ProjektprozesseMit Projektprozessen den Ablauf von Projekten standardisieren

Mit der Fokussierung auf Projektprozesse innerhalb des Projektmanagements können Sie eine einheitliche Struktur und Systematik in die Initiierung, Planung, Steuerung und Abwicklung von Projekten bringen. Denn wie beim Prozessmanagement werden viele Arbeitsschritte in Projekten mehrfach durchlaufen und können deshalb standardisiert werden.

Was Projekte und Prozesse miteinander zu tun haben

Projekte sind temporäre Organisationsformen, die im Auftrag eines Projektkunden Aufgaben mit besonderen Merkmalen bewältigen. Zu den besonderen Merkmalen gehören üblicherweise die Komplexität, die Neuartigkeit der Aufgabe und damit einhergehend auch Risiken. Ein Beispiel für ein Projekt ist die Entwicklung einer Softwareanwendung.

Prozesse hingegen sind permanente Organisationsformen, die die Erfüllung von Kundenversprechen sicherstellen, zum Beispiel die Auftragsbearbeitung. Solche Aufgaben sind weitgehend bekannt, beherrscht und wiederkehrend.

Beiden Organisationsformen ist gemeinsam, dass basierend auf einer Anforderung oder einem Auftrag ein Ziel zu erreichen ist, das für den Kunden einen Mehrwert bildet. Hierbei wird eine Folge von Arbeitsschritten durchlaufen, um das Ergebnis zu erreichen. Ein solcher immer wiederkehrender Ablauf in einem Projekt ist in Abbildung 1 dargestellt.

Abbildung 1: Arbeitsschritte und Projektprozesse in einem Projekt

Abläufe im Projektmanagement lassen sich standardisieren

Beim Prozessmanagement werden die Arbeitsschritte mehrfach durchlaufen, beim Projekt einmal. Aber auch bei Projekten gibt es Arbeitsschritte, die entweder innerhalb eines Projektes oder mit jedem Projekt wiederkehren, zum Beispiel die Aufnahme von Kundenanforderungen. Daher können Projekte auch in Teilprozesse und Prozesse gegliedert werden. Das sind die Projektprozesse.

Typische Projektprozesse, die in (fast) allen Projekten eines Unternehmens, durchlaufen werden, lassen sich wie im Prozessmanagement standardisieren. In diesen Prozessen fallen immer wieder die gleichen Aufgaben und Tätigkeiten an, die sich für das Projekt wie ein Prozess beschreiben und visualisieren lassen.