Fuhrparkmanagement und Fuhrpark-ControllingMit Fuhrpark-Controlling Leistungen und Kosten der Fahrzeugflotte sichtbar machen

Das Fuhrpark-Controlling liefert die Kennzahlen, mit denen wirtschaftliche Entscheidungen im Fuhrparkmanagement möglich sind. Es stellt sämtliche Fahrzeugkosten zusammen und setzt diese in Bezug zur Fahrzeug- oder Fahrerleistung. So werden Einsparmöglichkeiten und Maßnahmen zur Verbesserung sichtbar.

Aufgaben des Fuhrpark-Controllings

Mit dem Fuhrpark-Controlling werden die Daten und Informationen ermittelt, zusammengestellt und bewertet, die für den wirtschaftlichen Einsatz sämtlicher Firmenfahrzeuge notwendig sind. Das Fuhrpark-Controlling ist Grundlage für Entscheidungen im Fuhrparkmanagement; insbesondere, wenn es darum geht:

  • die richtigen Fahrzeuge zu beschaffen
  • die wirtschaftlichste Form der Finanzierung der Fahrzeuge zu wählen
  • den Einsatz der Fahrzeuge zu optimieren
  • laufende Betriebskosten der Fahrzeuge zu minimieren
  • Risiko von Unfällen und Schäden erkennen und Aufwand dafür minimieren
  • möglichst hohe Restwerte beim Verkauf der Fahrzeuge zu erzielen

Maßgeblich sind dabei die Kosten, die der Fahrzeugeinsatz verursacht. Das Fuhrpark-Controlling ermittelt die relevanten Kostenarten, deren Höhe durch Kauf und Betrieb der Fahrzeuge sowie den zeitlichen Verlauf. Dafür stellt es geeignete Kennzahlen zusammen.

Gleichzeitig muss gewährleistet werden, dass die Fahrzeuge den Zweck erfüllen, für den sie angeschafft werden. Beispiele dafür sind: inner- und überbetrieblicher Transport von Gütern, sodass Prozesse reibungslos funktionieren, Service vor Ort beim Kunden erbringen, Produkte vertreiben und dafür Kunden besuchen durch den Außendienst, als Teil des Entgelts dienen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Form eines Dienstwagens für die private Nutzung.

Bedarf an Fahrzeugen erkennen

Fahrzeuge für den Fuhrpark eines Unternehmens werden dann beschafft, wenn ein Fahrzeug der bisherigen Fahrzeugflotte ersetzt werden soll oder wenn ein zusätzlicher Bedarf an Transportleistung entsteht. Dieser zusätzliche Bedarf ergibt sich durch Prozessänderungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens, durch Wachstum (zum Beispiel bei der Zahl der Aufträge oder der Kunden) sowie durch neue Mitarbeiter (zum Beispiel im Außendienst oder bei den Beschäftigten mit Dienstwagen).

Das Fuhrpark-Controlling muss diese Entwicklungen beobachten und geeignete Kennzahlen zur Verfügung stellen. Das können sein:

  • Alter der bisher eingesetzten Fahrzeuge
  • Kilometerleistung der Fahrzeuge
  • Wartezeiten in den Prozessen aufgrund fehlender Transportkapazitäten
  • Auslastung von Transportkapazitäten und Fahrzeugen
  • Veränderungen bei Aufträgen, Kunden, Umsatz, Materialeinsatz, Anzahl Mitarbeiter

Welche Kennzahlen im Einzelnen ermittelt werden müssen, ergibt sich aus der Art der Fahrzeuge und der jeweiligen Prozesse sowie aus den Zwecken, für die Fahrzeuge benötigt werden. Das Fuhrpark-Controlling leitet aus diesen Kennzahlen für das laufende Jahr oder die nächsten zwölf Monate ab:

  • welche Arten von Fahrzeugen werden benötigt
  • in welcher Menge werden die Fahrzeuge benötigt
  • welche Art der Ausstattung ist jeweils notwendig

Daraufhin können Entscheidungen zur Beschaffung vom Fuhrparkmanagement getroffen werden.