Fuhrparkmanagement und Fuhrpark-ControllingAufgaben im Fuhrparkmanagement

Das Fuhrparkmanagement im Unternehmen sorgt dafür, dass sämtliche Fahrzeuge wirtschaftlich genutzt werden und für alle Prozesse ausreichend Transportkapazitäten zur Verfügung stehen. Das Fuhrparkmanagement umfasst eine Fülle von Aufgaben, die hier erläutert sind.

Wofür braucht es ein Fuhrparkmanagement?

In Unternehmen kommen die unterschiedlichsten Fahrzeuge zum Einsatz. Sie dienen dem Transport von Gütern und Personen. Und oft sind sie notwendig, damit Prozesse überhaupt durchgeführt werden können und dann wirtschaftlich ablaufen. Wenn ein Fahrzeug im Prozess ausfällt, kann der Prozess zum Stillstand kommen – mit hohen Ausfallkosten oder anderen negativen Folgen für das Unternehmen.

Zudem müssen die Fahrzeuge beschafft, betrieben, gepflegt und repariert werden. Das führt zu Kosten. Das Fuhrparkmanagement muss dafür sorgen, dass die Kosten nicht höher sind als notwendig und dass Einsparpotenziale genutzt werden. Dazu muss es die Schwachstellen bei der Investition und beim Betrieb der Fahrzeugflotte identifizieren und beseitigen.

Fuhrparkmanagement oder Flottenmanagement

Das Fuhrpark- oder Flottenmanagement kümmert sich um sämtliche Fahrzeuge eines Unternehmens, die für den Transport von Gütern oder Personen eingesetzt werden. Es muss dafür sorgen, dass der Fahrzeugeinsatz einen Beitrag zu den Unternehmenszielen leistet; also Prozesse funktionieren, die Wirtschaftlichkeit der Fahrzeuge gewährleistet ist sowie Anforderungen der Nachhaltigkeit, des Umweltschutzes und zur Sicherheit der Fahrer gewährleistet sind.

Welche Bedeutung der Fuhrpark und damit auch seine Planung und Steuerung (Management) haben, hängt von der Art des Unternehmens, von der Branche, von der Prozessgestaltung, von den Standorten und anderen Faktoren ab. Für eine Spedition ist das Fuhrparkmanagement das entscheidende Kerngeschäft. Auch für Handwerksbetriebe mit vielen Fahrzeugen im täglichen Einsatz kann das Fuhrparkmanagement ein kritischer Erfolgsfaktor sein. Für eine Unternehmensberatung sind die Fahrzeuge (Pkw) mehr ein Motivationsfaktor für die Beraterinnen und Berater.

Fuhrparkmanagement für den überbetrieblichen Transport von Gütern oder Personen kann demnach folgende Bereiche umfassen:

  • Dienstwagen oder Geschäftswagen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ein Fahrzeug aus dienstlichen Gründen mehr oder weniger benötigen und von ihrem Unternehmen dafür ein Fahrzeug zur Verfügung gestellt bekommen, das sie auch privat nutzen können; zum Beispiel im Außendienst.
  • Fahrzeuge im Bestand des Unternehmens, die für spezielle Zwecke ausgestattet sind und ausschließlich für geschäftliche Zwecke von unterschiedlichen Mitarbeitern genutzt werden; zum Beispiel Servicefahrzeuge im Kundendienst, Fahrzeuge für Handwerker, LKWs für den Transport von Gerüsten oder Baumaterial.
  • Große oder kleine Flotten von LKWs in unterschiedlicher Größe für den regionalen und überregionalen Transport von Gütern; zum Beispiel Speditionen oder Lieferbetriebe.

Daneben gibt es den innerbetrieblichen Transport. Meist geht es dabei darum, Materialien, Betriebsstoffe oder Werkzeuge zu lagern und von einer Arbeitsstation zur nächsten zu transportieren. In den meisten Fällen erfolgt dies mithilfe von Gabelstaplern oder Flurförderfahrzeugen. Wenn davon viele im Einsatz sind, sollten auch sie im Rahmen des Fuhrparkmanagements geplant und gesteuert werden.

Zudem kann sich das Fuhrparkmanagement um weitere Transportmittel kümmern: Fahrräder für die private Nutzung durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – als Bonus zum Gehalt. Fahrkarten für den Öffentlichen Nah- und Fernverkehr als Alternative für den Dienstwagen; aber auch Eisenbahnwagons, Schiffe oder Flugzeuge.

Ziele des Fuhrparkmanagements

Das Fuhrparkmanagement muss dafür sorgen, dass die richtigen Fahrzeuge in ausreichender Zahl zum benötigten Zeitpunkt am Ort des Bedarfs zur Verfügung stehen – damit die Unternehmensprozesse reibungslos ablaufen. Ansonsten kommt es zu hohen Ausfallkosten und anderen schädlichen Effekten für das Unternehmen, für Lieferanten und für Kunden.

Gleichzeitig soll der Fuhrpark des Unternehmens wirtschaftlich eingesetzt werden; wenn möglich sind Kosten zu sparen oder Leistungen zu steigern. Das kann folgende Teilziele beinhalten:

  • Anschaffungskosten von Fahrzeugen sollen reduziert werden.
  • Betriebskosten der einzelnen Fahrzeuge müssen optimiert werden.
  • Werkstatt- und Wartungskosten müssen gesenkt werden.
  • Miet- und Leasinggebühren sollen gesenkt werden.
  • Ausfallzeiten von Fahrzeugen müssen minimiert werden.
  • Auslastung von Fahrzeugen muss erhöht werden.

Schließlich müssen neue Trends verfolgt, aufgegriffen und gegebenenfalls müssen besondere Maßnahmen dazu im Unternehmen umgesetzt werden. Beispiele dafür sind Emission und Klimaschutz, Förderung alternativer Antriebe von Fahrzeugen, Nachfrage der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach umfassenden Mobilitätslösung: ÖPNV, Fahrrad, Carsharing etc.

Damit sichtbar wird, ob das Fuhrparkmanagement diese Ziele erreicht und die Anforderungen erfüllt, braucht es ein Fuhrpark-Controlling. Es ist Grundlage für sämtliche Planungen und Steuerungen des Fuhrparks – und wird deshalb im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels gesondert erläutert.

Übersicht zu den Aufgaben des Fuhrparkmanagements

Das Fuhrparkmanagement umfasst eine Fülle unterschiedlicher Aufgaben, was deren Art und Menge betrifft. Einige Aufgaben fallen in jedem Fall an, sobald Fahrzeuge für das Unternehmen im Einsatz sind. Dazu zählen:

  • Strategie und Rahmenbedingungen für das Flottenmanagement festlegen (zum Beispiel in Form einer Car Policy)
  • Beschaffung von Fahrzeugen
  • Verwaltung und Optimierung des Fuhrparks in Bezug auf Anzahl der Fahrzeuge, Art, Marke, Ausstattung, Alter, optischer Zustand
  • Planung der technischen Verfügbarkeit der Fahrzeuge
  • Überprüfung und Senkung der Kosten
  • Kontrolle der gefahrenen Touren
  • Planung von Reparatur, Wartung, TÜV-Prüfung von Fahrzeugen
  • Führerscheinkontrolle der Fahrer

Andere Aufgaben zum Fuhrparkmanagement fallen nur dann an, wenn der Fuhrpark viele Fahrzeuge umfasst und wenn er ein kritischer Faktor für Kernprozesse im Unternehmen sein kann. Dazu zählen beispielsweise:

  • Fahrzeugeinsatz optimieren
  • Personalbedarf planen
  • Fahrpersonal optimal einsetzen
  • Touren optimal planen
  • das Personal gezielt zur sparsamen Fahrweise ermahnen
  • Bestellung von Ersatzteilen
  • den richtigen Zeitpunkt für Neuanschaffungen festlegen
  • feststellen, ob komplettes oder teilweises Outsourcing sinnvoll wäre

Einige der grundlegenden und wichtigen Aufgaben im Fuhrparkmanagement werden im Folgenden genauer erläutert.

Dienstwagenordnung (Car Policy) erstellen und nutzen

In einigen Unternehmen sind Dienstwagen für die Beschäftigten ein wichtiger Bestandteil des Entgelts und ein Anreiz, wenn die Fahrzeuge auch privat genutzt werden. Dabei ergeben sich langwierige Verhandlungen und Diskussionen, wenn nicht von vornherein festgelegt wird, wer welche Art von Fahrzeug als Dienstwagen erhält. Diese Regelungen sind in der Dienstwagenordnung (Car Policy) festgelegt. Sie sollte insbesondere Regelungen enthalten zu:

  • Art des Fahrzeugs
  • Marke des Fahrzeugs
  • Ausstattung durch Sonderzubehör (Sitzbezug, Radio, Navigation, Klimaanlage)
  • Räderausstattung
  • Regelungen zum Radwechsel (Sommer, Winter)
  • Regelungen zu Tankkarten und Zahlungsweise
  • Haftung bei Schäden oder Unfällen
  • Nutzungsdauer
  • Herausgabe des Fahrzeugs bei Ausscheiden des Nutzers aus dem Unternehmen und in anderen Sonderfällen

Fahrzeuge beschaffen

Fahrzeuge für den Fuhrpark müssen beschafft werden – ob als Ersatzbeschaffung oder für die Erweiterung der Fahrzeugflotte. Dazu muss geklärt werden, welchen Bedarf an Fahrzeugen das Unternehmen und die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben. Das betrifft insbesondere die Anzahl der Fahrzeuge als auch die Marke, Art und Ausstattung. Das reicht vom Dienstwagen für die Geschäftsleitung bis hin zum Spezial-Fahrzeug des Kundenservices. Bei Speditionen betrifft dies die komplette Flotte an LKWs für den Fern- und Nahverkehr.

Tipp: Anforderungen an Fahrzeuge im Lastenheft beschreiben

Das Unternehmen, die Fahrerinnen und Fahrer als Nutzer und die Fachabteilungen sind in diesem Fall die Kunden des Flottenmanagers. Der muss mit diesen Kunden klären, welche Fahrzeuge gebraucht werden. Diese Anforderungen kann er in Form eines Lastenhefts festhalten und beschreiben und dann für die Ausschreibung bei Fahrzeuganbietern nutzen. Wie Sie dazu vorgehen, erfahren Sie im Handbuch-Kapitel zur Lastenhefterstellung.

Wenn die Anforderungen klar sind, muss ein geeigneter Anbieter oder Fahrzeughändler gefunden werden. Dazu werden unterschiedliche Händler angefragt. Bei der Beschaffung und beim Betrieb einer größeren Fahrzeugflotte (ab rund 100 Fahrzeugen) kann die Beschaffung auch über eine Ausschreibung erfolgen. Bei einer Anfrage oder Ausschreibung zur Fahrzeugbeschaffung erhält der Anbieter die Informationen aus dem Lastenheft. Im Hinblick auf die Besonderheiten der Fahrzeugbeschaffung sollte der Anbieter insbesondere erfahren:

  • bestehende Fuhrpark-Struktur: Anzahl Fahrzeuge, Fahrzeughersteller, Laufleistung der Fahrzeuge
  • Austauschzyklen der Fahrzeuge: Austauschvolumen im aktuellen und folgenden Jahr
  • Nutzungsart der Fahrzeuge
  • bestehende Rahmenabkommen mit Autoherstellern, Werkstätten oder anderen Händlern
  • Allgemeine Vorgaben des Unternehmens (Car Policy)
  • detaillierte Beschreibung der benötigten Fahrzeuge und Dienstleistungen (Leistungsmerkmale, Motorisierung, Räderdetails, Ausstattung, Sonderaufbauten, Wartung, Reparatur etc.)
  • Prozess zur Übergabe der Fahrzeuge
  • möglicher Vertragsbeginn, Lieferfristen
  • alle K.O.-Kriterien
  • Ansprechpartner im Flottenmanagement

Im nächsten Schritt werden die Angebote und die Vertragsbedingungen unterschiedlicher Anbieter verglichen. Dies betrifft die Preise und die Leistungen im Angebot. Wichtig dabei ist, dass die Leistungen der einzelnen Anbieter vergleichbar sind und den Anforderungen entsprechen. Außerdem muss aus den Preisen erkennbar sein, zu welchen Kosten diese bei Ihrem Unternehmen führen. Ausführliche Erläuterungen zum Vergleich von Lieferantenangeboten finden Sie im Handbuch-Kapitel Lieferanten und Angebote bewerten mit Excel.

Tipp: Betrachten Sie Kosten für die gesamte Nutzungszeit

Sie sollten bei der Kaufentscheidung nicht nur aufgrund des Einkaufspreises eines Fahrzeugs entscheiden, sondern immer die Gesamtkosten während der Nutzung betrachten. Das erfolgt mithilfe der Methode der Total Cost of Ownership. Im Handbuch-Kapitel zu Total Cost of Ownership finden Sie für die Berechnung passende Excel-Vorlagen.

Bei der Fahrzeugbeschaffung sind unterschiedliche Finanzierungsmethoden möglich. Unternehmen haben die Wahl zwischen:

  • Kauf mit Barzahlung
  • Kauf mit Kreditfinanzierung
  • Langzeitmiete
  • Leasing: Kilometer-Leasing oder Restwert-Leasing

Fahrzeuge leasen oder kaufen

Bei der Beschaffung von Firmenfahrzeugen sind Kauf und Leasing gleichermaßen von Bedeutung. Das Unternehmen muss entscheiden, welche Form der Beschaffung und Finanzierung besser geeignet ist und welche Vorteile und Nachteile jeweils damit verbunden sind. Dazu werden die Kosten bei Kauf und bei Leasing miteinander verglichen. Maßgeblich sind beim Kauf:

  • Kaufpreis
  • Kosten der Finanzierung
  • möglicher Verkaufspreis nach Nutzungsende

Die Leasingkosten hängen von mehreren Faktoren ab und damit davon, wie der Leasinggeber den Leasingvertrag ausgestaltet. Sie sollten beim Leasing beachten:

  • Höhe der monatlichen Leasingrate
  • Anzahlung oder Einmalzahlung bei Leasingbeginn
  • Laufzeit des Leasingvertrags
  • Laufleistung (Kilometer) bis zum Leasingende
  • Ausgleichszahlung bei Mehr- oder Minderlaufleistung
  • Restwert
  • Recht zur Verlängerung oder zum Kauf des Fahrzeugs bei Leasingende
  • Beteiligung am Mehrerlös oder Mindererlös bei Verkauf des Fahrzeugs

Ein weiterer Vorteil des Leasings ist für manche Unternehmen, dass die Fahrzeuge bilanziell nicht als Anlagevermögen aktiviert und abgeschrieben werden müssen.  Außerdem bieten Leasinggeber weitere Servicebausteine an, die den Betrieb einer Fahrzeugflotte vereinfachen. Dazu zählen insbesondere:

  • Wartung des Fahrzeugs
  • Schadenmanagement
  • Bereitstellung von Ersatzfahrzeugen
  • Beratung bei der Fahrzeugauswahl und Ausstattung
  • Versicherungsleistungen

Diese Faktoren müssen bei einem Kostenvergleich zwischen Kauf und Leasing in beiden Fällen berücksichtigt und einberechnet werden.

Steuer und Versicherung für Flottenfahrzeuge

Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Dienstwagen auch für private Zwecke nutzen dürfen, dann erhalten Sie damit einen geldwerten Vorteil. Dieser muss versteuert werden. Er bemisst sich nach dem Listenpreis des Fahrzeugs und (in Deutschland) nach der Art des Antriebs. Elektrisch betriebene und Hybrid-Fahrzeuge werden steuerlich anders behandelt.

Hinweis: Steuerregelungen für Dienstwagen in Deutschland

Wenn ein Firmenwagen auch privat genutzt wird, ist dieser Vorteil vom Nutzer mit einem Prozent des inländischen Listenpreises pro Monat zu versteuern. Für reine Elektroautos mit einem Listenpreis unter 40.000 Euro wird dabei nur ein Viertel des Listenpreises angesetzt. Für alle anderen Elektroautos und extern aufladbare Hybrid-Fahrzeuge wird die Hälfte des Listenpreises zugrunde gelegt. Dies gilt aber nur für Fahrzeuge mit einer CO2-Emission von maximal 50 Gramm pro Kilometer oder einer elektrischen Reichweite von mindestens 40 Kilometern. Diese Grenzwerte für die vergünstigte Besteuerung werden in den kommenden Jahren verschärft.

Außerdem ist eine Kfz-Steuer fällig, die das Unternehmen als Halter für seine Fahrzeuge abführen muss. Das Flottenmanagement muss dafür sorgen, dass Fahrzeuge steuerlich korrekt behandelt und die jeweilige Steuer fristgemäß bezahlt wird.

Für jedes Fahrzeug der Firmenflotte ist die Kfz-Haftpflichtversicherung notwendig. Darüber hinaus kann eine Voll- oder Teilkaskoversicherung abgeschlossen werden. Welche Variante von welchem Anbieter die beste ist, muss das Flottenmanagement ermitteln. Dazu braucht es Informationen über Unfälle und Schäden mit den Firmenfahrzeugen, um Häufigkeiten und Wahrscheinlichkeiten für Schäden zu berechnen. Auf dieser Grundlage kann dann ein Leistungs- und Kostenvergleich für die wirtschaftlichste Art der Versicherung und einen geeigneten Anbieter durchgeführt werden.

Wenn viele Fahrzeuge versichert werden, kann das Unternehmen mit einigen Versicherungen spezielle Sondertarife mit Rabatten verhandeln.

Betrieb der Fahrzeugflotte

Während des Betriebs der Fahrzeuge und der Nutzung für das Unternehmen fallen im Fuhrparkmanagement vor allem Planungs- und Steuerungsaufgaben an. Es muss sicherstellen, dass die benötigten Fahrzeuge einsatzfähig sind, also zum geplanten Zeitpunkt am vereinbarten Ort fahrbereit zur Verfügung stehen. Bei der festen Zuordnung von Fahrzeug und Fahrer kann der Fahrer selbst steuern, wie er das Fahrzeug nutzt. Bei einer geteilten Nutzung der Fahrzeuge durch mehrere Fahrer muss das Fuhrparkmanagement die Planung und Steuerung übernehmen. Dafür gibt es spezielle Werkzeuge zur Fahrzeugplanung.

Tipp: Ressourcennutzung im Unternehmen planen

Im Handbuch-Kapitel zu Ressourcen und Dienste planen finden Sie für die Einsatzplanung einer kleinen Fahrzeugflotte einfache Excel-Vorlagen.

Das Fuhrparkmanagement muss sich während der Betriebszeit insbesondere darum kümmern, dass die Betriebskosten minimiert werden. Für diese Kosten sind maßgeblich:

  • Personalkosten für Fahrer
  • Kosten für Treibstoffe (Tankkosten)
  • Kosten für Reifen
  • Kosten für Wartung und Pflege
  • Kosten für Schadenbeseitigung
  • Nebenkosten des Fahrzeugeinsatzes wie Maut, Parkgebühren etc.

Die Personalkosten sind vor allem für Speditionen entscheidend, denn hier geht es um die optimale Auslastung der Fahrzeuge unter den Rahmenbedingungen der Lenk- und Ruhezeiten. Dazu muss im Einzelfall ermittelt werden, wann es sich lohnt, einen oder zwei Fahrer für einen LKW einzusetzen.

Daneben spielen bei allen Fahrzeugflotten die Tankkosten eine wichtige Rolle. Hier können Tankkarten eingesetzt und Rahmenverträge mit Tankstellen vereinbart werden. Die Fahrweise beeinflusst den Kraftstoffverbrauch und die Reifenkosten. Deshalb sollte das Fuhrparkmanagement bei den Nutzern der Fahrzeuge darauf hinwirken, dass diese kostensparend fahren.

Kontrollpflichten des Flottenmanagements

In der Zeit, in der ein Fahrzeug im Unternehmen genutzt wird, hat das Flottenmanagement spezielle Kontrollpflichten. Denn es vertritt das Unternehmen, das Halter der jeweiligen Fahrzeuge ist und diese den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für dienstliche oder private Zwecke zur Verfügung stellt. Zu den Kontrollpflichten des Unternehmens als Halter der Fahrzeuge gehören:

  • Regelmäßige Führerscheinkontrolle; bei ständig überlassenen Fahrzeugen zwei Mal jährlich, bei Pool-Fahrzeugen vor Herausgabe des Schlüssels an den Nutzer
  • Kontrolle und Dokumentation des Zustands und der Verkehrstauglichkeit der Fahrzeuge; zwei Mal jährlich Sichtkontrollen und Prüfung der Fahrzeuge nach den Unfallverhütungsvorschriften (UVV)
  • rechtzeitige Durchführung der Hauptuntersuchung
  • Fahrerunterweisung nach den Bestimmungen der UVV

Risiko- und Schadenmanagement für Fahrzeuge

Das Fuhrparkmanagement muss dafür sorgen, dass möglichst wenige Schäden an den Fahrzeugen eintreten und Unfälle vermieden werden. Wenn es doch dazu kommt, müssen Schäden wirtschaftlich behoben werden. Das Risiko- und Schadenmanagement für den Fuhrpark umfasst deshalb folgende Aufgaben:

  • Risiken erkennen
  • Schäden an Fahrzeugen und Unfälle vermeiden
  • Schäden unter dem Aspekt der Gesamtkosten für das Unternehmen bewerten
  • Schäden kostengünstig beseitigen

Grundlage der Risikoanalyse und der Schadenvermeidung ist die Analyse bereits eingetretener Schäden. Damit werden Gefahrenquellen identifiziert. Nach den Bestimmungen der Unfallverhütungsvorschriften (UVV) müssen Geschäftsführer oder Fuhrparkleiter bei den jährlichen Fahrerunterweisungen auf Gefahrenquellen hinweisen.

Je nachdem, welche Schadensursachen für Ihr Unternehmen maßgeblich sind, können Sie unterschiedliche Maßnahmen zur Gefahrenabwehr durchführen. Beispiele dafür sind:

  • Assistenzsysteme in den Fahrzeugen
  • Gespräch mit „auffälligen Fahrern“
  • Sicherheitstrainings
  • Belohnungssystem für unfallfreies Fahren
  • Kostenübernahme durch die betroffenen Fachabteilungen (und damit Sensibilisierung der Vorgesetzten)

Gleichwohl lassen sich Schäden oder Unfälle mit Fahrzeugen nie vollständig ausschließen. Sie kommen vor und müssen dann wirtschaftlich bewertet werden und gegebenenfalls müssen die Schäden an den Fahrzeugen beseitigt werden. Anhand der Analyse des eingetretenen Schadens (mithilfe von Fotos und Schadensprotokollen) sind folgende Maßnahmen möglich:

  • einfache Reparatur (Smart-Repair)
  • Bewertung der Wirtschaftlichkeit der Reparatur: Reparaturkosten im Vergleich zur Wertminderung bei Verkauf des Fahrzeugs
  • Auswahl der geeigneten Werkstatt für die Reparatur; Werkstatt des Fahrzeugherstellers oder freie Werkstätten
  • Aushandeln von Rabatten für die Reparatur von Fahrzeugen bei einer entsprechend großen Fahrzeug- und Schadenszahl

Erfahrungsgemäß besteht in der strategischen Schadensteuerung von Kleinschäden an Fahrzeugen ein großes Potenzial zur Kosteneinsparung. Möglich ist: mehrere Schäden gebündelt reparieren oder beschädigte Fahrzeuge ausgliedern oder abwarten, bis weitere Kleinschäden entstehen und diese dann gebündelt reparieren.

Schäden, die bei Fahrzeugen eintreten, die kurz vor der Ausmusterung stehen, sollten nicht mehr behoben werden. Beim Verkauf der Fahrzeuge sind die Kostenabzüge für Kleinschäden oft geringer als deren Reparatur. Bei Leasingrückläufern müssen die Reparaturkosten mit den Minderwerten verglichen werden.

Das Fuhrparkmanagement muss zudem die Leistungen der Werkstätten, Kostenvoranschläge und Rechnungen genau prüfen. Oft berechnen Werkstätten mehr als sie geleistet haben.

Fahrzeugservice und Wartung

Alle Fahrzeuge (PKW, LKW, Anhänger, Omnibusse) müssen regelmäßig geprüft und gewartet werden. Das betrifft insbesondere die Hauptuntersuchung (bzw. Begutachtung in Österreich und Motorfahrzeugkontrolle in der Schweiz). Je nach Fahrzeugart und Einsatz gelten unterschiedliche Fristen zwischen einem und drei Jahren. Diese Termine muss das Fuhrparkmanagement im Blick haben und einplanen.

Darüber hinaus können Hersteller der Fahrzeuge weitere Wartungen empfehlen oder Betriebsstoffe wie Öle müssen regelmäßig geprüft und ersetzt werden. Auch diese Aufgaben sollte das Fahrzeugmanagement einplanen oder den Fahrer entsprechend darauf hinweisen.

Zudem muss das Fahrzeugmanagement beachten, dass Fahrzeuge in der Wartungszeit nicht genutzt werden können. Es muss deshalb prüfen, wann genau eine Wartung zu möglichst geringen Ausfallkosten führt. Gegebenenfalls müssen Ersatzfahrzeuge bereit gestellt werden; zum Beispiel aus einem Fahrzeug-Pool des Unternehmens oder durch Leihfahrzeuge. Der Fahrzeugausfall kann insbesondere beim Außendienst zu erheblichen Folgekosten führen.

Verkauf und Rückgabe von Fahrzeugen

Wenn die weitere Nutzung eines Fahrzeugs durch das Unternehmen nicht mehr wirtschaftlich ist, dann sollte es verkauft werden. Maßgeblich sind die Reparatur- und Wartungskosten, die Ausfallzeiten, der Verbrauch an Kraftstoff sowie der Restwert des Fahrzeugs. Oft haben Unternehmen feste Nutzungszeiten (Jahre) oder Fahrzeugzyklen, nach denen die Fahrzeuge verkauft werden. Dann muss:

  • der Kauf des Nachfolgefahrzeugs angestoßen werden; je nach Wiederbeschaffungszeit
  • ein Werkstatt-Check und eine optische Prüfung durchgeführt werden (sechs Wochen vor der Rückgabe)
  • das Fahrzeuge bei Rückgabe gereinigt werden

Das Fahrzeug kann verkauft werden an ein Autohaus, einen Gebrauchtwagenhändler, über eine Online-Plattform oder an Beschäftigte des Unternehmens.

Handelt es sich bei dem Fahrzeug um ein Leasingfahrzeug, dann ist die Rückgabe bereits mit dem Leasingvertrag festgelegt. Entsprechend sollte rechtzeitig vor dem Rückgabetermin das Nachfolgefahrzeug geplant werden, eine Prüfung und Reinigung des Fahrzeugs erfolgen sowie ein Übergabeprotokoll erstellt werden. Außerdem muss eine Schlussabrechnung für das Fahrzeug-Leasing durchgeführt und geprüft werden.

Beim Kilometer-Leasing sollte geprüft werden, welche Gesamtfahrleistung vereinbart ist und welche Kilometerleistung am Ende der Leasingzeit tatsächlich erreicht wird. Mehrkilometer führen zu zusätzlichen Kosten – sodass es wirtschaftlich sein kann, das Fahrzeug die letzte Zeit nicht mehr zu nutzen. Minderkilometer führen zu Erstattungen; auch deren Höhe sollte mit der Restnutzung des Fahrzeugs verglichen werden. Deshalb sollte das Fuhrparkmanagement die Fahrleistung von Leasing-Fahrzeugen regelmäßig prüfen und entsprechend steuernd eingreifen.

Praxis

Wenn Ihre Flotte nur wenige Fahrzeuge umfasst, dann wird das Fuhrparkmanagement eine andere Bedeutung haben, als wenn sie einen Fahrzeugbestand von mehreren Dutzenden oder Hunderten haben. Dem entsprechend sollten Sie klären, welche Anforderungen und Potenziale es überhaupt in Ihrem Unternehmen gibt, wenn es um den Einsatz der Fahrzeuge geht. Dann legen Sie die Aufgaben fest, die mit dem Fahrzeugmanagement verbunden sind.

Beschaffung von Firmenfahrzeugen

Wenn Sie ein Fahrzeug für Ihr Unternehmen beschaffen, sollten Sie zunächst genau klären, welche Anforderungen Sie an dieses Fahrzeug haben in Bezug auf Merkmale, Funktionen, Eigenschaften. Außerdem sollten Sie prüfen, welche Kosten mit der Beschaffung (Investition oder Leasing) und dem Betrieb verbunden sind und welche Serviceleistungen Sie von einem Anbieter erwarten.

Halten Sie dazu in der folgenden Vorlage fest, welche Anforderungen für Ihr geplantes Fahrzeug wichtig sind. Diese können Sie für Anfragen bei Lieferanten oder für Ausschreibungen nutzen.

Nutzen Sie die folgende Vorlage, um die Angebote Ihrer Fahrzeuglieferanten in Bezug auf die Kosten miteinander zu vergleichen und das günstigste Angebot zu identifizieren.

Für einen Kosten- und Leistungsvergleich können Sie die folgende Vorlage nutzen.

Vergleichen Sie, inwiefern Leasing die bessere Form der Finanzierung ist als der Kauf des Fahrzeugs. Führen Sie dazu einen entsprechenden Kostenvergleich durch.

Hinweis: Fahrzeugleasing richtig planen

Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) hat einen Leitfaden erstellt, in dem er ausführlich die Anforderungen zum Fahrzeugleasing erläutert und eine Checkliste für die Ausschreibung an Leasinggesellschaften sowie für den Leasingvertrag ergänzt. Sie finden hier den Leitfaden zum Fuhrparkmanagement des BME.

Betrieb von Firmenfahrzeugen

Planen und steuern Sie im Fuhrparkmanagement den wirtschaftlichen Einsatz der Fahrzeuge. Weisen Sie alle Nutzer insbesondere auf folgende Aspekte hin:

  • unfallfrei und wirtschaftlich fahren
  • unnötige Fahrten vermeiden
  • Fahrten zusammenlegen
  • Unfälle und Schäden dokumentieren und melden
  • alternative Verkehrsmittel in Betracht ziehen (ÖPNV, Fahrrad)

Erfassen Sie während der Betriebszeit sämtliche Kosten eines einzelnen Fahrzeugs. Werten Sie diese Kostendaten regelmäßig aus. Nutzen Sie dafür die folgenden Vorlagen.

Beachten Sie die Kontrollpflichten und Unterweisungspflichten für Ihre Fahrerinnen und Fahrer. Mit der folgenden Vorlage planen Sie dafür die notwendigen Termine.

Fahrzeug-Pool einrichten und Nutzung überwachen

Poolfahrzeuge sind nicht fest einem Mitarbeiter zugeordnet, sondern werden von mehreren Mitarbeitern genutzt. Dafür fallen insbesondere folgende Aufgaben an, die Sie im Fuhrparkmanagement erfüllen müssen:

  • Buchen und Reservieren der Poolfahrzeuge
  • Organisation der Herausgabe von Poolfahrzeugen
  • Führerscheinkontrolle vor Fahrtantritt
  • Kostenkontrolle
  • private Nutzung von Poolfahrzeugen
  • Auslastung
  • Schadenerhebung und Schadenbeseitigung

Für das Buchen und Reservieren einer kleinen Flotte von Poolfahrzeugen können Sie folgende Vorlagen nutzen.

Weitere Vorlagen für die Planung von Fahrzeugen oder anderen Transport-Ressourcen finden Sie im Handbuch-Kapitel Ressourcen und Dienste planen.

Fuhrparkmanagement als Shared Service Center

Das Fuhrparkmanagement kann wie eine Dienstleistungseinheit für Ihr Unternehmen betrieben werden. Es wird dann seine Leistungen den anderen Unternehmensbereichen in Rechnung stellen – und damit auch für eine wirtschaftliche Nutzung des Fuhrparks sorgen.

In den Handbuch-Kapiteln zu Shared Service Center und zu Profit-Center finden Sie ausführliche Erläuterungen und zahlreiche Vorlagen für die entsprechende Organisationsform und Planung.

Schadenmanagement und Wartungsplanung

Erfassen Sie sämtliche Schäden an den Fahrzeugen und dokumentieren Sie die Ergebnisse der Schadensursachenanalyse. Nutzen Sie für die Erfassung der Schäden oder Fahrzeugdefekte die folgende Vorlage. Fassen Sie gleichartige Fehler zusammen und ermitteln Sie, wie häufig diese auftreten. Suchen Sie nach typischen Mustern und möglichen Ursachen.

Nutzen Sie diese Informationen und die Erkenntnisse aus der Schadenanalyse für Ihre Fahrerunterweisungen. Berücksichtigen Sie dies auch bei der Wiederbeschaffung von Fahrzeugen.

Stimmen Sie alle Termine für Wartung und Service mit Fahrer und Prozessen ab. Planen Sie die entsprechenden Maßnahmen mithilfe der folgenden Vorlagen.

Sorgen Sie dafür, dass alle Wartungs- und Inspektionstermine im Vorfeld geplant und dann eingehalten werden. Mit der folgenden Vorlage haben Sie die entsprechenden Termine immer im Blick.

Fahrzeuge verkaufen

Klären Sie, nach wie viel Jahren Einsatzzeit Sie ein Fahrzeug verkaufen und ersetzen wollen. Bestimmen Sie dazu die Kriterien, die für die Einsatzzeit in Ihrem Fall maßgeblich sind. Wichtige Kriterien sind:

  • Reparatur- und Wartungskosten
  • Ausfallzeiten
  • der Verbrauch an Kraftstoff (im Vergleich zum Neufahrzeug)
  • Restwert des Fahrzeugs
  • geplante oder steuerliche Abschreibung

Halten Sie diese Informationen im Zeitverlauf fest. Analysieren Sie, wann es zu besonderen Abweichungen kommt und wodurch diese begründet sind. Ermitteln Sie, welche Kosten- und sonstigen Vorteile es gibt, wenn Sie das „Altfahrzeug“ durch ein neues ersetzen. Halten Sie die dafür notwendigen Daten in der folgenden Vorlage fest und nutzen Sie die Auswertungen und Kennzahlen in der Vorlage.

Falls Sie das Fahrzeug geleast haben, sollten Sie prüfen, welche Kosten bei Ende des Leasingvertrags noch anfallen; insbesondere bei Kilometer-Leasing und Mehr- oder Minderkilometer, also Abweichungen von der geplanten Gesamtkilometerzahl. Mit der folgenden Vorlage können Sie außerdem prüfen, in welchem Fall es sich lohnt, das Fahrzeug vom Leasinggeber am Ende der Laufzeit zu erwerben.

Die Planung und Steuerung der Fahrzeugflotte basieren auf Kennzahlen zur Leistung und zu den Kosten der Fahrzeuge. Diese müssen ermittelt, zusammengestellt und ausgewertet werden, um wirtschaftliche Entscheidungen treffen zu können. Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels erfahren Sie, was das Fuhrpark-Controlling umfasst und welche Leistungskennzahlen und Kostenfaktoren ermittelt und überwacht werden sollten.

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