GeschäftswagenFahrtenbuch bei privater Nutzung des Firmenwagens richtig führen

Damit das Finanzamt ein Fahrtenbuch steuerrechtlich anerkennt, muss es bestimmte Anforderungen erfüllen.

Ein Fahrtenbuch kann einem Arbeitnehmer, der den Dienstwagen auch privat nutzt, steuerliche Vorteile gegenüber einer pauschalen Versteuerung bringen. Damit das Finanzamt das Fahrtenbuch anerkennt, muss es bestimmte Anforderungen erfüllen und ordnungsgemäß geführt werden.

1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch

Es gibt zwei Möglichkeiten, Anteile aus privater Nutzung eines Fahrzeugs auszuweisen: Die 1-Prozent-Regelung und das Führen eines Fahrtenbuchs. Die 1-Prozent-Regelung ist eine Methode zur pauschalen Versteuerung. Dabei wird der Bruttowert vom Listenpreis des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil versteuert. Diese Reglung gilt für Arbeitnehmer, die ihren Dienstwagen auch privat fahren, unabhängig von Anteil betrieblicher Nutzung. Selbstständige müssen zusätzlich nachweisen, dass sie das Fahrzeug zu über 50 Prozent betrieblich nutzen.

Wird ein Fahrtenbuch geführt, können die Anteile aus privater und betrieblicher Nutzung individuell nachgewiesen werden. Das Führen des Fahrtenbuchs lohnt sich steuerlich vor allem, wenn wenige private Fahrten gemacht werden. Allerdings verursacht das Führen eines Fahrtenbuchs einen erheblichen Aufwand.

Das muss im Fahrtenbuch stehen

Für private Fahrten genügt eine Kennzeichnung als Privatfahrt mit entsprechender Kilometerleistung im Fahrtenbuch. Bei Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte genügt ebenfalls ein kurzer Vermerk.

Für betriebliche Fahrten hingegen gibt es Mindestangaben, die für jede Fahrt gemacht werden müssen:

  • Datum
  • Kilometerstand zu Beginn der Fahrt
  • Reiseziel
  • Umwege
  • Reisezweck
  • Aufgesuchter Geschäftspartner
  • Kilometerstand am Ende der Fahrt

Das Fahrtenbuch führen

Der Eintrag im Fahrtenbuch muss zeitnah an die jeweilige Fahrt erfolgen. Nachträgliche Änderungen der Angaben sind unzulässig oder müssen dokumentiert werden. Dienstliche und betriebliche Fahrten sind klar zu trennen. Die Einträge müssen fortlaufend erfolgen. Das Fahrtenbuch sollte also bei jeder Fahrzeugnutzung unmittelbar vor und nach der Fahrt geführt werden.

Wann das Fahrtenbuch ungültig ist

Auf der Grundlage der Daten aus dem Fahrtenbuch ermittelt das Finanzamt die tatsächliche private Nutzung. Der Anteil der Privatnutzung wird als geldwerter Vorteil versteuert. Wurde das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt oder werden Fehler entdeckt, erklärt das Finanzamt das Fahrtenbuch für ungültig. Es wird dann dann automatisch die 1-Prozent Regel angewendet.

Es ist also wichtig, dass wirklich alle Fahrten lückenlos dokumentiert sind und alle erforderlichen Angaben gemacht sind. Das Fahrtenbuch muss auch so geführt werden, dass es nicht manipuliert werden kann. Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen sein oder dokumentiert werden. Aus diesem Grund scheiden Excel-Tabellen generell aus. Aber auch manche digitalen Fahrtenbücher erfüllen dieses Kritierium nicht.

Schummeleien erkennt das Finanzamt an Unstimmigkeiten bei Angaben. Zum Beispiel:

  • Der Ölverbrauch passt nicht zu den Kilometerangaben.
  • Es existieren Tankbelege von einem Ort, der laut Fahrtenbuch nicht besucht wurde, und Privatfahrten sind an diesem Tag nicht aufgeführt.
  • Der Kilometerstand stimmt nicht mit den Angaben der TÜV-Untersuchung oder der Werkstattrechnung überein.
  • Die Buchhaltung verzeichnet einen Eintrag über eine Ordnungswidrigkeit (zum Beispiel bei einer Geschwindigkeitsmessung) an einem Ort, der nicht im Fahrtenbuch verzeichnet ist.

Dazu im Management-Handbuch

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