Sie solche Zeitdisziplinierer einsetzen.

Eine weitere Maßnahme, die Dauer von Meetings zu begrenzen, ist: das Meeting im Stehen abhalten. Was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie im nächsten Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.

Cookies helfen uns bei der Bereitstellung unserer Dienste. Durch die Nutzung unserer Dienste erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Cookies setzen. Mehr erfahren
OK